Как архивировать документы в компьютере: Как заархивировать папку или файл

Как заархивировать папку или файл

Архивация данных нужна для того, чтобы сэкономить место на компьютере, это основное применение.

Архивировать можно и стандартной функцией Windows. Рассмотрим ниже как это можно сделать.
Нажимаем правой кнопкой на папку или файл, который хотите заархивировать.

И делаем всё как на картинке. Нажимаем Отправить — Сжатая ZIP-папка.

Он спросит вопрос нажимаем «Да» и появляется файл с расширением .zip   в той папке где вы архивировали.

Вот так будет выглядит файл, иконка может быть другой, а расширение останется тем же.

Сравним размер исходного файла с архивированным.

Отличается размер не сильно. Теперь попробуем заархивировать картинку другим архиватором — WinRar — он мой любимщик — у него расширение .rar. Его нету в системе его нужно будет скачать и установить.

Чтобы заархивировать файл с помощью программы WinRar необходимо: нажать правой кнопкой на файл или папку и выбрать «Добавить в архив» либо «Добавить в архив и имя файла или папки, которую вы архивируете» —  это более удобный способ, но, когда вы выбираете «Добавить в архив» то открывается окно с параметрами архивирования. Мы их и разберём. Итак нажимаем «Добавить архив».

Открывается как я говорила окно с параметрами архивирования.

В параметрах есть много вкладок —

Вкладка Общие — в нем можно указать име, расширение — как .rar так и .zip, методы сжатия — Обычны, Хороший, Максимальный, Быстрый, Скоростной и можно Без сжатия. И много разных функций. Еще можно разбивать архив на части тоже в этой вкладки.

Вкладка Дополнительно — в ней можно установить пароль на архив , параметры сжатия. Можно выбрать выключение ПК при окончания архивирования.

Вкладка Опции — она активизируется видимо, когда уже заархивируем файл. Можно будет в этой вкладке удалить полностью файл, либо поместить в корзину

Вкладка Файлы — можно указать путь к файлу и какие хотите исключить из обработки, еще можно так выбрать какие файлы не хотите сжимать.

Вкладка Резервные копии — найдете параметры для резервного копирования

Вкладка Время — можно задать параметры времени.

Вкладка Комментарий — это очень нужная функция, в ней можно написать, что находится в архиве.

Как вы всё заполните, что нужно нажимаете ОК и процесс архивирования начнется.

Окно архивирования закроется само после окончания архивирования. И посмотрим на сколько уменьшился файл архивированный программой WinRar.

Как видим особой разницы нету, но при архивировании текстовых документов разница видна.

Есть другой архиватор 7-Zip, я покажу как и им архивировать, но вкратце.

Была рада помочь.

Как заархивировать отсканированные документы. Как архивировать и распаковывать файлы на компьютере? Создание и наименование нового архива

Время пленочных фотоаппаратов уходит безвозвратно. Сегодня цифровые технологии, применяемые в современных фотоаппаратах или мобильных гаджетах, позволяют производить съемку с невероятным качеством и разрешением. А это ведет к увеличению размера изображения. Вот и приходится разбираться, как заархивировать фотографии, чтобы уменьшить занимаемое на диске место.

Почему нужно архивировать фотографии

Как уже понятно, высококачественные снимки являются достаточно «тяжеловесными». Многие любители поснимать даже не задумываются, что выставив максимальный размер и разрешение на фотоаппарате или мобильном устройстве, при копировании фотографий на винчестер компьютера или ноутбука столкнутся с проблемой свободного места.

Хорошо, конечно, если в наличии имеется винчестер или съемное USB-устройство на несколько терабайт. Но что делать, когда место явно ограничено, а на карте памяти фотоаппарата хранить фото не хочется, ведь придется снимать и в дальнейшем? Здесь нам поможет несколько основных способов, которые дают ответ на вопрос о том, как заархивировать фотографии. Или, на крайний случай, как уменьшить их «вес».

Основные принципы уменьшения размера

Что касается уменьшения физического размера фото или его объема в плане занимаемого дискового пространства, существует несколько основных способов, о которых многие юзеры попросту не догадываются. Кроме того, что такую операцию может выполнить любая стандартная программа для и папок, можно прибегнуть к помощи простейших утилит, входящих в стандартный набор ОС Windows. Или отдать предпочтение сторонним утилитам или онлайн-сервисам, способным справляться с такими задачами. Но обо всем по порядку.

Использование стандартной программы Paint

Не все пользователи ОС Windows знают о том, что уменьшение размера и объема фотографий можно произвести при помощи простейшей утилиты для рисования под названием Paint. Конечно, архива в привычном понимании из файлов не получится, но вот размер действительно можно уменьшить.

Почему мы говорим именно о Paint? Да просто потому, что иногда при уменьшении размера в этом приложении потом не понадобится никакая программа архивации данных. В данном случае все просто. Нужно открыть необходимый файл и использовать функцию изменения размера, указав от первоначального 50% по вертикали и горизонтали.

Само собой разумеется, что в параметрах нужно выставить сохранение пропорций. Заметьте, особо на качество это не повлияет, ведь редактируемые снимки зачастую имеют размеры более трех тысяч пикселей по вертикали или горизонтали. Иными словами, фото настолько большое, что даже в некоторые социальные сети такой размер загрузить не получится. Для нормального качества снимков достаточно иметь размеры порядка 1000х600 пикселей, а при сохранении использовать а не.png или.bmp. Такое фото и отпечатать можно будет совершенно без проблем. Однако же «лопатить» сотни фотографий крайне неудобно и затруднительно по времени.

Приложение FastStone Image Viewer

Куда уж проще использовать специализированную утилиту FastStone Image Viewer. Кроме редактирования фото, она еще много чего умеет.

Так, например, для быстрого редактирования целой папки, в которой содержится домашний архив фотографий, нужно в окне приложения выбрать именно ее, выделить все файлы, а затем использовать опцию «Отправить по e-mail», после чего в новом окошке выставить нужные опции сжатия. Размер фото лучше выставить на уровне 800х600 пикселей, затем поснимать галочки с параметров типа «Сохранить данные EXIF/IRTC», «Добавить рамку» и т. д. Настройка архивации подразумевает еще и переименование всех обработанных файлов (это уже по желанию). В конечном итоге после небольшого ожидания программа изменит и упакует их в единый архив, который без проблем можно отослать друзьям.

Стандартные архиваторы

Одним из самых распространенных решений проблемы, как заархивировать папку с фотографиями, является использование стандартных архиваторов, среди которых отдельно стоит отметить WinRAR, WinZIP, 7-Zip и т. д.

Это метод предполагает стандартное сжатие файлов и папок без фактического изменения размера снимков. Естественно, в зависимости от качества и начального размера, сжатие может достигать 20-95%. Тем не менее у таких приложений тоже есть свои плюсы.

Прежде всего, в поиске ответа на вопрос, как заархивировать фотографии, следует учесть, что в предварительных настройках можно задать, скажем, создание самораспаковывающегося архива, который при открытии срабатывает как обычный «экзешный» файл, запрашивая только место извлечения содержимого.

С другой стороны, можно подгонять размер будущего архива под некоторые носители типа CD/DVD-дисков, добавлять файлы в уже созданные архивы, создавать многотомные архивы и т. д. Как говорится, этот способ является наиболее простым. Правда, при распаковке извлеченные файлы будут занимать столько же места на винчестере или съемном носителе, как и до этого.

Использование онлайн-сервисов

В некоторых случаях можно использовать специализированные интернет ресурсы, предлагающие функции без потери качества. Сегодня их найти можно достаточно много. Суть работы таких сайтов заключается в том, что сначала пользователь загружает нужные данные (отдельные файлы либо же целые папки), затем ждет окончания процесса обработки, после чего скачивает результат на свой компьютерный терминал. В принципе, все просто, однако время проведения таких операций может сильно увеличиваться. Связано это может быть со скоростью доступа в Интернет или некоторыми непредвиденными отклонениями в работе самих сайтов. Впрочем, в проблеме, с фотографиями, такой подход можно назвать самым простым для лентяев. Да и качественный результат гарантирован не всегда.

Облачные хранилища

Очень многие юзеры Интернета предпочитают пользоваться так называемыми «облачными» хранилищами — сервисами, предлагающими использовать дисковое пространство на удаленных серверах. Правда, и здесь могут наблюдаться проблемы. Дело в том, что не все такие хранилища имеют функции архивирования данных «на лету». Даже при наличии такой возможности время выгрузки фотографий на ресурс (upload) занимает уйму времени. Даже гигабайтный материал будет загружаться достаточно долго.

С другой стороны, это может уберечь фотографии от удаления или порчи вследствие повреждения винчестера собственного компьютера или съемного устройства в виде флэшки, не говоря уже об

Итог

Если подвести своеобразный итог, в решении проблемы, как заархивировать фотографии, можно выделить несколько наиболее приемлемых вариантов. Как уже понятно, простейшим способом является использование обычных архиваторов. Архив будет «весить» намного меньше, чем исходная папка, но при извлечении проблема свободного места может появиться снова.

Если снимков не очень много, можно их отредактировать в приложении Paint, но программа FastStone Image Viewer (или любая ей подобная) выглядит наиболее привлекательно. Здесь ведь производится не только изменение размеров фотографий, а еще и упаковка в архив. Таким образом, этот пакет является наиболее функциональным. Кстати сказать, несмотря на кажущуюся сложность этого программного продукта, разобраться с ним не составит труда даже юзеру начального уровня подготовки, не говоря уже о профессионалах, для которых в приложении предусмотрено достаточно широкое поле деятельности в плане дополнительных настроек сжатия и архивирования как отдельных файлов, так и целых фотоальбомов с внушительным объемом данных.

Архивация — процесс помещения файлов и папок в специальный «сжатый» файл, который, как правило, значительно меньше занимает места на вашем жестком диске.

Благодаря этому, на любой носитель можно записать гораздо больше информации, эту информацию быстрее передать по сети интернет, а значит архивация всегда будет пользоваться спросом!

В этой статье рассмотрим как можно заархивировать файл или папку на компьютере; так же затронем самые популярные программы для архивации.

Если у вас современная версия ОС Windows (Vista, 7, 8) — то в ее проводник встроена возможность работать напрямую со сжатыми zip-папками. Это очень удобно и позволяет быстро и без проблем сжать многие типы файлов. Давайте рассмотрим по шагам как это сделать.

Допустим, у нас есть файл-документ (Word). Его реальный размер 553 Кб.

1) Чтобы заархивировать такой файл, кликните по нему правой кнопкой мышки, далее выберите в контекстном меню проводника вкладку «отправить/сжатая zip-папка». См. скриншот ниже.

2) Все! Архив должен быть готов. Если зайти в его свойства можно заметить, что размер такого файла уменьшился примерно на 100 Кб. Немного, но если сжимать мегабайты, или гигабайты информации — экономия может стать очень существенна!

Кстати, сжатия этого файла составило 22%. Проводник, встроенный в Windows, легко позволяет работать с такими сжатыми zip-папками. Многие пользователи даже не догадываются, что имеют дело с заархивированными файлами!

Архивация программами

Для архивации одних лишь zip-папок недостаточно. Во-первых, уже дано есть более совершенные форматы, которые позволяют сжимать файл еще сильнее (в этом плане интересная статья про сравнение архиваторов: . Во-вторых, не все ОС поддерживают напрямую работу с архивами. В-третьих, скорость работы ОС с архивами не всегда может устраивать. В-четвертых, никому не помешают дополнительные функции при работе с архивами.

Одни из самых популярных программ для архивации файлов и папок — это WinRar, 7Z и файловый командир — Total Commander.

WinRar

www.win-rar.ru/download/winrar/

После установки программы в контекстном меню появиться возможность добавления файлов в архивы. Для этого щелкните по файлы правой кнопкой мыши, и выберите функцию, как показано на скриншоте ниже.

Созданный архив «Rar» сжал файл еще более сильно, нежели «Zip». Правда, времени на работу с таким типом — программа затрачивает больше…

7z

www.7-zip.org/download.html

Очень популярный архиватор с высокой степенью сжатия файлов. Его новый формат «7Z» позволяет сжать некоторый типы файлов сильнее чем WinRar! Работать с программой очень просто.

После установки, в проводнике будет контекстное меню с 7z, вам остается только выбрать опцию добавления файла к архиву.

Кстати, как и говорилось, 7z не намного, но сжал сильнее всех предыдущих форматов.

Total Commander

wincmd.ru/plugring/totalcmd.html

Один из самых популярных командиров для работы в ОС Windows. Считается главным конкурентом проводника, который по умолчанию встроен в Windows.

1. Выделяете файлы и папки, которые хотите заархивировать (они выделяются красным цветом). Затем на панеле управления жмете функцию «запаковать файлы».

2. Перед вами должно открыться окно с настройками сжатия. Здесь присутствуют самые популярные метода сжатия и форматы: zip, rar, 7z, ace, tar и пр. Вам нужно выбрать формат, задать имя, пути и пр. Далее нажимаете на кнопку «OK» и архив готов.

3. Чем удобна программа — так это своей направленностью к пользователю. новички могут даже не замечать что они работают с архивами: в них можно легко входить, выходить, добавлять другие файлы всего лишь перетаскивая из одной панельки программы в другую! Да и ненужно иметь десятки установленных архиваторов на своем компьютере, чтобы архивировать файлы в различные форматы.

Заключение

Заархивировав файлы и папки можно существенно снизить размер файлов, а соответственно поместить на ваш диск больший объем информации.

Но помните, что не все типы файлов следует сжимать. Например, практически бесполезно сжимать видео, аудио, картинки*. Для них есть другие методы и форматы.

* Кстати, формат картинок «bmp» — неплохо можно сжать. Другие форматы, например, такой популярный как «jpg» — не даст никакого выигрыша…

Каждый из нас встречался с такими ситуациями, что-либо заканчивалась свободная память на компьютере, либо нужно отправить сразу несколько объектов, а допустим только один файл, или документ слишком большой и необходимо сжать его до минимума. В таких ситуациях зачастую помогает архивация. Существует несколько видов файлов, которые можно получить, и сегодня вы узнаете о разрешении.zip.

Что такое формат.zip?

Как вы вероятнее всего знаете, zip в переводе с английского — это молния, а потому в различных системах такой файл выглядит соответственно: папка, закрытая на молнию.

При помощи этого формата вы можете сжать папку или просто несколько документов, не теряя их содержания. Это разрешение совместимо с основными операционными системами: Windows, так и на MacOs.

Сам формат архивации появился в 1989 году в рамках операционной системы PKWARE в ответ на появившийся у компании SEA архиватор ARC. Часть кода этой программы, написанной на языке С была скопирована Филом Кацем и переписана на ассемблере, что помогло сделать zip быстрее его аналога. В дальнейшем программа претерпевала изменения: менялись методы сжатия, возможные поддержки шифрования, появление каталогов.
На данный момент, с выхода WinZip 12.1 появилось новое расширение.zipx, поддерживающее большее количество методов сжатия, например: JPEG, LZMA, BZip, WavPack и другие. Поэтому стандартные утилиты для архивации Zip не распознают их.

Самыми популярными способами для работы с необходимым нам форматом считаются WinZip, WinRar и 7Zip.

Как архивировать файлы

Для начала поймем, что такое архивация. Архивация, иначе сжатие данных – это процесс перекодирования информации с уменьшением ее итогового объема, необходимого для ее хранения. Существует невероятное количество различных алгоритмов сжатия данных, каждый из которых предназначен для различных
областей применения.

Существует множество программ, позволяющих создавать архивы. Наименее эффективным в плане сжатия, но самым доступным является встроенный zip-архиватор. Созданный таким образов архив со стопроцентной вероятностью откроется на компьютере у другого пользователя, так как поддерживается каждой версией Windows. Плюс ко всему, этот способ, пожалуй, можно назвать самым примитивным. Все что вам нужно — это выбрать файл или их группу, заранее выделенную, нажать правую кнопку мышки получить всплывающее окно с возможными действиями. Из всего перечня в контекстном меню вам необходимо выбрать пункт «Отправить», что приведет к появлению еще одного окна. И уже там вы выбираете строку «Сжатая ZIP-папка». Архивирование запущено и в скором времени вы получите уже сжатый, готовый файл.

Альтернативным вариантом, но требующим большего количества действий является скачивание дополнительных утилит на ваш компьютер. Это позволит эффективнее сжимать данные, а значит упростит дальнейшую работу. Самой популярной из таковых программ считается WinRar.

После установки программы можно повторить действия, описанные из алгоритма ранее, но вместо пункта «отправить» выбрать «добавить в архив…». Это перенесет вас в окно самой программы, где возможно настроить параметры сжатия, формат получаемого файла, изменить название и выбрать, что произойдет с файлами в дальнейшем. При необходимости существует возможность добавить файлы, которые вы забыли, в уже существующий архив, а не переделывать его заново. Сжатие файлов через WinRar также позволяет создавать файлы в соответствующем разрешении, которые сразу после архивации можно отправить по электронной почте.

Одним из явных отличий от встроенного архиватора у внешних программ можно считать тот факт, что они имеет функцию блокировки содержимого папки или архива: вы можете поставить пароль на выбранный вами файл. Пожалуй, это один из самых способов скрыть от посторонних глаз лишнюю информацию.

Но, к сожалению, WinRar со всеми его преимуществами выдает для пользования лишь временную версию, так как утилиты считается условно-бесплатной. Бесплатным аналогом вполне признана программа 7-ZIP. При необходимости, вы можете установить утилиту после загрузки с официального сайта этой программы и опробовать в деле.

Способ ее применения, по сути, не отличается: все действия выполняются через всплывающее контекстное меню при правом клике мышкой. Вы выбираете необходимые действия и спустя некоторое время архив готов.

Подводя итог, можно смело отметить, что появившийся достаточно давно способ сжатия данных актуален до сих пор и позволяет нам использовать дополнительные опции при работе с соответствующими программами, что делает нашу жизнь проще, а обработку файлов полезнее. Перед нами открывается широкий спектр применения этого вида программ, начиная от обычного уменьшения размера файла и заканчивая папками с закрытым доступом.

Видео пособие

Используется сжатие данных (без потерь). Таким образом, размер архива может быть меньше чем размер всех исходных данных, которые он содержит. Архивы может использоваться для долгосрочного хранения данных, объединения большого количества файлов в один или для уменьшения размера данных.

Открыть архив не представляет труда. поддерживает Zip архивы. Поэтому Zip архив можно открыть на любом компьютере с операционной системой Windows, даже без установки дополнительных программ. Для открытия архивов других типов нужно установить специальную программу архиватор. В любом случае, для того чтобы открыть архив достаточно кликнуть по нему мышкой. С другой стороны архивация данных это уже не так просто, здесь могут быть варианты. В данном материале мы расскажем о том, как заархивировать папку.

Как заархивировать папку встроенными средствами Windows.

Вы можете заархивировать папку без установки программ архиваторов. Для этого нужно кликнуть правой кнопкой мышки по папке и выбирать пункт «Отправить – Сжатая папка».

После этого запустится процесс архивации папки. Время архивации зависит от размера папки.

После того как архивация папки будет закончена рядом с папкой появится ZIP. Это и есть ваш архив.

По умолчанию иконка архива выглядит как обычная папка с застежкой-молнией.

Данный способ архивации папки очень прост, но он не предоставляет пользователю возможности управлять процессом архивации. Поэтому, если вам необходимо регулярно архивировать папки и файлы, то лучше установить программу архиватор.

Как архивировать папку с помощью архиватора 7zip.

Программа 7zip является наиболее продвинутым и популярным . По сравнению с не менее популярным, но платным, архиватором WinRAR, архиватор 7zip имеет только один недостаток – невозможность создания архивов в формате RAR. В остальном 7zip ничем не уступает.

Скачать программу 7zip можно на сайте . После установки программы 7zip в контекстном меню папок и файлов появится новый пункт меню – «7-Zip». С помощью этого пункта можно заархивировать папку или файлы.

Рассмотрим пункты меню «7-Zip»:

  • Добавить к архиву – запустится окно с настройками архивирования. Здесь вы сможете указать уровень сжатия, а также другие данные.
  • Сжать и отправить по email – то же самое, что и предыдущий пункт, но с последующей отправкой по электронной почте.
  • Добавить к «название файла.7z» – папка будет заархивирована в формате 7z с использованием стандартных настроек.
  • Сжать в «название файла.7z» и – то же самое, что и предыдущий пункт, но с последующей отправкой по электронной почте.
  • Добавить к «название файла.zip» – папка будет заархивирована в формате zip с использованием стандартных настроек.
  • Сжать в «название файла. zip» и отправить по email – то же самое, что и предыдущий пункт, но с последующей отправкой по электронной почте.

Для того чтобы получить доступ ко всем настройкам архивации воспользуйтесь пунктом меню «Добавить к архиву».

В окне «Добавить к архиву» можно указать формат архива, уровень сжатия, настройки шифрования и другие настройки. Для запуска процесса архивирования достаточно нажать на кнопку «ОК».

Использование архивов является удобным способом хранения и передачи информации. Давайте поговорим о том, как заархивировать файл или папку, о типах электронных архивов и о том, как правильно отправлять их по почте.

Благодаря архивации данных можно запросто уменьшить размер исходного документа. Предположим, что он весит 1 МБ. После сжатия данных его размер значительно уменьшится. Кроме того, таким способом очень удобно группировать медиадокументы и папки для отправки в интернет, так как все данные можно отправить как один. Согласитесь, это удобно.

Обзор программ

На сегодня наиболее популярными сервисами для создания архивов являются WinRar и 7ZIP . И если 7ZIP предназначен сугубо для создания и обработки архивов, то функционал WinRar гораздо шире. К примеру, он может распознавать образы дисков и открывать их как папку. Ещё одно отличие заключается в распространении: 7ZIP является бесплатной программой, в то время как WinRar (ВинРар) — условно платной. То есть даже если мы скачаем её бесплатно с официального сайта, то она будет обладать полным функционалом, а её единственное неудобство будет состоять в диалоговом окне о покупке программы, которое можно закрыть. Давайте рассмотрим, как проходит архивация в программе ВинРар.

Диалоговое окно «добавить»

И всё же, как заархивировать файл в WinRar? На самом деле это просто. Откройте программу. Затем нажмите добавить. Откроется новое диалоговое окошко, в котором основными параметрами являются:

  • имя. Например, document.rar, где «document» — это имя, а rar — тип (формат). Об их типах мы поговорим чуть позже;
  • формат. Стандартно можно выбрать из трёх расширений, а именно: rar, rar5 и zip;
  • Режим сжатия. То есть, грубо говоря, насколько уменьшится размер нашего документа. Следует помнить, что чем больше уровень сжатия, тем дольше происходит обработка.

При желании в этом же окне , без которого работа с архивом будет невозможна. Теперь давайте поговорим об их видах, а именно узнаем, в чём разница между «зип» и «рар». Какой вид предпочтительнее применять для отправки по почте, а также в каком формате лучше производить архивацию.

Приложение — мега популярный архиватор, который обрабатывает практически любые форматы

Rar или zip, что лучше использовать?

В качестве основных преимуществ расширения zip можно выделить скорость обработки и популярность. Так, если вы желаете отправить документ по почте , то лучше будет применить zip. Что касается скорости, то она у zip-архива, по сравнению с rar, выше, но не настолько существенно, чтобы выбирать этот тип архивации.

Что касается такого формата, как «рар», то он обеспечивает лучшее сжатие, по сравнению с типом «зип». Кроме того, в «раровские» архивы можно добавить информацию о восстановлении, благодаря чему процесс восстановления станет проще.

Как заархивировать документы?

Давайте узнаем, как правильно архивировать документ для отправки по почте.

  1. Для начала выберите документы, которые нужно запаковать и перенесите их в отдельную папку;
  2. Откройте ВинРар. В появившемся окне откройте папку с документами и выделите их (проще всего используя комбинацию клавиш ctrl+A). Нажмите на кнопку «Добавить», выберите название архива, его степень сжатия и вид, после чего нажмите кнопку ОК.
  3. Теперь в папке с нашими документами появился файл-архив. Заходим на почту и отправляем файл.

Как заархивировать файл или папку с помощью архиватора 7 zip file manager.

Рано или поздно практически каждый пользователь компьютера сталкивается с необходимостью заархивировать файлы или извлечь данные из архива. Вполне вероятно, что Вы спокойно можете обойтись и без архивации, ничего о ней не зная и не пользуясь ею. Возникает логичный вопрос: тогда для чего нужна архивация файлов? Скажем, Вы собираетесь пересылать кому-то по интернету большое количество файлов, например, фотографий. Можно добавлять их по одной или по несколько штук, но так и сбиться легко, и много времени займёт. А вот заархивировать фотографии будет куда проще и удобнее, причём не только для Вас, но и для получателя. Это только один из примеров, умение работы с программами-архиваторами может пригодиться и в других ситуациях. Теперь рассмотрим непосредственно, как сделать архивацию файлов.

Как заархивировать файл, папку и прочие документы?

Для этого нам понадобится архиватор. Лично я советую Вам программу 7 Zip File Manager, так как она полностью бесплатная, в отличие от некоторых других, и простая в использовании. Скачать её можно, перейдя по следующей ссылке — http://7-zip.org.ua/ru

Там же можно немного почитать про саму программу, её особенности и преимущества перед другими архиваторами.

Итак, скачали, установили, пора выяснить, как архивировать файлы.
Выделяем файлы, которые хотим заархивировать. Вызываем контекстное меню, щёлкнув по ним правой кнопкой мыши. Ищем программу 7-Zip, выбираем пункт «Добавить в архив (Add to archive)».

В появившемся окне можно выставить настройки архивирования.

Большинство настроек мы трогать не будем, они по умолчанию выставлены, как положено. Нас интересуют здесь следующие пункты:

  1. Архив — можно ввести название, которое будет у архива;
  2. Формат архива — советую просто выбрать 7z и не заморачиваться;
  3. Уровень сжатия — вот здесь выбирайте в зависимости от типа файлов, которые Вы сжимаете, и их размера. Например, если Ваша цель — заархивировать видео или другие большие файлы, чтобы уменьшить их размер и освободить немного места на компьютере, то выбирайте Максимальный или Ультра. Если же Вам просто надо заархивировать фото для отправки по интернету, то лучше выбирайте Быстрый, Скоростной или вовсе Без сжатия, если фотографий не много и общий размер не большой.

На этом настройки в данном окне закончены, остальные параметры лучше не менять. Единственное — можно ещё поставить пароль на архив, если Вы очень переживаете за конфиденциальность пересылаемых Вами данных или просто хотите обезопасить у себя на компьютере какие-либо важные документы.

Для этого просто вводите Ваш пароль и повторяете его. Чтобы не запутаться и не ошибиться, можно нажать Показать пароль — тогда будут отображаться символы, которые Вы вводите, а не звёздочки вместо них. Только учтите, что хоть открыть или извлечь файлы из архива без пароля не получится, содержимое архива всё равно отображается. Так что постороннему будет видно тип и название файлов в архиве.

Итак, выставили настройки, нажимаем ОК. Через некоторое время, в зависимости от размера файлов, архив готов.

Если Вас интересует, как заархивировать папку, то здесь всё точно так же, только в самом начале щелкаем правой кнопкой по нужной папке. А теперь рассмотрим обратный процесс, то бишь извлечение файлов из архива.

Извлечение архива.

Так как у нас несколько файлов в архиве, предварительно создаём для них папку, щёлкнув правой кнопкой мыши по свободной области.

Так нам удастся аккуратно извлечь файлы в одно место, иначе они могут быть разбросаны и не упорядочены.

Теперь открываем архив и выбираем все или только отдельные файлы и нажимаем вверху на панели кнопку Извлечь.

В появившемся окне можно выбрать, куда будут извлечены файлы. Для этого нажимаем кнопку для выбора пути, затем выбираем папку. Как видим, пустую папку можно создавать и непосредственно перед извлечением файлов, если забыли сделать это раньше. Подтверждаем выбор, затем снова жмём ОК.

Если ставили на архив пароль, сейчас появится окно для его ввода.

Как уже было сказано, без ввода пароля можно видеть названия, тип и размер файлов, находящихся в архиве, но ни открыть их, ни извлечь без пароля не получится. Пишем пароль и жмём ОК, если он есть, а если нет, то файлы уже извлечены и находятся в папке.

Как проверить цел ли архив, не повреждены ли файлы.

Помимо знания, как заархивировать файл, не помешает ещё уметь проверять его на целостность. Сделать это довольно просто: открываем архив и на панели вверху жмём кнопку Тестировать.

После тестирования появится окошко с результатом.

Зачем и когда нужно делать тестирование архива?

  • Во-первых, если во время добавления файлов в архив произошёл какой-то сбой или зависла система. Так Вы сможете узнать, успешно прошла архивация или же её придётся проводить заново.
  • Также тестирование будет полезно, если Вы хотите заархивировать документы и убедиться в их сохранности.
  • Или вот если Вы архивируете большой файл для освобождения места на диске, то прежде, чем удалить исходный файл, лучше убедиться, что архивация прошла успешно. А если будет обнаружена ошибка, то просто запакуйте файлы в новый архив, а старый удалите.
Как просмотреть информацию о архиве?

И напоследок рассмотрим, как узнать полную информацию об архиве. Для этого на панели программы нажимаем кнопку Информация.

После этого незамедлительно появится окошко со всеми сведениями по архиву, какие только могут Вас интересовать.

Вот, собственно, и все функции программы 7 Zip File Manager, которые могут Вам пригодиться. Теперь Вы знаете, как заархивировать файл, как заархивировать папку и как извлечь файлы из архива. Осталось только посоветовать немного поэкспериментировать с уровнями сжатия в зависимости от типа и размера файла и определить, какой уровень сжатия наиболее оптимален для Ваших целей. Кстати, как Вы могли заметить ещё в начале урока, доступ к некоторым функциям архиватора также можно получить из контекстного меню.

Отсюда можно добавить файлы в новый архив мгновенно, при этом будут использованы настройки по умолчанию, а архив появится в той же папке, в какой находятся добавляемые Вами файлы.

Надеюсь, урок о том, как архивировать файлы был для Вас весьма познавательным и полученные знания ещё пригодятся Вам в работе с компьютером. Главное — не останавливайтесь на достигнутом, ведь часто незнание какой-нибудь мелочи значительно усложняет работу и требует дополнительной затраты времени и действий. Спасибо за внимание!

How to Zip Files — Dropbox Business

Формат файлов zip

ZIP-файлы — один из наиболее популярных способов экономии места на диске и отправки больших файлов или папок на другие компьютеры. Процесс создания zip-файла или zip-папки может слегка отличаться в зависимости от используемого вами устройства, поэтому здесь мы расскажем о самых лучших способах архивирования для пользователей Mac и Windows, прежде чем перейти к обсуждению более эффективных и надежных альтернативных методов.

ZIP-файл — это один или несколько сжатых файлов, которые находятся в одном месте. При архивировании файла или папки их содержимое сжимается, а избыточные данные удаляются, следовательно, для их хранения или передачи используется намного меньшее количество данных. Этот процесс называется «сжатием данных без потерь». Это означает, что существенное уменьшение размера файла не затронет его содержимое. ZIP — это формат архивирования файлов. Существуют и другие форматы, например RAR и 7-ZIP, но ZIP является наиболее распространенным из них.

Зачем архивировать файлы?

ZIP-файлы чрезвычайно полезны в том случае, если у вас есть большая группа файлов или один большой файл, которым вам нужно поделиться с рабочей группой. Многие почтовые клиенты не предоставляют возможности делиться большими файлами, поэтому сжатие файлов часто рассматривается как один из самых эффективных способов отправки больших объемов данных. Кроме того, zip-файлы можно использовать для шифрования личных данных перед отправкой по сети.

Как архивировать папку или файл на Mac

Для сжатия нескольких файлов вместе пользователям macOS нужно убедиться, что эти файлы находятся в одной папке. В идеале необходимо создать новую папку, содержащую только те файлы, которые вы хотите сжать. Затем можно просто нажать правой кнопкой мыши на папку или щелкнуть ее, удерживая нажатой клавишу Ctrl, и выбрать «Сжать элементы». ZIP-файл будет сохранен в том же месте, где находится исходная папка.

Если вам нужно сжать только определенные файлы в папке, а не всю папку, удерживайте нажатой клавишу Command и затем нажмите на файлы, которые хотите заархивировать. Выбрав все необходимые файлы, нажмите правой кнопкой мыши и выберите «Сжать [#] элементов». Все элементы будут сжаты в один zip-файл с названием «archive.zip». Можно изменить имя файла, нажав на него правой кнопкой мыши и выбрав «Переименовать». Если нужно сжать только один файл, сделайте то же самое — нажмите на него правой кнопкой мыши и выберите «Сжать [имя файла]».

Как создать zip-файл в Windows 10

Функция «Отправить в»

Процесс идентичен для пользователей Microsoft. Убедитесь, что все файлы, которые вы хотите сжать, находятся в одной папке. Нажмите правой кнопкой мыши на папку и выберите вариант «Отправить в». В меню «Отправить в» найдите опцию «Сжатая папка». Нажмите на нее, и ваш сжатый файл будет сохранен на рабочем столе.

Чтобы выбрать несколько файлов в папке, удерживайте нажатой клавишу Ctrl и щелкните каждый файл, который хотите заархивировать. Если все файлы, которые требуется сжать, расположены друг за другом в папке, щелкните первый элемент, а затем, удерживая клавишу Shift, щелкните последний элемент, и все файлы между ними также будут выбраны автоматически. Нажатием правой кнопки мыши теперь можно сжать все выбранные файлы. Чтобы сжать один файл, просто нажмите на него правой кнопкой мыши и выполните те же действия.

Вкладка «Общий доступ»

Еще один способ заархивировать файлы в Windows — выбрать все файлы, которые вы хотите сжать, и затем на вкладке «Общий доступ» в проводнике найти и нажать кнопку «Архивировать». Это можно сделать на любом компьютере с ОС Windows версии 8.1 или выше, а в более ранних версиях нужно будет воспользоваться правой кнопкой мыши и опцией «Отправить в».

Как открыть zip-файл

Для распаковки zip-файла на Mac просто дважды щелкните его. Также можно нажать на него правой кнопкой мыши, навести курсор на опцию «Открыть с помощью» и выбрать «Утилита архивирования». При распаковке архива будет создана новая папка со всеми имеющимися файлами в том же месте, что и zip-файл.

В Windows можно просмотреть содержимое zip-папки, не распаковывая ее. Однако содержимое нельзя редактировать, пока вы не извлечете файлы. Для этого нужно нажать правой кнопкой мыши на zip-папку и выбрать «Извлечь все». Файлы будут извлечены и сохранены в том же месте, что и zip-файл, или же вы можете указать другое местоположение, нажав «Обзор» в мастере извлечения всех файлов. То же самое можно сделать с отдельными файлами в заархивированной папке, если вы не хотите извлекать сразу все файлы. Просто нажмите правой кнопкой мыши на файл и выберите «Вырезать», а затем вставьте его в ту папку, где он будет храниться.

Добавление файлов в существующую zip-папку

Возможно, у вас уже есть заархивированная папка, в которую нужно добавить файлы. К счастью, в Windows сделать это несложно. Просто перетащите новые файлы или папки поверх zip-архива, как при добавлении файла в обычную папку.

На Mac это невозможно сделать без использования сторонних услуг. Существуют надежные сторонние программы архивирования данных, например WinZip, однако они могут представлять серьезную угрозу безопасности, особенно если вы архивируете личные файлы. Исходя из этого, самый безопасный способ добавить новые файлы в zip-папку на Mac — это создать новый zip-файл с нуля.

Как создать zip-файл, защищенный паролем

В Windows 10 можно защитить zip-файлы паролем, который обеспечивает определенный уровень безопасности. Для этого нужно нажать правой кнопкой мыши на zip-файл и выбрать «Свойства». На вкладке «Общие» нажмите «Дополнительно». Выберите «Зашифровать содержимое для защиты данных», нажмите ОК в окне «Дополнительно», а затем нажмите ОК в окне «Свойства», чтобы сохранить изменения. Теперь на значке файла будет изображен замок. Вы по-прежнему сможете открыть файл обычным способом, если войдете в свою учетную запись, но доступа к файлу с других учетных записей не будет. Это надежный метод защиты zip-файла на вашем компьютере, но он не гарантирует безопасность при отправке файла в другое место.

Для пользователей Mac возможности еще более ограничены. На Mac нет возможности защитить zip-файл паролем напрямую. Вам нужно будет поработать с терминалом, что довольно непросто, и, учитывая другие доступные варианты, это и не нужно.

Существует множество сторонних приложений для защиты zip-файлов в Windows и на Mac. Однако использование сторонних приложений связано с некоторыми рисками, так как вам потребуется предоставить доступ к вашим незащищенным файлам третьим лицам.

Недостатки zip-файлов

ZIP-файлы — эффективное решение, если вы хотите уменьшить размер файла, но его эффективность прежде всего зависит от типа файла. Например, файлы MP4 и JPEG уже имеют достаточную степень сжатия, и при архивировании они ненамного уменьшатся в размерах. Хотя архивирование обычно приводит к уменьшению размера файла, для некоторых файлов это уменьшение будет незначительным, так как их невозможно сильно сжать без повреждения. Также существует риск, что файлы будут повреждены в процессе сжатия. Кроме того, сжатие файла подразумевает несколько дополнительных этапов, а отправка сжатых файлов может превратиться в проблему, поэтому стоит рассмотреть альтернативы, которые позволят сделать этот процесс более эффективным.

Альтернативы zip-файлам

Учитывая ограничения, описанные выше, вы можете решить, что сжатие файлов на самом деле не лучшее решение для вас. ZIP-файлы — хороший способ сэкономить место на вашем устройстве, но это означает, что для работы с файлом вам потребуется найти архив, в котором он хранится, и распаковать его перед тем, как открыть файл. Это может отнять у вас много времени. Лучше выбрать вариант, который позволяет сохранять ваши файлы в исходном размере, но при этом они не занимают место на вашем компьютере. И здесь на помощь приходят облачные хранилища.

При использовании функции умной синхронизации Dropbox вы сохраняете свои файлы на онлайн-сервере, а значит, они не будут занимать место на вашем компьютере, и вы сможете получить доступ к ним из любой точки, где есть подключение к Интернету. С помощью Dropbox можно загружать файлы любого размера в любом формате и обмениваться ими с другими людьми, для чего достаточно нескольких нажатий кнопок. Вы не рискуете повредить файлы во время сжатия. Вы можете легко загружать и мгновенно отправлять большие файлы, производя меньшее количество действий.

Если вам все же нужно использовать zip-файлы, вы можете сохранять и отправлять их из Dropbox. Dropbox также обеспечивает возможность предварительного просмотра заархивированных файлов.

Если вы скачаете программу Dropbox для компьютера, то получить ваши файлы будет так же просто, как перенести их в папку Dropbox. В веб-приложении можно перетаскивать файлы прямо в Google Chrome, Safari или любой другой браузер, который вы используете с открытым веб-приложением. Чтобы поделиться своими файлами и папками, просто нажмите «Поделиться» и выберите адресата для отправки. Вы можете защитить паролем файлы Dropbox точно так же, как и zip-папки. Таким образом, их смогут открыть только те пользователи, которым вы предоставили доступ и пароль. Вы и ваша рабочая группа можете редактировать файлы и папки, а также делиться ими непосредственно в Dropbox. Для этого не нужно каждый раз создавать и отправлять новые zip-файлы с обновленными документами. Вся информация в Dropbox обновляется по мере редактирования, что значительно повышает эффективность совместной работы.

Как заархивировать и разархивировать папку или файл

Информационные технологии стали не только неотъемлемой частью повседневной жизни человека, но и средством осуществления трудовой деятельности. Многие пользователи интернет ресурса используют для поиска необходимых информативных сведений, но и в качестве источника для получения прибыли.

Ежедневно мы сохраняем огромное количество полезной информации для учебы, работы, досуга, поэтому рабочий стол ПК, как правило, пестрит множеством папок или отдельных файловых документов, разобраться в которых в трудную минуту – просто непосильная задача, а уж тем более найти интересующие нас данные. Поэтому мы предлагаем вам ознакомиться с рекомендациями, как заархивировать папку и упростить использование устройства, одновременно освободив дополнительное место для другого документа.

Понятие «архивация файла» и ее целесообразность

Именно поэтому возникает вопрос о создании специального архива, в котором можно в считанные минуты найти ценные сведения, при минимальных затратах. Кроме того, вы сможете не только освободить свой рабочий стол или диск от многочисленных иконок и ярлыков, но и дополнительно очистить память компьютера, поскольку архивированные файлы и папки сохраняются в сжатом виду, благодаря чему занимают меньше места, чем исходные документы.

Естественно, каждый пользователь ПК неоднократно сталкивался с таким понятием как архивация. Несмотря на то, что само слово звучит старомодно и устрашающе, сам процесс предельно прост и полезен. Процедура представлена обыкновенным сжатием файлов и папок, которые содержат различного рода документы.

Архивация просто необходима для тех, кто является постоянным пользователем электронной почты, приложений и программ, поскольку вы сможете уменьшить размеры любого документа или файла.

Так, например, достаточно заархивировать файл, содержащий электронную книгу и ее размер уменьшиться в несколько раз, при этом сохраняя качество, текст или имеющиеся изображения.

В нашей статье мы рассмотрим существующие виды архивов, возможные способы архивации, возможность блокировки сжатых файлов, с целью сохранения конфиденциальных данных, а также различные меры безопасности, препятствующие взлому другими пользователями. Иконка архива выглядит следующим образом.

Способы архивации документов на рабочем столе

Итак, мы рассмотрим несколько способов сжатия документов, которые находятся на рабочем столе, оснастив пошаговое руководство дополнительными иллюстрациями, представленными скриншотами.

Архивацию интересующего вас документа можно осуществить посредством применения стандартной функции Windows.

Для начала пользователь должен выбрать файл, навести на него курсов мыши и нажать правую кнопку, после чего на мониторе появиться следующее изображение.

После этого пользователю следует выбрать сроку «Отправить», чтобы получилось следующее изображение.

В данном случае нас интересует вкладка «Сжатая папка ZIP». Нажимаем на эту строку и получаем готовый заархивированный документ.

Стрелка зеленого цвета указывает на архив текстового документа, который, впрочем, не будет отличаться от сжатой папки. Как видим иконка архива одинаковая. После открытия, пользователь получит следующую картинку.

Во второй строку мы видим этот же документ, только в сжатом виде. Об этом свидетельствует занимаемый объём памяти. Исходный файл – 14 КБ. Сравним полученные сведения относительно размеров документа.

После сжатия – 11 КБ. Точно также мы уменьшаем размер и более объёмных файлов, освобождая место для других документов.

Функционирование и преимущества архиватора WinRar

Как правило, операционная система Windows оснащена несколькими программами, применяемыми для сжатия файлов и документов. Помимо ZIP-архиватора, юзер может воспользоваться WinRar, который более распространён среди обладателей ПК. Хотя существенных отличий между представленными аналогами нет. Кроме того, вам будет легче в дальнейшем извлечь файл из архива.

Изначально необходимо нажать правой клавишей мыши на выбранный пользователем файл, который подлежит архивации, после чего выбрать строку «Добавить в архив». Данные действия мы видим на скриншоте.

После нажатия на выбранную вкладку, перед вами на мониторе появиться окно, в котором пользователь может ознакомиться со всевозможными параметрами доступными в процессе осуществления архивации документа, которые представлены несколькими вкладками.

В «Общих настройках» пользователь указывает имя файла, возможные расширения и применяемые способы сжатия, которые представлены разновидностями Обычного, Хорошего, Максимального, Быстрого и Скоростного архивирования.

В строке «Дополнительно» юзер узнает, как поставить пароль на архив winrar, благодаря которому может обеспечить безопасность и конфиденциальность выбранных данных. При выборе пароля лучше воспользоваться запоминающимся набором букв и цифр, чтобы впоследствии не забыть самому. Кроме того, эта вкладка оснащена настройками, обеспечивающими сжатие файлового документа, а после архивирования воспользоваться автоматическим выключением вашего ПК.

Вкладку «Опции» мы рассмотрим во время предоставления пошаговой инструкции, как разархивировать файл. Эта строка предоставляет пользователю возможность не только снять пароль с архива winrar, но и отправить ненужный документ в корзину, отправить по почте или сделать доступным другим пользователям.

Резервное копирование в архиве winrar

Во вкладе «Файлы» юзер может выбрать наиболее приемлемый доступ к имеющимся в архиве файлам и обработать их на свое усмотрение. Кроме того, сжатие документов может происходить выборочно, в зависимости от пожелания юзера.

Во время сжатия файлов, вы можете воспользоваться опцией резервного копирования, которая поможет обладателю ПК сохранить дополнительные копии материалов, если он уверен, что они пригодятся в дальнейшем, а их потеря станет невосполнимой утратой для обладателя. Также вы сможете выбрать время, с целью отметить, когда тот или иной документ попал в архив, и было совершено последнее посещение для просмотра сохраненной документации. Данные параметры в настройках позволяют юзеру разархивировать архив и проводить всевозможные манипуляции с сохраненными документами, которые при этом никоим образом не отражаются на качестве или количестве сжатых информативных данных.

Кроме того, любой архив и сохраненный в нем документ можно оснастить дополнительным комментарием, благодаря функционированию вкладки «Комментарий». После того, как вы заполните все необходимые и интересующие вас поля, нажмите на клавишу «Ок», после чего начнется процесс сжатия.

Преимущества архивирования, посредством применения программы winrar, очевидны. Доказательствами этого факта являются предоставленные ниже изображения, относительно размеров папки «до» и «после» сжатия.

Впрочем, пользователи ПК рекомендуют использовать архивирование winrar для текстовых документов, в то время как ZIP – для картинок или фотографий.

Ка вытащить файл из архива

Часто пользователи сталкиваются с проблемой, как разархивировать файл zip, поскольку им необходимо заполучить сжатые информативные данные в их первоначальном виде. Кроме того, во время осуществления архивации файлового документа в большинстве случаев юзер вводит специальное кодовое имя, являющееся паролем, и со временем может его просто забыть. В таком случае мы, как правило, начинаем перебирать в уме возможные комбинации букв и чисел и, как правило, результат оказывается довольно-таки плачевным, поскольку доступ к архиву остаётся закрытым.

Для того чтобы снять пароль с архива rar необходимо воспользоваться специальной программой, которую вы сможете найти в глобальной сети. Вам нужно ввести в поле поисковика Archive Password Recovery. Именно это приложение подбирает возможные пароли к существующему архиву. Ее интерфейс представлен следующим изображением и вполне понятен даже для начинающих юзеров ПК.

После активации программы, которую предварительно необходимо скачать и установить на устройство, она начинает подбирать пароль. При этом количество потраченного времени может варьироваться от нескольких секунд до получаса. Согласно проведенному вопросу среди пользователей приложения было установлено, что скрытый код из пяти чисел, к примеру, комбинацию 54693, Archive Password Recovery может «взломать» через 5 минут. Так, например, на данном скриншоте мы видим результат функционирования приложения.

Кроме того, сервер используется не только владельцами ПК, но и других, не менее популярных на сегодняшний день, гаджетов.

Упрощенный процесс разархивирования документов

Чтобы открыть архив с паролем, можно воспользоваться упрощенным иллюстрированным руководством, которое представлено одним скриншотов, включающим в себе необходимые действия для взлома контента.

  1. Для начала юзер должен установить и открыть используемый сервис.
  2. Несмотря на то, что английский является языком по умолчанию, вы можете выбрать любой более приемлемый для вас вариант. Поэтому на следующем этапе работы измените в настройках язык программы, благодаря чему вы существенно упростите работу с параметрами и активируете опционное меню.
  3. После открытия меню на мониторе появиться окно со следующим изображением. Мы рекомендуем вам определиться с типом атаки и выбрать вариант «По словарю», который в оптимальные сроки поможет вам разархивировать файл winrar.
  4. После нажатия на клавишу старт, начнется работа приложения, а вам нужно будет просто подождать несколько минут до ее завершения. Упрощенный вариант функционирования искомого приложения представлен следующим скриншотом, который, впрочем, будет более приемлемым для бывалых компьютерщиков, неоднократно сталкивающимся с данным вопросом.

Наиболее распространенные способы распаковки файла

Среди программистов существует несколько наиболее распространённых способов распаковки файлового документа, которые можно упорядочить в следующий перечень:

  1. Возможность разархивировать файл rar, посредством применения приложений установленных по умолчанию и используемой операционной системе вашего ПК.
  2. Программа Archive Password Recovery, которую вы можете инсталлировать на устройство и распаковать ранее сжатую документацию.
  3. Ее альтернативой является сервис Hamster Lite Archiver, который пользуется высоким спросом среди потребителей, поскольку имеет бесплатную версию. Кроме того, используя данный ресурс, вы можете разархивировать rar онлайн, без его непосредственного инсталлирования на компьютер.
  4. Несмотря на то, что некоторые архивы могут быть повреждены, юзер может с минимальными потерями восстановить сжатый файловый документ, воспользовавшись приложением WinRAR.

Дополнительные сведения вы сможете получить на страницах глобальной сети. Также пользователь может узнать,как заархивировать файлы для отправки по почте, что особенно полезно во время трудовой деятельности.

Похожие статьи на сайте

Надежное хранение ваших документов на компьютере и их синхронизация

Недавно пришло письмо с просьбой посоветовать наиболее простой и эффективный способ  бекапирования системной папки «Документы» и ее автоматической синхронизации с другим компьютером — например, ноутбуком.

Передо мной такая задача стоит постоянно — я использую и ПК, и ноутбук, — и вот какое решение я считаю самым простым и самым эффективным.

Надежное бекапирование папки «Документы» — это, что совершенно очевидно, облачный сервис, которые сейчас чрезвычайно развиты. Одни сервисы умеют делать копию папки «Мои документы», другие не умеют, но на самом деле нет особого смысла именно делать копию.

Обычно облачный сервис создает на компьютере свою собственную папку — Dropbox, OneDrive, Google Disk, Yandex Drive и так далее, и все, что в эту папку помещается, автоматически копируется в облако.

Если вы в эту папку переместите системную папку «Документы», а это вполне можно сделать (однако данную операцию нужно произвести грамотно), то ваши документы автоматически будут синхронизироваться с облаком в тот же момент, как только вы будете производить с этими документами какие-то действия (например, редактировать).

Кроме того, и это довольно важно, многие облачные сервисы умеют хранить несколько версий одного и того же файла. Например, Dropbox (вот моя статья о нем) месяц хранит тридцать последних версий каждого файла — это называется «журнал версий», и вы можете откатиться на предыдущую версию файла, если новую версию по каким-то причинам испортили (например, записали поверх этого файла другой).

Никаких неудобств нахождение системной папки «Документы» в папке облачного сервиса не создает: я так ее использую несколько лет.

Теперь переходим к вопросу, как ее синхронизировать с другим компьютером — например, ноутбуком. Очень просто. На ноутбуке проделываем то же самое. То есть системную папку «Документы» перемещаем в папку облачного сервиса (разумеется, он должен быть тот же самый и зарегистрирован на тот же аккаунт). И все! Теперь если на втором компьютере были какие-то документы, которых нет на первом, — они скопируются, ну и наоборот. И отныне любые изменения в этих папках на двух компьютерах будут синхронизироваться практически мгновенно (разумеется, при подключении к Интернету).

Теперь о том, как правильно перенести папки и как вообще это все настроить.

Сначала поговорим о расположении папки облачного сервиса. А ее по умолчанию обычно запихивают в пользовательскую папку «C:/Users/Пользователь/Папка облачного сервиса», что очень неудобно по нескольким причинам. Во-первых, она расположена на системном диске, а если у вас более одного логического диска на компьютере, то данные всегда лучше держать на втором диске. Во-вторых, на системном диске может быть мало места. (Обычно когда разбивают один физический диск на логические, под системный диск отводят столько места, сколько необходимо, а второй диск для данных делают заметно больше.) Ну и, в-третьих, всегда удобнее, когда папка облачного сервиса находится в корне диска, особенно если вы пользуетесь файловыми менеджерами.

Определить путь, где облачный сервис создаст свою папку, можно при установке приложения сервиса на компьютер. Однако что делать, если оно уже установлено и там путь именно такой, как написано выше?

Тут два способа. Первый способ — перенести папку в настройках сервиса. Вот, например, в Dropbox.

Однако не все облачные хранилища позволяют это сделать просто в настройках. В некоторых из них сначала надо отсоединить аккаунт (в One Drive, например, также и в Google Drive), после чего присоединить заново — и на этом этапе приложение позволит изменить путь к своей папке. (При этом старую папку можно просто удалить, сервис все равно сам все восстановит в новой папке.)

Теперь о том, как перенести туда системную папку «Документы». Не нужно это делать обычным копированием! А нужно щелкнуть по иконке пользователя на десктопе, найти там папку «Документы», на ней щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать «Свойства». Там закладка «Расположение» и кнопка «Переместить».

После этого указываете папку облачного сервиса, нажимаете «Выбор папки», после чего, вернувшись в предыдущее окно и убедившись, что новый путь указан правильно, нажимаете на «ОК» — начнется перемещение документов в новую папку.

После этого при открытии системной папки «Документы» вам будут показывать папку с документами, которая находится в папке облачного сервиса и автоматически синхронизируется с облаком и другим компьютером (при необходимости).

На втором компьютере нужно проделать все то же самое: расположить папку облачного сервиса в удобном месте, сделать перенос системной папки документов в папку облачного сервиса, после чего файлы этой папки на разных компьютерах и будут храниться в облаке, и автоматически будут синхронизированы.

Аналогичным образом поступаете и с другими системными папками, которые вам нужно хранить в облаке и синхронизировать с другим компьютером.

И обязательно нужно избавиться от неправильной привычки хранить документы прямо на рабочем столе (десктопе). Их нужно хранить только в системной папке «Документы»! На рабочий стол вы можете ставить ярлыки нужных документов, которые часто используете, но не сами документы. Оно, конечно, понятно, что и рабочий стол можно сохранять в облаке, но лучше все-таки привыкать хранить все в «Документах» в подпапках — так бардака будет значительно меньше.

Как пользоваться архиватором WinRAR























Программа для архивирования файлов и изменения их размера WinRAR отличается среди других тем, что поддерживает большое количество форматов сжатия и обладает удобным интерфейсом. Также среди важных функций архиватора нужно выделить возможность защитить конфиденциальные данные паролем и не беспокоиться за «секретность» информации.


Компания SoftMagazin предлагает рассмотреть наиболее частые вопросы по поводу использования программы, которые возникают у пользователей WinRAR.


 Как работать с архиватором WinRAR


После того, как программа будет установлена на Ваш ПК, можно сразу начинать архивировать файлы или извлекать нужные вам документы из полученных сжатых папок. Чтобы открыть программу, можно запустить ее через проводник и в открывшемся окне выбрать нужные действия, либо выделить файл, и выбрать архиватор.


Применение архиватора оправдано во многих случаях, когда нужно компактно упаковать информацию, в особенности текстовую, для дальнейшего переноса на съемные носители или отправке через сеть. Существенное сжатие документов позволит сэкономить место на ПК и флешке.


 Как создать архив WinRAR


Чтобы добавить файлы в архив WinRAR, нужно открыть программу, выбрать в меню «Открыть» и найти через файловый менеджер требуемый документ. Выделив документ, нажмите на верхней панели кнопку «Добавить» или, выделив правой кнопкой мыши файл, выберите «Добавить в архив». В появившемся окне нажмите «Ок» и программа создаст архив с расширением rar или zip.


Архивирование информации, находящейся на компьютере, помогает ее быстро упорядочить и ускорить работу ПК. При работе архиватора намного реже происходит кластеризация (потеря пространства на диске), так как в архиве будет создаваться кластер, единый на все файлы, а не один. Особо ощущается разница в объемах информации, при сжатии документов небольших размеров.



 Как сжать файл через WinRAR


Запустив программу, можно сжать файл или папку с информацией до меньших размеров, значительно сэкономив место на жестком диске или флешке. Также архивы удобно передавать по сети, особенно, если это большие объемы информации. Обратите внимание, что наиболее компактно упаковываются текстовые документы или программы. Выбрав после запуска WinRAR и добавления файла имя будущего архива, укажите в выпадающем меню метод сжатия. Если размер папки не имеет значения, можно не сжимать файл. Для стандартного архивирования укажите обычный метод.


Одним из плюсов создания архивов можно назвать то, что в них гораздо проще хранить информационные файлы с «неудобными названиями». Так, многие ОС, с которыми работают сервера, при передаче файлов по сети некорректно воспринимают имена документов, в которых есть пробел или кириллические символы.


 Как открыть архив WinRAR


Иногда нет возможности распаковывать весь документ из архива, ввиду отсутствия свободного места на ПК или вы работаете с чужого компьютера. Однако, все равно, есть необходимость просмотреть информацию в архиве для ознакомления. Воспользуйтесь следующими рекомендациями:


Кликните мышью два раза на файле, который нужно открыть


Такое же действие можно выполнить, находясь в окне архиватора


Выделив документ, перетяните его в окно программы или, если она закрыта, на ее значок


Через командную оболочку ОС можно указать название сжатого документа в виде параметра и запустить архиватор


 Как распаковать архив WinRAR


Открыв архив при помощи действий, описанных выше, выделите файлы для извлечения или папки и выберите в меню «Извлечь». Перед распаковкой нужно будет указать путь сохранения папок и подтвердить действие, нажав «Ок». Для извлечения больших объемов информации можно поставить распаковку в фоновом режиме. Распаковка однозначно требуется в том случае, если вы устанавливаете какое-либо приложение или игру, сжатую в архив. Даже если у вас есть свободный доступ к exe-файлу, программа может не установиться, указав на то, что ей недоступны некоторые файлы в архиве. Извлечь файлы и папки можно:


В папку с тем же названием, что и архив, чтобы не потерять требуемый документ среди множества файлов


В текущую папку – файлы будут распакованы без создания отдельной папки в категорию, в которой находится сам архив


При выборе «Извлечь файлы» — откроется окно, где можно будет указать путь извлечения файлов.


 Как сменить язык в WinRAR


Чтобы не возникало сложностей с упаковкой и разархивированием документов, изображений или других файлов, приложение должно работать на том языке, который доступен для понимания пользователю. Рекомендуем приобретать программу на русском языке, чтобы не испортить важные документы или не удалить случайно фотографии памятных событий.


Если интерфейс вашего архиватора на английском или любом другом языке, значит вы приобрели не русскоязычную лицензию. Чтобы использовать WinRAR с русскоязычным меню нужно приобрести лицензию на русском языке. Возможность смены языков интерфейса есть только в портативной (мобильной версии) программы.


 Как поставить пароль на архив WinRAR


Для настроек конфиденциальности нужно сделать архив с документами, нажав «Добавить в архив». Затем в подпункте меню «Установить пароль» необходимо будет ввести секретные символы, повторить их для подтверждения и после нажать «Ок» для сжатия зашифрованного архива. Чтобы надежно защитить документы, установите галочку напротив пункта «Шифровать имена файлов и папок», чтобы названия нельзя было просмотреть.


Некоторые категории документов в обязательном порядке требуется перемещать конфиденциально, чтобы их не могли прочесть посторонние лица. В таком случае, установка пароля в архиве будет незаменимой.


 Как разблокировать архив WinRAR


Если вы передаете другим лицам зашифрованные архивы, которые им нужно просмотреть, обязательно вышлите пароль. Не существует других методов разблокировки архива, кроме как правильное введение секретного кода.


Разблокировать архив можно, открыв программу и выбрав документ, либо, щелкнув мышью на папке «Извлечь в текущую папку» и введя требуемый пароль. Не забывайте: ставить пароль можно на оба формата архива zip и rar, однако использование rar даст возможность зашифровать не только документы, но еще размеры папок, их названия и комментарии.


 Как узнать пароль от архива WinRAR


Будьте очень внимательны, зашифровывая файл, в особенности при добавлении в архиватор важных документов. Для проверки того, что вы правильно запомнили пароль, программа требует его ввести 2 раза.


Узнать пароль от зашифрованного архива можно, если Вам его сообщил отправитель сжатой папки или Вы сами шифровали его. В других случаях, разблокировать архив WinRAR и извлечь файлы не представляется возможным. Чтобы таких ситуаций не возникало, настоятельно рекомендуется внимательно запоминать пароль или фиксировать их.


 Как сжать фотографии в WinRAR


Архивирование фотографий происходит так же, как и добавление других файлов. Выделите изображения или папку с фото и нажмите «Добавить в архив». Многих пользователей интересует, каким образом можно уменьшить размер изображений, при добавлении в архив. К сожалению, использование программы минимально изменит размер фото.


Если вы используете для хранения фотографий расширение jpg или png, то архиватор существенно не уменьшит объем изображения, так как это и так компрессированные форматы. Для уменьшения размера фотографий воспользуйтесь графическим редактором.


 Как заархивировать видео с помощью  WinRAR


Если вам необходимо передать видеоролик или важный кинофильм через Интернет, но вы не уверены в том, что его не увидят посторонние лица, запакуйте его в архив. Потратив минимум времени, вы можете надежно защитить информацию, поставив секретный код.


Для сжатия видеофайлов выделите их в проводнике либо найдите через файловый менеджер в архиваторе. Если вы выбираете видео через проводник, выделив его, кликните правой кнопкой мыши и укажите «Добавить в архив». При архивации видео через программу укажите на панели инструментов «Добавить». Затем выполните необходимые действия: укажите путь сохранения видеофайла, его название и метод сжатия.




Как открыть файл iso с помощью WinRAR


При скачивании игр довольно часто выпадают ссылки на файлы с их образами в формате iso. Стандартными методами, такой файл не открыть, для этого нужна специальная программа. С такой задачей также справится программа для архивирования. Открыть и просмотреть информацию, сохраненную в формате iso, например, дистрибутивы программы или игры, образ ОС, можно сделать, запустив архиватор.


Для этого в меню программы найдите нужный файл или щелкните по самому файлу в проводнике, и нажмите «Открыть с помощью». В открывшемся списке файлов можно выбрать требуемый и распаковать его. Для разархивирования файла iso укажите в открывшемся окне «Извлечь» и выберите нужную папку.


Как открыть файл mdf через WinRAR


Если на компьютере отсутствуют приложения для монтирования образов, можно воспользоваться архиватором и быстро открыть любой CD или DVD диск. Используя программу, вы сможете просмотреть дисковые файлы или дистрибутивы программы, например.


Файл с расширением mdf также, как и iso представляет собой образы дисков, однако открывается немного иначе. Выделите mdf-файл и щелкните по нему правой кнопкой мыши. В открывшемся меню укажите «Открыть с помощью». Вам будет предложено выбрать программу для открытия в Интернете или на компьютере. Чтобы корректно открыть файл, выберите второй пункт «Выбор программы из списка установленных» и в списке укажите WinRAR. После указанных действий все файлы и папки из архива mdf можно быстро извлечь стандартными действиями.


Как сделать самораспаковывающийся архив WinRAR


Самораспаковывающийся архив (SFX)представляет собой архив, который идет в комплекте с действующим модулем. При нажатии на архив, он извлекается без использования архиватора. Для создания SFX-архива, выберите нужные файлы через архиватор или проводник.


Укажите путь сохранения и имя архива. Для того, чтобы архив самостоятельно распаковался во вкладке «Общие» укажите «Создать SFX-архив». Во вкладке «Дополнительно» можно будет указать параметры извлечения файлов, например, во временную папку с последующим удалением.


 Как разбить файл на части WinRAR


Работая с большими объемами информации, иногда есть необходимость перенести их на диски или флеш-память, и по возможности уменьшить размер. Документ можно поделить на удобные фрагменты, которые будут подходящего объема, для записи.


Как правило, если вам нужно добавить файл большого объема в архив и потом перенести на диск или флешку, то целесообразнее это сделать, разделив его на части при помощи архиватора. Для этого кликните на файл в проводнике или программе и нажмите «Добавить в архив». В общей вкладке укажите действие «Разделить на тома размером…». В выпадающем меню можно выбрать стандартные размеры файла для записи на CD или DVD-диск, или установить значение самостоятельно. Для того, чтобы архивирование не занимало много времени, укажите в меню быстрое сжатие.


Как переименовать файл в архиве WinRAR


При работе с архивными данными может возникнуть ситуация, когда требуется сменить название документа или нескольких. Например, вам нужно поменять внутри сжатой папки названия накладных.


Для того, чтобы переименовать информацию внутри архива, следует воспользоваться программой. Запустите архиватор, выберите файл, который нужно переименовать и кликните на нем правой кнопкой мыши. В открывшемся меню выберите «Переименовать». Укажите новое имя архивного документа и нажмите Enter. При переименовании программа спросит «Сохранить изменения в архиве?» Для успешной смены имени файла нужно будет указать «Ок».



Какой максимальный размер архива WinRAR


Пользователи могут архивировать достаточно большие объемы информации, ведь часто возникает необходимость сжимать не только текстовые документы, но и видео, музыкальные файлы или большое количество качественных изображений. Можно не опасаться, что при архивировании будет превышен максимальный размер, так как программа позволяет запаковать даже очень большой по объему документ.


Для создания архивов в формате rar практически не существует ограничений. Вы можете сжать файлы или архив в программе с размером вплоть до 8 эксабайт. Следует знать, что архивы, превышающие по размеру 4 Гб, можно создавать только в файловой системе NTFS. При создании архива zip, максимально возможный размер всех сжимаемых файлов составляет 2 Гб.


 Какие форматы поддерживает WinRAR


Вы можете архивировать информацию самого разного характера в программе. Сжимать можно и образы дисков, фотографии, звуковые файлы, текстовые документы и многое другое.


Программа поддерживает для создания архивов форматы zip и rar. Непосредственно при работе с файлами, архиватор выполняет все основные действия со следующими форматами: UUE, ISO, GZ, ARJ, 7Z, JAR, ACE, Z и некоторыми другими. Каждый формат распознается автоматически и для него выбирается оптимальный метод сжатия.


 Как обновить WinRAR


Если вы приобрели лицензионную версию архиватора WinRAR в SoftMagazin, обратите внимание, что все лицензии, как для домашнего использования, так и для коммерческого являются бессрочными. Таким образом, не нужно заботиться о своевременном обновлении продукта и продлевать лицензию ежегодно.


 Как удалить WinRAR с компьютера


Найдите в проводнике папку с WinRar и просто удалите ее


Используйте обычные действия при удалении программы в Windows, Пуск-Панель управление-Установка/удаление программ


Выделите архиватор и нажав правой кнопкой мыши, выберите удалить/деинсталлировать


В комплекте с программой поставляется программа Uninstall.exe, при помощи которой можно легко удалить WinRAR.

Что такое архивный файл и как он используется?

Архивный файл — это любой файл с включенным атрибутом «архивный» файл. Это просто означает, что он был отмечен как требующий резервного копирования или архивирования.

Для большинства файлов, с которыми мы сталкиваемся при обычном использовании компьютера, вероятно, будет включен атрибут архива, например, изображение, которое вы загрузили с цифровой камеры, файл PDF, который вы только что загрузили … обычные файлы, подобные этим.

Такие термины, как архив, архивный файл и файловый архив, также используются для описания действия или результата сжатия и сохранения набора файлов и папок в один файл.Подробнее об этом внизу этой страницы.

mstay / Digital Vision Vectors / Getty Images

Как создается архивный файл?

Когда кто-то говорит, что архивный файл был создан, это не означает, что содержимое файла было изменено или что файл был преобразован в какой-то другой формат, называемый архивом.

Вместо этого это означает, что атрибут архива включается при создании или изменении файла, что обычно происходит автоматически программой, которая создает или изменяет файл.Это также означает, что при перемещении файла из одной папки в другую будет включен атрибут архива, поскольку файл по существу был создан в новой папке.

Открытие или просмотр файла без атрибута архива не включит его и не «превратит» в файл архива.

Когда атрибут архива был установлен, его значение помечается как ноль (0), чтобы указать, что для него уже была создана резервная копия. Значение один (1) означает, что файл был изменен с момента последнего резервного копирования и, следовательно, все еще нуждается в резервном копировании.

Как вручную изменить атрибут архива

Файл архива также можно настроить вручную, чтобы программа резервного копирования сообщала, что файл должен или не должен копироваться.

Изменить атрибут архива можно через командную строку с помощью команды attrib. Перейдите по последней ссылке, чтобы узнать все о том, как использовать команду attrib для просмотра, установки или очистки атрибута архива через командную строку.

Другой способ — через обычный графический интерфейс в Windows.Щелкните файл правой кнопкой мыши и выберите, чтобы войти в его свойства. Оказавшись там, используйте кнопку «Дополнительно» на вкладке «Общие», чтобы снять или установить флажок рядом с «Файл готов к архивированию». Если этот параметр выбран, для этого файла устанавливается атрибут архива.

Для папок найдите ту же кнопку «Дополнительно», но найдите параметр «Папка готова к архивированию».

Для чего используется архивный файл?

Программа резервного копирования или программный инструмент, установленный вашей онлайн-службой резервного копирования на свой компьютер, может использовать несколько различных методов, чтобы помочь определить, следует ли выполнять резервное копирование файла, например, глядя на дату, когда он был создан или изменен. .

Другой способ — посмотреть на атрибут архива, чтобы понять, какие файлы были изменены с момента последнего резервного копирования. Это определяет, какие файлы следует снова создать резервную копию, чтобы сохранить новую копию, а также какие файлы не были изменены и не должны копироваться.

Как только программа или служба резервного копирования выполняет полное резервное копирование каждого файла в папке, в дальнейшем это экономит время и пропускную способность для создания инкрементных резервных копий или дифференциальных резервных копий, поэтому вы никогда не выполняете резервное копирование данных, для которых уже создана резервная копия.

Поскольку атрибут архива применяется, когда файл был изменен, программа резервного копирования может просто создать резервную копию всех файлов с включенным атрибутом — другими словами, только те файлы, которые вам нужны, то есть те, которые вы изменили или обновлено.

Затем, как только они будут скопированы, любое программное обеспечение, выполняющее резервное копирование, очистит атрибут. После очистки он снова включается, когда файл был изменен, что заставляет программное обеспечение резервного копирования снова создавать его резервную копию.Это продолжается снова и снова, чтобы гарантировать, что ваши измененные файлы всегда копируются.

Некоторые программы могут изменять файл, но никогда не включают бит архива. Это означает, что использование программы резервного копирования, которая полагается исключительно на чтение статуса атрибута архива, может не быть на 100% точным при резервном копировании измененных файлов. К счастью, большинство инструментов резервного копирования полагаются не только на этот показатель.

Что такое файловые архивы?

«Файловый архив» может звучать идентично «архивному файлу», но есть заметная разница независимо от того, как вы пишете термин.

Инструменты сжатия файлов (часто называемые файловыми архиваторами), такие как 7-Zip и PeaZip, могут сжимать один или несколько файлов и / или папок в один файл с одним расширением. Это значительно упрощает хранение всего этого контента в одном месте или передачу кому-либо нескольких файлов.

Три самых распространенных типа архивных файлов — это ZIP, RAR и 7Z. Эти и другие подобные ISO называются файловыми архивами или просто архивами, независимо от того, установлен ли атрибут файла.

При загрузке программного обеспечения через Интернет и программах резервного копирования файлы обычно хранятся в формате архива. Загрузки обычно бывают в одном из этих трех больших форматов, а архив диска часто хранится в формате ISO. Однако программы резервного копирования могут использовать свой собственный формат и добавлять к файлу расширение, отличное от только что упомянутого; другие могут вообще не использовать суффикс.

Спасибо, что сообщили нам об этом!

Расскажите, почему!

Другой

Недостаточно подробностей

Сложно понять

Как организовать компьютерные файлы (Советы по управлению электронными файлами)

Хранение ваших электронных документов в порядке в современном «проводном» мире может быть довольно сложной задачей.

Помимо локального хранения документов на настольных компьютерах, ноутбуках или мобильных устройствах, все больше и больше предприятий используют облако для базовых бизнес-приложений и хранения файлов.

Проблема хранения еще больше усложняется тем, что многие компании вынуждены обмениваться документами между сотрудниками. В офисе это обычно достигается с помощью файлового сервера или сетевого устройства хранения данных (NAS).

Если требуется общий мобильный доступ, документы можно хранить в облаке и совместно использовать путем назначения разрешений на доступ.

Результатом всего этого может стать кошмар управления файлами, когда некоторые документы человека хранятся в облаке, а некоторые локально, и даже отдельные документы хранятся только в одном или другом месте.

Организация — ключ к электронному управлению файлами

Где бы ни хранятся документы, важно поддерживать их порядок и актуальность. Цель электронного управления файлами — гарантировать, что вы сможете найти то, что ищете, даже если вы ищете это спустя годы после его создания.

Большинство деловых людей в то или иное время оказывались в неловком положении, когда звонили клиенту и не могли быстро найти соответствующий счет-фактуру или другие важные документы клиента. Не менее неприятно копаться в конце года в попытках найти документы, относящиеся к счетам компании, для бухгалтера или, что еще хуже, для налогового инспектора.

Правильная организация цифровых документов особенно важна в общей среде — если один из ваших сотрудников отсутствует (временно или постоянно!), Вы сможете легко найти любые документы, созданные или управляемые этим человеком.

Потенциальная потеря данных из-за недовольных уходящих сотрудников — еще одна причина для защиты ваших бизнес-данных.

Эти советы по управлению файлами помогут вам сохранить доступ к файлам:

1. Используйте папки установки по умолчанию для программных файлов

При установке прикладных программ используйте расположение файлов по умолчанию. В Windows файлы прикладных программ по соглашению находятся в каталоге (Буква диска:) -> Program Files.Установка приложений в другом месте сбивает с толку и не нужна.

2. Единое место для всех документов

Поместите все документы в единую «корневую» папку. Для одного пользователя в среде Windows по умолчанию используется папка «Мои документы».

В среде обмена файлами попробуйте сделать то же самое. Создайте единую корневую папку (например, «Общие документы») и храните все документы во вложенных папках внутри корневой папки. Единое место для всех электронных документов упрощает их поиск и создание резервных копий и архивов.

3. Создание папок в логической иерархии

Это, так сказать, ящики картотеки вашего компьютера. Используйте простой язык для именования папок; вы не хотите, чтобы в будущем, глядя на этот список папок, задавался вопросом, что означает «TFK» или любое другое интересное сокращение, которое вы придумали.

4. Вложить папки в папки

При необходимости создайте другие папки в этих основных папках. Например, папка «Счета» может содержать папки «2018», «2017» и «2016».Папка с именем клиента может включать папки «данные клиента» и «корреспонденция». Цель состоит в том, чтобы иметь каждый файл в папке, а не перечислять несколько ненужных файлов.

Не создавайте сложных многоуровневых папок. По возможности используйте вместо этого описательные имена файлов.

5. Следуйте правилам именования файлов

Некоторые операционные системы (например, Unix) не допускают пробелов в именах файлов или папок, поэтому избегайте этого, если ваша вычислительная среда смешанная.также запрещены в именах файлов или папок под Windows.

Используйте описательные имена файлов для легкой идентификации и поиска, но не переусердствуйте — имена файлов / путей имеют ограничения по длине, которые различаются в зависимости от операционной системы.

В Windows максимальная длина полного пути к файлу (например, буква диска + имена папок + имя файла) составляет 260 символов. По возможности используйте общепринятые сокращения, например, Jan для января или Corp для Corporation.

6. Будьте конкретны

Дайте электронным файлам логические, конкретные имена и, если возможно, укажите даты в именах файлов.При именовании файлов цель состоит в том, чтобы понять, о чем идет речь, без необходимости открывать его и просматривать. Поэтому, если документ представляет собой письмо клиенту с напоминанием о просрочке платежа, назовите его как-то вроде «overdue_20180115»; а не что-то вроде «письма». Как узнать, кому это письмо, не открывая его?

Если вы обмениваетесь файлами по электронной почте или на портативных устройствах, вы можете захотеть, чтобы имя файла включало более конкретную информацию, поскольку информация о папке не будет включена в общий файл.

Например, если ваш документ находится в папке «Мои документы \ Invoices \ 2017 \ Customers \ Doe_John_20180416.doc» и файл открыт для общего доступа или отправлен по электронной почте, получатель увидит только Doe_John_20170416.doc и не сможет определить, что файл является клиентом. счет-фактуру, не открывая его.

7. Файл на ходу

Лучшее время для подачи документа — это когда вы его впервые создаете. Так что возьмите за привычку использовать диалоговое окно «Сохранить как» для сохранения документа и присваивайте ему имя, в первую очередь помещая его в нужное место.

8. Заказ файлов для вашего удобства

Если есть папки или файлы, которые вы часто используете, поместите их в верхнюю часть списка файлов, переименовав их с помощью символа! или AA в начале имени файла.

9. Регулярно удаляйте файлы

Иногда то, что старое, очевидно, как в примере с папкой «Счета» выше. Если это не так, не загромождайте папки, удалив старые файлы.

Не удаляйте файлы, связанные с бизнесом, если вы не уверены, что этот файл вам больше никогда не понадобится.Вместо этого в основной коллекции папок под корневой папкой создайте папку с именем «Старая» или «Неактивная» и перемещайте в нее старые файлы, когда они встречаются.

10. Регулярно создавайте резервные копии файлов

Копируете ли вы файлы на другой диск или на магнитную ленту, важно установить и соблюдать регулярный режим резервного копирования.

Хорошее управление файлами упрощает поиск нужной информации

Управление электронными документами должно быть частью общей стратегии управления документами для вашего бизнеса.Надлежащий план управления документами должен включать все аспекты работы с документами, включая хранение, поиск, резервное копирование и безопасность.

Функция поиска — замечательная вещь, но она никогда не сравнится с легкостью прямого перехода к папке или файлу. Если вы последовательно следуете этим советам по управлению файлами, даже если вы не знаете, где что-то находится, вы знаете, где это должно быть — огромное преимущество, когда дело доходит до поиска того, что вы ищете. Хорошие методы управления файлами сэкономят время и деньги вашего бизнеса.

Как организовать и архивировать цифровые файлы

Вы знаете эту постоянно растущую коллекцию электронных писем, фильмов, фотографий, электронных книг, программного обеспечения, незаконченных вирусных видеороликов и всех PDF-файлов, которые вы когда-либо загружали? Где это именно? Если вы похожи на меня, то это везде и нигде — на SD-картах и ​​внешних жестких дисках, на старых компьютерах, Palm Pilots и смартфонах, а также в ассортименте облачных сервисов хранения данных, о некоторых из которых вы, возможно, забыли.

Тебе нужно разобраться во всем этом.Не только потому, что вам это может понадобиться когда-нибудь — из вашей налоговой декларации за 2007 год, тех старых 3,2-мегапиксельных фотографий с отпуска из Кабо в 1999 году — но и потому, что небрежно сохраненные данные могут привести к досадным ошибкам. Эти старые налоговые декларации и фотографии из отпуска могут попасть в чужие руки, если вы выбросите свое старое оборудование в центр утилизации, не протерев его, или вы можете потерять свой ценный профессиональный архив только потому, что потеряли пароль.

Так что отнеситесь к этому серьезно и следуйте нашей трехэтапной стратегии по хранению вашего цифрового архива.

1 Консолидировать. Потратьте несколько минут на сбор всего электронного оборудования в вашем инвентаре, которое, как вы даже подозреваете, может содержать контент, который вы хотите сохранить — старые ноутбуки, внешние жесткие диски, камеры, карты памяти и телефоны. Подключите их и включите или вставьте карты памяти в считывающее устройство, подключенное к вашему текущему компьютеру. (Отложите все оборудование, которое не работает или для которого у вас нет соответствующих кабелей.) Прокрутите каждое из них и перенесите содержимое на один новый жесткий диск с резервной копией.(Наш фаворит: Seagate Backup Plus 5 ТБ за 130 долларов.) Поместите их в папку, помеченную устройством и приблизительным годом выпуска — скажем, «CollegeMac_2008_2011», «AcerDesktop_2011_2015» или «ExternalBackup_2003_2006».

Если устройства не работают или вы не можете найти кабели, попробуйте угадать, нужен ли вам контент. Если вы действительно думаете, что вам действительно нужен контент, вы можете заказать замену кабелей через eBay или Amazon, или, если компьютер поврежден или не работает, отремонтировать его в местной службе или обратиться в службу восстановления данных, например, Secure Data Recovery.Если вы думаете, что вам не нужен контент, извлеките жесткий диск и физически уничтожьте его — серьезно, разбейте его молотком или согните в тисках — а затем утилизируйте оборудование, используя это руководство от FTC.

Если у вас есть контент, хранящийся в различных облачных сервисах — Flickr, Dropbox, Apple iCloud, Microsoft OneDrive или других системах резервного копирования и хранения, — объедините все эти учетные записи и пароли в файл Word или Note (или диспетчер паролей), идентифицированный с помощью тип контента, который вы там разместили, и годы, в течение которых вы его активно использовали.Поместите этот файл на внешний жесткий диск вместе с другим полученным содержимым. Если вы можете легко перенести файлы из облака на жесткий диск, подумайте о том, чтобы сделать это только для вашего собственного наземного резервного копирования, особенно если вы больше не активно пользуетесь сервисом.

После переноса содержимого удалите его с исходного оборудования, даже если вы собираетесь удерживать его на неопределенное время. (Исключение: старые внешние жесткие диски, которые вы можете легко держать под рукой на всякий случай. Кроме того, если им больше нескольких лет, они, вероятно, будут меньшей емкости, например 100 ГБ, поэтому вам не нужно чтобы использовать их в текущих усилиях по консолидации.Это избавит вас от беспокойства или неуверенности относительно того, на каких устройствах и какой контент есть контент, и упростит вашу жизнь, если вы когда-нибудь решите полностью навести порядок в доме. Практическое правило: храните свой архив на соответствующих устройствах хранения, а не на реальных компьютерах.

2 Должностное лицо. Теперь, когда все ваши данные собраны в одном месте, постарайтесь организовать их как можно лучше. Вам нужно будет разработать систему, которая лучше всего подойдет вам. Может быть, вам нужно собрать все фото и видео в одном месте или хранить все файлы, связанные с работой, отдельно от всех файлов с вашими личными интересами.Если у вас слишком много возможных категорий контента, хорошей универсальной стратегией было бы организовать все по годам. Если даже это слишком громоздко, просто храните все в исходных папках, которые вы создали для отдельных устройств, и полагайтесь на поисковые запросы для отслеживания вещей по мере необходимости. Самое главное, что теперь все в одном месте.

3 Переместить. На этом этапе вам нужно обеспечить легкий доступ к контенту. У вас есть два варианта: облачное хранилище через DropBox, iCloud, OneDrive или наземное хранилище через большее хранилище.Я использую как активное хранилище в DropBox, так и хранилище резервных копий через наземный внешний жесткий диск. В идеале вы будете использовать систему, которую вы настроите для автоматического резервного копирования вашего контента (как с домашних, так и с мобильных устройств) в облако или на внешний жесткий диск, и все основные службы делают это.

Еще одна стратегия — создать собственное облако. Для этого я использую WD My Cloud Mirror. Он подключается к домашнему маршрутизатору и автоматически выполняет резервное копирование нескольких устройств, позволяя вам получить доступ ко всему контенту из любого места без дополнительной платы за хранение.Кроме того, он дублирует содержимое на двух внутренних жестких дисках, поэтому даже если один из них выйдет из строя, у вас все равно будет резервная копия для вашей резервной копии. Вы можете подключить мобильный жесткий диск, который вы использовали для более ранней консолидации, к этому устройству, создать резервную копию, а затем оставить все как есть, пока вы не решите позже переместить / перенести свой архив в более новую или более крупную версию.

В конечном итоге, однако, ваша цель — аккуратная консолидированная стратегия, возможно, с наземными и облачными копиями, даже если сам контент немного дезорганизован.Чего вам не нужно, так это 25 различных устройств, распределенных по всему вашему дому, машине, офису, родительскому дому, дому девушки и т. Д. Возьмите все под контроль, а затем спокойно спите по ночам, зная, что вы владеете своим цифровым миром.

Этот контент создается и поддерживается третьей стороной и импортируется на эту страницу, чтобы помочь пользователям указать свои адреса электронной почты. Вы можете найти больше информации об этом и подобном контенте на сайте piano.io.

Доступ к вашим архивным файлам

Информация в этой статье относится к:

ВОПРОС

Недавно во время работы с программным обеспечением у меня произошел сбой в работе компьютера, и теперь, когда я пытаюсь открыть файл плана, появляется сообщение об ошибке, что программа не может его прочитать.Что я могу сделать, чтобы восстановить хотя бы часть моей работы?

ОТВЕЧАТЬ

Каждый раз, когда вы даете имя файлу плана или макета, либо сохраняя его в первый раз, либо используя Сохранить как для сохранения существующего файла с новым именем, программа автоматически создает архивную папку для этого файла и сохраняет копию. файла в этой папке или обновляйте самый последний файл в этой папке всякий раз, когда вы сохраняете свою работу.

В случае неправильного завершения работы вы можете восстановить часть своей работы из расположения файла архива.

Чтобы открыть архивный файл

  1. Запустите программу и выберите Open Plan .
  2. Перейдите в папку Data вашей программы, которая по умолчанию находится в каталоге Documents, и откройте папку Archives .

    Например:

    C: \ Users \ [ВАШЕ ИМЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ] \ Documents \ Главный архитектор Premier X12 \ Archives

    OR

    / Users / [ВАШЕ ИМЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ] / Documents / Главный архитектор Premier X12 / Archives

  3. Найдите папку «Архив» с именем файла, который вы хотите восстановить, и откройте его.

  4. Откройте в этой папке последний сохраненный файл,

  5. Обратите внимание на любые сообщения об ошибках или предупреждениях, которые могут появиться, и проверьте их на отсутствие данных или других проблем.
  6. Если кажется, что файл поврежден, закройте его без сохранения и откройте файл, который был сохранен до этого.
  7. Повторяйте шаги 4–6 до тех пор, пока не найдете версию файла, с которой, похоже, не связаны какие-либо проблемы, затем выберите в меню Файл> Сохранить как .
  8. В открывшемся диалоговом окне Сохранить файл плана :
    • Сохраните файл в том же месте на вашем компьютере, что и исходный файл.

      Не сохраняйте этот файл ни в архивах, ни в папке данных программ.

    • Дайте файлу новое уникальное имя.
    • Нажмите Сохранить , чтобы сохранить файл в новом месте под новым именем.
  9. В будущем вы будете работать с этим вновь сохраненным файлом.

Чтобы использовать архивный файл

После того, как вы сохранили копию файла архива, который планируете использовать для возобновления работы, вы можете внести несколько изменений в имена файлов для эффективного управления файлами:

  1. Переименуйте исходный файл, в котором часть вашей работы была утеряна.
    • Если вы можете открыть файл в программе, выберите в меню Файл> Сохранить как ;
    • Дайте этому файлу короткое описательное имя, указывающее на то, что в нем отсутствуют данные.
    • Если вы не можете открыть файл в программе из-за повреждения, не стесняйтесь удалить его, чтобы удалить этот файл из вашей системы.
  2. Откройте архивную копию, которую вы сохранили в папке проекта, и выберите Файл> Сохранить как .
    • Назначьте исходное имя файла этой последней копии.
  3. Конечным результатом будет три копии этого файла: оригинал с именем, указывающим на отсутствие информации, восстановленный архивный файл и чертеж, с которым вы будете продолжать работать.

  4. * Только для главного архитектора и домашнего дизайнера Pro — Если файл представляет собой план, из которого вы отправляли виды на макет, вам может потребоваться повторно связать эти виды.

    Чтобы узнать больше о повторном связывании файлов макета, см. Статью «Сообщение: не удалось открыть все файлы плана, связанные с этим макетом» в разделе «Связанные статьи» ниже.

Чрезвычайно важно понимать, что архивные файлы не должны использоваться в качестве альтернативы регулярному самостоятельному резервному копированию файлов.Архивные файлы могут не отражать прогресс, достигнутый вами в данном проекте, состояние модели или любые другие критерии, которые вы можете счесть важными.

В программах «Главный архитектор Премьер» и «Главный архитектор Интерьеры» вы можете указать количество создаваемых архивов на панели «Управление файлами» диалогового окна «Настройки». Однако важно отметить, что эти настройки не могут гарантировать полное и точное восстановление файлов вашего плана при любых обстоятельствах.

Как реализовать систему архивирования документов

Архивирование документов — это практика хранения статических документов в безопасном физическом или цифровом пространстве, и это важный аспект любой системы управления документами (DMS).Компании в различных отраслях и сферах практикуют архивирование документов, особенно те, которые должны хранить записи и файлы, которые больше не используются.

Что такое архивирование документов?

Архивирование документов — это практика перемещения документов, которые больше не используются регулярно, но которые все еще необходимо хранить, в хранилище.

Документы могут храниться по разным причинам, в том числе:

  • Законодательные требования
  • Деловые записи
  • Налоговая отчетность
  • Освобождение места

Документы могут быть физическими или цифровыми, хотя многие предприятия переходят с бумажных документов на цифровые, а также управление документами и архивирование, чтобы уменьшить физическое пространство для хранения и упростить повседневные операции.Архивирование данных — важная часть любого бизнеса, позволяющая сохранять важные документы и классифицировать их таким образом, чтобы облегчить их поиск, если они понадобятся вам в будущем.

Важно отметить разницу между данными резервного копирования и архивными данными. Резервные копии данных — это временное средство восстановления активно используемых документов. И наоборот, архивные данные включают документы, которые вы или ваши сотрудники не используете активно (и не будете использовать в обозримом будущем), но вам все равно нужно держать их под рукой.

Способы архивирования документов

Есть несколько методов архивирования документов, каждый из которых имеет свои плюсы и минусы. Мы можем сравнить три наиболее распространенных метода, чтобы определить, что можно получить или потерять, выбрав любой из них. (Необязательно выбирать только один метод; часто используются несколько архивов и диверсификация.)

Хранение бумаги

Самым старым методом, конечно же, является традиционное хранение бумаги — картотеки, заполненные документами или копиями. Это один из самых безопасных методов архивирования в цифровом мире: бумажное хранилище невозможно взломать, и невероятно сложно редактировать физически заархивированную информацию, не оставляя следов.

Главный недостаток хранения бумаги в том, что он громоздкий и медленный в использовании. Компьютер может открывать цифровые документы, искать их содержимое, сортировать и каталогизировать информацию за секунды. Поиск той же информации с бумажными документами может занять часы, а в некоторых случаях даже дни. Бумага повышает безопасность, но приносит в жертву эффективность.

Цифровые архивы

Цифровое хранилище, вероятно, является наиболее распространенным методом архивирования сегодня. У вас есть цифровые копии всех ваших документов, и эти цифровые файлы могут храниться на жестких дисках, локальных серверах, облачных ресурсах или любой другой компьютерной системе.Цифровые архивы чрезвычайно доступны и эффективны. Это причины, по которым они были изобретены.

Обратной стороной цифровых архивов является то, что они могут быть взломаны или взломаны. Кроме того, если они недостаточно дублируются на нескольких устройствах, они могут быть потеряны в результате одного инцидента.

Сканирование по запросу

Другой распространенный метод хранения — это сканирование по запросу. Он служит гибридом цифрового и бумажного архивирования. Сканирование по запросу — это служба, которая хранит вашу информацию в виде бумажных документов, но также сканирует их и отправляет в виде цифровых документов.Вы получаете надежность и безопасность бумажных документов с удобством оцифровки. Конечно, наличие как бумажных, так и цифровых записей означает устранение недостатков обоих. Сканирование по требованию далеко не так быстро, как в цифровых архивах, и создает риски цифровой безопасности для ваших бумажных архивов.

Что такое документооборот?

Архивирование документов — это часть управления документами, которая представляет собой организованный подход к регистрации и хранению документов. DMS — это программное обеспечение, которое собирает, хранит, хранит и распространяет документы среди членов вашей организации.

Примечание редактора: Ищете программное обеспечение для управления документами для вашего бизнеса? Заполните анкету ниже, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.

Преимущества архивирования документов для вашего бизнеса

Электронное архивирование важно по многим причинам. Прежде всего, он позволяет вам систематизировать важные файлы и обеспечивает простой способ их повторного поиска, если они когда-либо понадобятся.

Ваш бизнес будет производить много данных и отдельных документов, независимо от того, в какой отрасли вы работаете, и вы как владелец малого бизнеса обязаны следить за тем, чтобы данные хранятся таким образом, чтобы их можно было эффективно использовать.

Архивирование документов может принести пользу вашему бизнесу несколькими способами:

  • Это освобождает офисное и складское пространство. Если ваш бизнес использует физическое управление документами, велики шансы, что большая часть вашего офиса будет занята рядами ящиков для хранения или картотечных шкафов, заполненных документами и бумагами, на просеивание которых уходит часы. Однако использование системы архивирования может освободить это пространство. Или, если вы уже используете цифровую систему, архивирование может освободить место для хранения активных документов.
  • Обеспечивает безопасность. Многие компании имеют дело с документами, которые необходимо хранить в безопасности, особенно в таких отраслях, как здравоохранение, юриспруденция или финансы. Решения для архивирования документов и DMS часто имеют встроенные меры безопасности, которые управляют доступом пользователей, отслеживают изменения и контролируют пароли.
  • Документы защищены от физических опасностей. Ящики с физическими документами особенно подвержены физическим бедствиям или опасностям, таким как пожар, наводнение или кража. Архивирование ваших документов в цифровом виде или в облаке дает уверенность в том, что ваши файлы и документы в безопасности, несмотря ни на что.
  • Это увеличивает эффективность вашего бизнеса. Мир все больше переходит на цифровые технологии, и компаниям, которые все еще используют аналоговые системы, становится все труднее удовлетворять спрос. Использование системы цифрового архивирования может улучшить ваш рабочий процесс, позволяя вам и вашим сотрудникам вызывать любой документ всего несколькими щелчками мыши, избавляя от необходимости сортировать ящик за ящиком.
  • Это способствует соблюдению требований. Для предприятий в юридической, медицинской или финансовой отраслях часто существуют строгие правила в отношении хранения данных и информации клиентов, которые могут быть трудными для соблюдения, когда вы в основном обрабатываете и храните бумажные копии.Системы цифрового архивирования часто поставляются с автоматизированными мерами соответствия, чтобы помочь вашим бизнес-документам соответствовать требованиям.

Как реализовать архивирование документов в малом бизнесе

Архивирование документов и управление записями важны и, как таковые, не являются быстрым делом. Вы должны уделять время и ресурсы и делать все правильно, чтобы получить максимальную пользу.

Есть шаги, которым вы можете следовать, чтобы сделать процесс как можно более безболезненным с минимальным временем простоя.

1. Оцените свою текущую систему.

Во-первых, взгляните на вашу текущую систему управления документами. Имеется ли формальная система или документы обрабатываются на разовой основе? Посмотрите, как каждый документ создается, получается, обрабатывается, хранится и удаляется. Отметьте, что работает хорошо, а что нет.

Затем вам нужно будет провести инвентаризацию ваших существующих документов, чтобы определить, сколько места вам нужно (физически и в цифровом виде). Вам также необходимо классифицировать свой инвентарь по функциям, таким как финансовая, кадровая, бюджетная и т. Д.

2. Определите свои цели.

Ваш следующий шаг — решить, что ваша система должна делать за вас. Вы хотите снизить затраты? Повысить продуктивность? Внедрить систему, которую проще использовать? Автоматизировать меры соответствия?

Перечислите свои цели в порядке приоритета. Вы также должны определить, кто в вашей команде будет отвечать за надзор за этой новой системой и управлять ею, и включить их в свое планирование.

3. Составьте график хранения.

График хранения определяет, как долго вы должны хранить документ.У некоторых документов есть графики хранения, регулируемые извне, другие соответствуют передовой практике, поэтому важно, чтобы вы сделали это ключевой частью своей системы архивирования. Например, вы должны вести постоянный учет финансовых отчетов или имущественных документов, в то время как все налоговые и налоговые документы должны храниться не менее семи лет.

Если вас беспокоит ответственность за уничтожение определенных документов, вы можете нанять поставщика Национальной ассоциации уничтожения информации для безопасной транспортировки и уничтожения конфиденциальных документов.

4. Оцифруйте все бумажные документы.

Это может занять много времени и утомительно, но преобразование ваших бумажных документов в цифровые файлы окупится в долгосрочной перспективе. Это может помочь вам сократить расходы и сэкономить на физическом хранилище, упростив доступ к важным документам. Вы можете по-прежнему хранить бумажные копии определенных документов, но также оцифровывать их в целях безопасности.

Для оцифровки бумажных документов можно использовать сканер, входящий в комплект поставки принтера, или мобильное приложение для сканирования.Самый простой способ обеспечить универсальный доступ к вашим заархивированным документам — отсканировать их как файлы PDF.

5. Выберите поставщика хранилища.

Хотя вы можете сами хранить файлы на компьютерах своей компании, если у вас очень маленький бизнес, часто в ваших интересах найти поставщика, который будет хранить их для вас. Использование службы управления документами, которая предлагает архивирование документов, предоставляет множество функций, включая дополнительную безопасность, и они могут помочь с настройкой и устранением неполадок, когда вам это нужно.

6. Оцените процессы и хранение.

Архивирование документов — это активный непрерывный процесс, требующий постоянного внимания, чтобы обеспечить его правильную работу. Сделайте частью политики вашей компании, чтобы все процедуры управления документами и архивирования ежегодно пересматривались и вносили необходимые корректировки.

Убедитесь, что ваши сотрудники знают весь процесс от начала до конца, сделав его частью вашего процесса адаптации, и предложите ежегодное повышение квалификации для сотрудников, которые этого хотят.

Вам также следует периодически просматривать архивные материалы, чтобы убедиться, что информация безопасна и доступна, и вы также хотите проверять, кто имеет — и не имеет — доступа к этим документам.

Лучшие практики архивирования документов

Архивирование документов и управление ими — это постоянно развивающийся процесс, который требует постоянного контроля и корректировок. Сделайте свой архив документов наилучшим с помощью этих методов.

1. Будьте осведомлены о требованиях к хранению записей.

Ознакомьтесь с правилами, определяющими, как долго следует хранить каждый тип документа. Общее эмпирическое правило, исключая документы, определенные финансовые отчеты и налоговые документы, составляет 10 лет, но многие отрасли и организации имеют особые правила и положения.

2. Определите, что составляет деловую запись.

Каждый бизнес индивидуален; документ, необходимый для архивации одной компании, может быть не так важен для вашей компании. С самого начала определите, что такое бизнес-запись (и как вы хотите, чтобы она велась), и убедитесь, что это различие ясно для ваших сотрудников.

3. Иметь четкую систему хранения.

После того, как вы определили, какие записи будут храниться, тщательно продумайте систему их хранения. Вы можете классифицировать документы по типу, функциям, группе или клиенту и соответственно называть файлы. Что бы вы ни решили, добавьте это в список политик вашей компании и убедитесь, что они внедрены в масштабах всей компании.

4. Определитесь с политикой хранения документов.

Ваши сотрудники будут иметь доступ к сотням, если не тысячам документов, пока они работают в вашей компании.Вам решать, кто какие документы видит или редактирует и как долго каждый сотрудник должен иметь доступ к этим файлам.

Политики должны определяться в зависимости от уникального использования и потребностей вашей компании, но это некоторые общие политики, связанные с управлением документами и архивированием:

  • Хранение электронной почты
  • Принесите собственное устройство
  • Управление мобильными устройствами

5. Учитывайте свои потребности в безопасности.

Первым шагом в безопасном архивировании файлов является изучение соответствия.В каждой отрасли есть стандарты, которые часто устанавливаются правительственными постановлениями. Вы должны знать эти правила и соблюдать их, чтобы избежать серьезных проблем.

Когда вы точно знаете требования, вы захотите провести аудит безопасности файлов, чтобы найти недостатки и источники несоответствия. Вы можете поручить аудит безопасности архива профессиональным группам, что часто является хорошим способом определить слепые зоны, которые легко пропустить с помощью внутреннего аудита.

Как решить, какие файлы архивировать

Хотя вы должны использовать свое собственное усмотрение, чтобы определить, какие файлы необходимо заархивировать, вы можете руководствоваться этими двумя практическими правилами, чтобы руководствоваться своими решениями:

  • Архивируйте все, что от вас требуется либо юридически, либо в соответствии с отраслевыми нормативными актами, и храните эти файлы в учете до тех пор, пока этого требуют правила.
  • Храните все, что имеет важное значение для создания, продолжения и жизни вашего бизнеса, например, документы о собственности, копии лицензий, налоговые декларации и формы приема на работу сотрудников, а также отчеты о налогах на прибыль.

Zip и разархивировать файлы

Zip-архивы (сжатые) файлы занимают меньше места на диске и могут быть перенесены на другие компьютеры быстрее, чем несжатые файлы. В Windows вы работаете с заархивированными файлами и папками так же, как с несжатыми файлами и папками.Объедините несколько файлов в одну заархивированную папку, чтобы упростить общий доступ к группе файлов.

  1. Найдите файл или папку, которую вы хотите заархивировать.

  2. Нажмите и удерживайте (или щелкните правой кнопкой мыши) файл или папку, выберите (или укажите на) Отправить на , а затем выберите Сжатая (заархивированная) папка .

    В том же месте создается новая заархивированная папка с тем же именем.Чтобы переименовать его, нажмите и удерживайте (или щелкните правой кнопкой мыши) папку, выберите Переименовать , а затем введите новое имя.

  1. Найдите заархивированную папку, из которой вы хотите распаковать (извлечь) файлы или папки.

  2. Выполните одно из следующих действий:

    • Чтобы разархивировать отдельный файл или папку, откройте заархивированную папку, затем перетащите файл или папку из заархивированной папки в новое место.

    • Чтобы разархивировать все содержимое заархивированной папки, нажмите и удерживайте (или щелкните правой кнопкой мыши) папку, выберите Извлечь все и следуйте инструкциям.

Примечания:

  • Чтобы добавить файлы или папки в архивную папку, которую вы создали ранее, перетащите их в архивную папку.

  • Если вы добавите зашифрованные файлы в заархивированную папку, они не будут зашифрованы при распаковке, что может привести к непреднамеренному раскрытию личной или конфиденциальной информации. По этой причине мы рекомендуем избегать архивирования зашифрованных файлов.

  • Файлы некоторых типов, например изображения JPEG, уже сильно сжаты. Если вы заархивируете несколько изображений JPEG в папку, общий размер папки будет примерно таким же, как и исходная коллекция изображений.

Архивирование ваших почтовых папок Outlook | Информационные технологии

Электронная почта UAConnect Outlook хранится на сервере Microsoft Exchange. Чтобы получить доступ к своей электронной почте, вы должны либо быть подключены к сети UA, либо пройти через веб-клиент Microsoft Outlook (OWA). Поскольку ваша электронная почта хранится на сервере, а не на вашем персональном компьютере, UITS может обеспечить ее безопасность путем ежедневного резервного копирования данных.

Когда вы архивируете электронную почту, вы удаляете ее с Microsoft Exchange Server и сохраняете в другом месте (по умолчанию это жесткий диск вашего персонального компьютера).

Однако имейте в виду, что после того, как ваша почта будет заархивирована и, таким образом, удалена с Microsoft Exchange Server, UITS больше не сможет выполнять резервное копирование данных. Если ваш персональный компьютер выйдет из строя или ваши данные будут потеряны, мы не сможем их восстановить. Важно, чтобы вы сами сделали резервную копию этих данных.

Сделайте привычкой резервное копирование данных каждый раз, когда вы архивируете электронную почту, копируя файл архива на другое стабильное устройство хранения информации, такое как портативный жесткий диск или флэш-накопитель USB.Вы также можете записать копию файла архива на компакт-диск, но имейте в виду, что извлечение файла с компакт-диска может сделать файл доступным только для чтения и может создать проблемы при его открытии в Outlook.

Следующие инструкции применимы к полной версии Outlook:

  • Откройте Outlook 2010.
  • Щелкните вкладку Файл.
  • Перейти к информации.
  • Щелкните «Инструменты очистки» и выберите «Архивировать».
  • Щелкните «Архивировать эту папку и все подпапки», выберите папку и приведенные ниже параметры по своему усмотрению.
  • Нажмите ОК

Следующие инструкции применимы к полной версии Outlook:

  • Откройте вкладку «Файл» и нажмите «Параметры» (в столбце слева).
  • Щелкните «Дополнительно» снова в столбце слева.
  • Щелкните «Параметры автоархивации …» в разделе «Автоархивирование», чтобы открыть диалоговое окно.

Параметры здесь управляют функцией автоархивации, включая ее частоту, срок хранения сообщений до их архивации и необходимость перемещения элементов в другую папку.

Если вы использовали это самостоятельно на каком-то этапе в прошлом, в параметрах должно быть указано, где хранится архив (в поле выбора «Переместить старые элементы в:»). Обратите внимание на это местоположение (возможно, вам придется щелкнуть поле выбора, а затем использовать клавиши со стрелками на клавиатуре для перемещения вправо или влево, чтобы увидеть полный путь и имя файла).

Если, однако, опция «Запускать автоархивирование каждые N дней» не отмечена, значит, архивирование не выполняется (и параметры будут выделены серым цветом).

Примечание. Эти параметры применимы только к компьютеру, на котором вы сейчас используете Outlook. Если вы используете архивы с Outlook на нескольких компьютерах, то ваши архивы будут в разных местах на обоих компьютерах.

ПОМНИТЕ, что при автоматическом архивировании в папку на диске C: вы несете ответственность за создание резервных копий заархивированных данных. Если ваш компьютер обновлен или повторно создан с использованием новой версии Windows, или если ваш диск C: выходит из строя, ваши заархивированные папки с большой вероятностью будут потеряны.

Для просмотра или восстановления заархивированной электронной почты:

  • Щелкните вкладку Файл.
  • Щелкните «Открыть».
  • Щелкните «Открыть файл данных Outlook», а затем найдите и откройте архивный файл данных Outlook (все такие файлы имеют расширение .pst).
  • В области навигации (ваш список папок) найдите и щелкните имя файла архива — обычно оно находится внизу списка папок.
  • Теперь вы можете скопировать переместить электронную почту из этой архивной папки в другую папку по мере необходимости или просто просмотреть элементы в архиве, как они есть.

Чтобы узнать, как создать резервную копию файла (ов) архива, прочтите последний раздел на этой странице. Для получения дополнительной помощи позвоните в круглосуточный центр ИТ-поддержки по телефону (520) 626-TECH (8324).

.