Как правильно написать адрес электронной почты образец: Как правильно написать адрес электронной почты

Как правильно написать адрес электронной почты

В наше время без электронной почты не обойтись никому. Общение по сети приобрело массовый характер. Многие вопросы — и деловые, и личные — решаются именно таким образом. Это удобно, быстро и не требует особых усилий. Подобный метод обмена информацией доступен для каждого пользователя, у которого есть компьютер и интернет. Поэтому важно знать, что такое адрес электронной почты и как правильно его писать. Благодаря этому сервису можно оперативно с кем-то связаться, переслать важные документы или просто пообщаться с человеком, который находится далеко от вас.

Мы расскажем вам, как стать обладателем почтового ящика в Интернете

Об электронной почте

Сервисы Electronic Mail (e-mail) используются повсюду. У каждой организации или учреждения наряду с другими контактами всегда указан и адрес электронной почты. Он должен быть у любого пользователя ПК. Без него нельзя зарегистрироваться на сайтах, подписываться на рассылки, получать доступы к закрытым ресурсам и форумам. Он нужен также для работы некоторых программ.

Такое распространение электронной почты связано с тем, что сервисы для пересылки сообщений доступны и понятны каждому человеку. Они появились очень давно, но до сих пор остаются актуальными. Для электронной почты не нужен мощный компьютер или быстрый интернет. Существует много различных сайтов, на которых её можно зарегистрировать. У всех разный интерфейс и функционал, поэтому найдутся варианты на любой вкус. Если вам не нравятся онлайн-сервисы, установите на компьютер специальные утилиты — почтовые клиенты.

Адрес e-mail уникален для каждого пользователя. Это как номер телефона или индекс — нет двух одинаковых.

Можно отправлять сообщения любой длины, добавлять к ним вложения: файлы, картинки, документы. Такое письмо будет доставлено мгновенно. Большинство сервисов электронной почты имеют огромный инструментарий для форматирования текста. Доступны разные шрифты, начертания, цвета, вставка фона, рисунков. Вы можете отправить настоящую поздравительную открытку. И получатель увидит её в тот же день.

Из чего состоит e-mail адрес?

E-mail имеет чёткую структуру и формируется определённым образом. Он состоит из нескольких элементов. Сами элементы могут различаться, но они должны быть написаны латинскими буквами. Допустимо использование цифр, знаков препинания и некоторых других символов. Это общепринятый стандарт. Вот как выглядит адрес электронной почты: «[email protected]». Разберём поподробнее каждую часть адреса.

Структура E-mail адреса не так уж сложна

  • Login (логин). Это ваше имя пользователя или «никнейм». Уникальный идентификатор, по которому система приёма и отправки сообщений будет вычислять, что это именно ваш e-mail. Его надо придумать самостоятельно. Он может быть каким угодно, главное, чтобы не совпадал с никнеймом, который уже существует в почтовом сервисе. При регистрации электронной почты может появиться предупреждение «Этот логин уже занят» или нечто подобное. Тогда надо придумать и записать другое имя. Необязательно менять его полностью, — достаточно добавить к нему какие-то цифры или символы, чтобы он стал уникальным.
  • Далее идёт символ-разделитель «@». Его называют «Коммерческое at» или просто «Собака». На клавиатуре он находится там же, где кнопка с цифрой «2» (напечатать его можно в английской раскладке). Этот знак обязателен во всех e-mail — он стоит между логином и доменом. В разных странах его именуют по-разному. Например, в Финляндии это «Кошка» или «Кошачий хвост», в Италии — «Улитка», в Болгарии — «Обезьяна», в США — просто «at». На общественных интернет-ресурсах этот символ иногда заменяют на «at» в скобках. Это делается, чтобы адрес не попадал в базы спам-ботов. При отправке сообщений надо заменять «at» на «@».
  • Domen (домен). URL сервиса, на котором зарегистрирован e-mail. Это может быть корпоративный или любой бесплатный сайт (к примеру, mail.ru или gmail.com). Многие ресурсы предлагают несколько вариантов доменов. Его нельзя придумать самостоятельно — можно только выбрать. Многие организации создают собственные домены, но это делается за отдельную плату.

Посмотрите, как написать адрес электронной почты, на конкретном примере: «[email protected]», «[email protected]».

Как зарегистрировать электронную почту?

Несколько сайтов с функцией бесплатной регистрации e-mail:

  • Yandex
  • Mail
  • Gmail
  • Rambler
  • Qip

Просмотр входящей почты в Гугл довольно удобен

Они предназначены не только для создания электронной почты. У каждого из них огромный набор информационных, развлекательных или просто полезных сервисов. Чтобы получить персональный адрес, необходимо сделать следующее:

  1. Зайдите на ресурс.
  2. Там будет кнопка «Создать аккуант», «Зарегистрироваться», «Зарегистрировать почту» или что-то подобное.
  3. Заполните поля. Обычно необходимо написать имя, желаемый логин, указать контрольный вопрос и ответ на него, задать пароль. Если не хотите вводить реальные ФИО, можете заменить его на никнейм. Но в e-mail, которое нужно для работы или каких-то официальных дел, лучше писать корректные данные пользователя, чтобы они отображались в сообщениях вашим клиентам, коллегам и работодателям.
  4. Пароль желательно сделать сложным. Не связанным с логином, именем, датой рождения или чем-то похожим. Таким, чтобы его нельзя было подобрать.
  5. Логин может состоять из букв латинского алфавита, цифр или специальных знаков. Если вы введёте недопустимый символ, система об этом предупредит.
  6. Подтвердите регистрацию.

Диалог создания почтового ящика в одной из систем

Крупные организации регистрируют собственные домены. Это выглядит презентабельно. Серьёзные компании предпочитают не использовать бесплатные сервисы e-mail.

Если не знаете, как придумать адрес электронной почты, попробуйте что-то в этом роде:

  • Фамилия с инициалами или сокращённо полное имя. Можно добавить цифры, точки, тире, нижнее подчёркивание. Удобно для делового общения. По логину сразу понятно, кому он принадлежит.
  • Никнейм, который вы часто используете в интернете. Те, кто знают вас по этому нику, смогут распознать вашу почту с первого взгляда.
  • В некоторых сервисах адрес автоматически формируется из вашего имени (если вы его указали). Система предложит несколько логинов на выбор. Если вам подходит один из них — используйте его.
  • Лучше создать ник, который легко запомнить. Не стоит задавать бессвязный набор букв или цифр, если вы собираетесь в дальнейшем использовать сервис для общения или работы.

Как отправить e-mail?

Вы хотите отправить что-то на e-mail? Сделать это очень просто.

  1. Войдите на сайт электронной почты или запустите свой почтовый клиент.
  2. Нажмите кнопку «Новое письмо». Она может называться и по-другому.
  3. В поле «Кому» введите адрес.
  4. В поле «Тема» опишите вкратце, о чём ваше сообщение. У получателя первым делом отобразиться e-mail отправителя и эта тема.
  5. Самое большое поле предназначено для тела (содержания) письма.
  6. Когда закончите, кликните на «Отправить».

Интерфейс веб-почты у различных сервисов примерно одинаков

Разобраться, как формируется адрес пользователя электронной почты, достаточно легко. Он состоит из трёх частей: логина, символа-разделителя @ и доменного имени. Эти элементы фиксированы и их нельзя менять местами. Каждый e-mail — это уникальный набор символов, не существует двух одинаковых. Логин можно придумать, домен — только выбрать из предложенных вариантов. Адрес должен состоять из латинских букв, цифр или некоторых символов.

Email, e-mail, емейл — как правильно писать?

Рассказывает ,

В интернете встречаются разные варианты сокращения термина «электронная почта» (electronic mail): email, e-mail, емейл, е-мейл. Сегодня мы попытаемся выяснить, есть ли единственный правильный вариант.

Как появился термин «electronic mail»

Первое электронное письмо отправил в 1971 году Рэй Томлинсон (Ray Tomlinson). По его словам, «…это было “QWERTYIOP” или что-то похожее». Тогда родилось понятие «electronic mail» и использовалось до тех пор, пока не было придумано сокращение.

Мы воспользовались Ngram Viewer, чтобы узнать, когда слова email и e-mail заменили полную версию (cервис показывает частоту употреблению слов в книгах из базы Google Books).

Email vs. e-mail

Мы изучили то, как различные источники сокращают термин «electronic mail». Вот что получилось:

Издательство Time в 2011 году опубликовало статью о Шиве Айадурае (Shiva Ayyadurai) «The man who invented email» («Человек, который изобрел email»), где использовало версию без дефиса. Кроме того, на сайте самого Шивы слово пишется так же.

Издательства The New York Times,  The Washington Post используют «e-mail».

Англоязычная страница о электронной почте в Википедии называется «email».

Редакция AP Stylebook, которая считается «Библией для журналистов», сообщила  в твиттере, что меняет в своем руководстве по стилистике «e-mail» на «email».

Кэмбриджский и Оксфордский словари используют версию без дефиса.

Британское издательство The Guardian придерживается варианта «email».

Поиск Google выдаёт 1 160 000 000 результатов по запросу «email», а «e-mail» — 10 030 000 000

При этом сам Google использует версию без дефиса

То же самое в Yandex

Запросов «email» меньше в 12 раз, однако компания использует это вариант в своём почтовике

Емейл и е-мейл

По сравнению с англоязычными вариантами, русскоязычные не так популярны в рунете, но также используются.

В Google запрос «е-мейл» показывает 885 000 результатов, «емейл» — 506 000

Что любопытно, поисковая система предлагает исправить «е-мейл» на «емейл»

Yandex выдаёт 51 000 000 результатов без дефиса и только 3 000 000 — с ним

Версия со слитным написанием в Яндексе популярнее.

Хотя и «мейл», и «е-мейл» встречаются в блогах, на форумах и тематических ресурсах, русскоязычной аудитории ближе иностранное написание.

Слова с E

С другими подобными словами тоже не однозначно: термин «электронное правительство» существует в двух вариантах: на сайте Европейской Комиссии употребляется версия «eGovernment», тогда как Ассоциация Объединенных Наций использует «e-government».

Как же писать правильно?

Точного ответа нет. Выбор за вами.

Нам ближе англоязычная версия без дефиса, email. В своей работе мы часто используем такие слова, как email-кампания, email-адрес. Как и в других сложных существительных, между двумя словами ставится дефис.

Если же использовать «e-mail», то получится либо e-mail кампания, либо e-mail-кампания. В первом случае с ошибкой написано сложное существительное, во втором — пропала эстетика.

А как вы используете сокращение electronic mail? Расскажите об этом в комментариях.

Написание адреса и наклеивание марок

Адрес необходимо писать разборчиво.

Адрес получателя нужно писать в правом нижнем углу отправления. Адрес отправителя — в левом верхнем.

В адресе указывают:

  • Полное имя получателя (в формате «Фамилия Имя Отчество») или название организации (краткое или полное)
  • Название улицы, номер дома, номер квартиры
  • Название населенного пункта
  • Название района, области, края или республики
  • Название страны
  • Номер а/я, если есть (в формате «а/я 15»)
  • Почтовый индекс по образцу:

Для писем до востребования на конверте указывают город (область, район, село), индекс почтового отделения, полное имя получателя и пишут «До востребования».

При отправке в национальные республики и за границу

Для национальных республик РФ: данные отправителя и получателя можно писать на государственном языке соответствующей республики при условии их повторения на русском языке.

Для отправлений за границу: данные получателя нужно писать латинскими буквами и арабскими цифрами. Можно написать адрес получателя на языке страны назначения. Наименование страны назначения в любом случае нужно указать и на русском языке тоже.

Как наклеивать марки

Марками можно оплачивать открытки, письма и бандероли по России и за границу.

Общий номинал марок, наклеенных на отправление, должен покрывать его стоимость. Ознакомьтесь с тарифами на услуги общедоступной почтовой связи. Стоимость отправлений можно также рассчитать с помощью калькулятора стоимости отправки писем, посылок.

Марки нужно наклеивать в правый верхний угол адресной стороны конверта, открытки, упаковки. Если этот угол занят, наклейте марки чуть ниже.

Иногда марка может быть напечатана прямо на конверте или открытке.

Нанесенная на конверт литера A позволяет отправить простое письмо по России весом до 20 г без наклеивания дополнительных марок.

Нанесенная на конверт литера D позволяет отправить заказное письмо по России весом до 20 г без наклеивания дополнительных марок.

Нанесенная на открытку литера B позволяет отправить эту открытку по России без наклеивания дополнительных марок.

Доклеив марки на нужную сумму, можно отправить открытки и конверты с литерами A, В и D и за границу.

Как правильно назвать адреса корпоративной электронной почты

Считается, что для организации иметь электронные ящики (e-mail) на бесплатном почтовом сервисе не престижно.
В современном мире является плохим тоном, если в качестве контактных email адресов указаны адреса, открытые на бесплатных почтовых сервисах
(например, таких как: tut.by, mail.ru, rambler.ru, yandex.ru, yahoo.com, gmail.com, hotmail.com и т.п.).

Ниже представлено описание двух самых распространенных ошибок в формировании корпоративных адресов электронной почты.

1. В качестве контактных email адресов для одной организации указаны email адреса в различных доменах.

неправильно:

[email protected]

[email protected]

[email protected]

правильно:

[email protected]

[email protected]

[email protected]

рецепт:

Правильное название email ящика с точки зрения корпоративной культуры — это:

1) Для сотрудника

имя_сотрудника.фамилия_сотрудника
@домен_компании

Например: [email protected]

2) Для отдела или логически связанной группы людей

название_группы.обозначение_группы
@домен_компании

Например: [email protected]

важно:

1) Хотя в локальной части email адреса (части, стоящей до символа ‘@’) допустимы самые различные символы, хорошим тоном
является использование только букв, разделителем между словами при этом должна выступать точка (а не, например, символ нижнего подчеркивания).

Связано это требование (разделитель — точка) с особенностями работы некоторых почтовых серверов и почтовых сервисов (например, GMail не позволяет
создавать ящики с символом нижнего подчеркивания, а также отправлять письма на адреса, содержащие такой символ, хотя с точки зрения почтовых
протоколов такой символ является допустимым).

Если Вы хотите, чтобы Ваша корреспонденция была доставлена до получателя, и чтобы от мог ответить на Ваше письмо без каких-либо проблем,
то используйте точку в качестве разделителя.

2) Локальная часть имени сотрудника должна представлять из себя следующее: имя_сотрудника.фамилия_сотрудника
При этом важен порядок следования. Вначале идет имя сотрудника, потом символ-разделитель (точка), и затем фамилия. Использование другого
порядка следования не только не правильно, но может также привести к неловким ситуациям.

Поскольку Интернет и электронная почта берут свое начало на Западе, то с этим связано несколько негласных правил:

  • на Западе у людей чаще всего нет отчества, поэтому никто не указывает отчество в названии email ящика;
  • на Западе исторически сложилось так, что вначале указывается имя человека, а затем фамилия, т.е. иностранец при заполнении
    любой формы вначале напишет имя, а затем фамилию. Например, John Smith. Сравните: Иванов Петр.

Таким образом, если создать ящик [email protected], то иностранец может ошибочно принять первую часть адреса «ivanov» за имя человека.

2. В качестве контактных email адресов используются личные email ящики пользователей.

неправильно:

[email protected]

[email protected]

правильно:

[email protected]

[email protected]

рецепт:

Личные ящики пользователей должны использоваться отдельно от корпоративных (рабочих) ящиков, поскольку:

1) В случае использования корпоративного ящика сотрудник ассоциируется с организацией, то есть в глазах клиентов, партнеров и других людей
сотрудник представляет интересы организации, выступает от ее имени, в защиту ее интересов.

Сравните: в случае использования личного ящика человек выступает от своего имени (а не от имени организации) и представляет свои интересы
(а не интересы организации).

В этом случае нарушается принцип интеграции (когда компания действует как единое целое), а также принцип формирования бренда (когда люди
воспринимают сотрудника как часть единого целого — бренда).

Естественно, что уровень доверия клиентов, партнеров и других людей к организации, которая использует в качестве контактных email адресов
личные ящики, будет ниже, чем к организации, использующей корпоративную почту на базе собственного домена.

2) В этом случае используются разные списки контактов и исключена ситуация, когда сотрудник по ошибке отправляет партнеру информацию, которую
он хотел отправить приятелю.

Читайте также:

Как правильно написать почтовый адрес в США. Пример американского адреса. Как пишут адрес в Америке | NYC-Brooklyn.ru

Вот еще одна интересная тема, и для некоторых становится небольшой проблемой. Как правильно написать почтовый адрес в Америке. Как правильно указать американский адрес в письме. В этой статье я расскажу, как американцы пишут свои домашние почтовые адреса. Ведь он же отличается от всеми привычного в России и не каждый американец-почтальон поймет какой адрес вы написали и кому он предназначен.

Приглашаем в ЧАТ в Telegram

Вступайте в обсуждения в ЧАТ в Телеграм Life/Work USA, если у вас есть какие-либо вопросы или есть чем поделиться. ЧАТ о жизни в США, группа Telegram: @usagreen

Перейти в ЧАТ

Ну и как всегда, буду объяснять на своем примере, из своего опыта.

Вот так выглядит стандартное обычное письмо в Америке. Как видим, письмо мне прислала ASA Institute, это моя предыдущая школа, ну да неважно в принципе, это было давно, да и речь о другом сейчас.

Итак, американский адрес обычно состоит из трех строчек и правильно его записывают таким образом:

    1 строчка: Имя Фамилия (First Name, Last Name)
    2 строчка: это сам адрес, сначала пишите номер дома, затем название улицы, затем номер квартиры
    3 строчка: название города, сокращение штата и почтовый индекс (зип код – zip code)
    Вот таким образом американцы и пишут американский адрес. И именно так, и никак иначе, не путайте порядок, это важно, если хотите, чтобы ваше письмо дошло до получателя.

Разберем на моем примере:

  • первые цифры 775 – это номер дома
  • далее идет название улицы: Westminster Avenue
  • далее должна идти квартира, но так как это частный дом, то номера квартиры нет. Но в Америке не все живут в домах, поэтому если это билдинг (многоквартирное здание), то далее после названия улицы пишите, например APT D5 (что значит номер квартиры D5). О, кстати, интересное вспомнил на счет нумерации квартир в Америке.
  • далее на второй строчке уже, город Бруклин (Brooklyn), штат Нью-Йорк (NY), и зип код (11230)
    И еще, обычно сокращаются типы улиц, например Street пишут как «St», Avenue – “Ave”, Lane — «Ln», Road — «Rd», Turnpike — «Tpke» и др. Это же касается квартиры, Apartment – “Apt”.

И получилось так:

Maxim Maximov
775 Westminster Avenue APT D5
Brooklyn, NY, 11230

Теперь, чего я вспомнил-то, пока не забыл напишу. Нумерация квартир в Нью-Йорке (а может и по всей Америке) идет не как в России от 1 до 100. А буквенно-цифровая или наоборот цифро-буквенная ))
То есть, если номер квартиры начинается с буквы, мой пример D5, то это означает, что этаж 4, так как по английскому алфавиту буква D идет 4-ая, после A, B, C. То есть, A – это первый этаж, B – второй этаж, C – третий этаж.

Другой случай, когда цифра стоит впереди, например 5D. В этом случае все проще, цифра указывает на номер этажа.

Вот помните мою статью Интересности американского номера телефона. Как удобно и легко запоминаются их номера с помощью букв. Так и в этом случае я думаю, они сделали очень удобную систему номера квартир в США. Почему я про нее написал. Ну вот сами вспомните, сколько раз было такое, что вам называли номер квартиры, вы заходите в подъезд и гадаете потом, а на какой этаж подниматься?! Со мной такое было неоднократно в России, ну конечно многие спрашивают заранее какой этаж, а многие офисы в своем адресе сразу пишут, например этаж 2. Я конечно понимаю, что это мелочь, но все же это удобная мелочь в Америке, когда в номере квартиры шифруется сразу и номер этажа.

И, кстати, адрес указанный в письме, это мой предыдущий адрес, там я жил первые месяцы, когда только прилетел в Нью-Йорк. Сейчас я живу по-другому адресу, которые знают только те, кто заказывал у меня iPad или iPhone или прочие товары с Америки. Они мне доверились, я их не подвел, потому и тоже доверяю им.

Ну вот, теперь и вы знаете, как правильно писать почтовый адрес в США. Кстати, это касается не только почтового адреса. Это шаблон вашего американского адреса при заполнении любых анкет, бумаг, документов в Америке. А ниже бонус, шпаргалка в помощь по сокращениям в почтовом адресе США.

Сокращение улиц в американском адресе

N — North — Север
S — South — Юг
E — East — Восток
W — West — Запад
St/Str — Street — Улица
Ave/Av — Avenue — Проспект
Rd — Road — Проезд
Dr — Drive — Проезд
Blvd — Boulevard — Бульвар
Sq — Square — Площадь
Ln — Lane — Переулок
Pl — Place — Площадь (местечко)
Pk — Pike — Пик
Crt/Ct — Court — Двор (площадка)
Lp — Loop —
Cir/Cr — Circle — Округ
Hwy — Highway — Шоссе
Is — Island — Остров
Br — Bridge — Мост
Mnt — Mountain — Гора
Cy/Cyn — Canyon — Каньон

Сокращение штатов в американском адресе — почтовые коды США

AL — Alabama — Алабама
AK — Alaska — Аляска
AS — American Samoa — Американское Самоа
AZ — Arizona — Аризона
AR — Arkansas — Арканзас
CA — California — Калифорния
CO — Colorado — Колорадо
CT — Connecticut — Коннектикут
DE — Delaware — Делавэр
DC — District of Columbia — Округ Колумбия
FM — Federated States of Micronesia — Федеративные Штаты Микронезии
FL — Florida — Флорида
GA — Georgia — Джорджия
GU — Guam — Гуам
HI — Hawaii — Гавайи
ID — Idaho — Айдахо
IL — Illinois — Иллинойс
IN — Indiana — Индиана
IA — Iowa — Айова
KS — Kansas — Канзас
KY — Kentucky — Кентукки
LA — Louisiana — Луизиана
ME — Maine — Мэн
MH — Marshall Islands — Маршалловы острова
MD — Maryland — Мэриленд
MA — Massachusetts — Массачусетс
MI — Michigan — Мичиган
MN — Minnesota — Миннесота
MS — Mississippi — Миссисипи
MO — Missouri — Миссури
MT — Montana — Монтана
NE — Nebraska — Небраска
NV — Nevada — Невада
NH — New Hampshire — Нью-Гэмпшир (Нью-Хэмпшир)
NJ — New Jersey — Нью-Джерси
NM — New Mexico — Нью-Мексико
NY — New York — Нью-Йорк
NC — North Carolina — Северная Каролина
ND — North Dakota — Северная Дакота
MP — Northern Mariana Islands — Северные Марианские острова
OH — Ohio — Огайо
OK — Oklahoma — Оклахома
OR — Oregon — Орегон
PW — Palau — Палау
PA — Pennsylvania — Пенсильвания
PR — Puerto Rico — Пуэрто-Рико
RI — Rhode Island — Род-Айленд
SC — South Carolina — Южная Каролина
SD — South Dakota — Южная Дакота
TN — Tennessee — Теннесси
TX — Texas — Техас
UT — Utah — Юта
VT — Vermont — Вермонт
VA — Virginia — Вирджиния
VI — Virgin Islands — Американские Виргинские острова
WA — Washington — Вашингтон
WV — West Virginia — Западная Вирджиния
WI — Wisconsin — Висконсин
WY — Wyoming — Вайоминг
Черным цветом — один из 48 материковых штатов.
Синим цветом — нематериковые штаты.
Зеленым цветом — территория или владение США.
Красным цветом — столица США.

Как правильно написать email на английском языке

Содержание:

  1. Структура электронного письма
    1. Subject (тема письма)
    2. Обращение
    3. Основная часть
    4. Вложение
    5. Заключительная фраза
  2. Образец формального письма
  3. Образец неформального письма
  4. Дополнительные рекомендации

Современный мир сложно представить без общения по интернету — все мы, так или иначе, сталкиваемся с деловой или дружеской электронной перепиской. В этой статье мы расскажем о том, как правильно написать электронное письмо на английском языке.

Написать идеальное электронное письмо не так просто, как кажется на первый взгляд. Нужно учитывать не только адресата, но и лексику, которая должна использоваться в разных случаях. Существуют два типа электронных писем — формальные и неформальные.

Формальное или официальное письмо мы пишем, когда хотим быть вежливыми, но плохо знаем адресата — такое часто случается в деловой переписке.

Неформальное — когда хорошо знакомы с читателем и хотим быть дружелюбными.

Вот несколько случаев использования формального и неформального обращения:

Формальное

Неформальное

Письмо клиенту или деловому партнеру

Заявление о приеме на работу

Отклик на вакансию

Отзыв или жалоба

Деловое письмо от одной компании к другой

Письмо с запросом официальной информации

Письмо для друга или знакомого

Письмо коллеге

Поздравление с днем ​​рождения коллеги

Письмо родственникам

Формальный email должен быть простым, лаконичным, коротким и содержательным. Не следует использовать узко специальную лексику, но употреблять просторечия и жаргонизмы тоже не стоит. Такое письмо всегда должно быть вежливым и грамматически правильным, иметь четкую структуру и необходимое оформление.

В неформальном письме, наоборот, можно использовать жаргон, сленг, уменьшительно-ласкательные обращения. Такое письмо не имеет четких правил и зачастую может быть свободным в форме подачи информации. Однако и у формальных и у неформальных писем должна быть определенная структура.

Структура электронного письма

Subject (тема письма)

Обычно тема письма расположена сразу под адресом электронной почты получателя. Игнорировать эту часть не стоит, потому что именно тема — это первая часть информации, которую увидит адресат письма.

Особенно тема важна для официальной переписки, ведь в ней раскрывается основная суть сообщения, показывается важное оно или нет. В любом случае, она влияет на то, прочитают письмо или нет.

Хорошо составленная тема письма — это основная мысль обращения, в ней должно быть ключевое слово или деталь сообщения.

Например, если вы хотите оповестить коллегу о предстоящем совещании, то можно написать: meeting on the 26th May at 11 a.m.

Или, например, об обучающей лекции:

lecture on the 26th March at 10 a.m.

Если вы посылаете резюме для устройства на работу, то можно написать:

CV for employment.

В любом случае, эта часть письма должна быть очень короткой, не более 7 предложений и передавать его самую суть.

В неформальном письме, например, в письме другу, следует также указать основную мысль текста, но можно сделать это менее официально.

Например, если друг прислал вам приглашение на день рождения, то можно написать:

Thank you for an invitation.

Обращение

После темы письма идет обращение к адресату, именно с него нужно начинать основной текст сообщения. Как и в обычном письме, обращение от остального текста обязательно отделяется запятой. Далее текст идет с новой строки.

Например,

Dear Ms. Jackson,

Thank you…

Вот несколько частоупотребляемых обращений с комментариями:

Обращение

Случаи использования

Dear Mr. Hopkins,

Dear Ms. Hopkins,

Dear Sir or Madam,

To Whom It May Concern,

Dear partners,

Dear Recruiter,

Обращение к конкретному мужчине.

Обращение к конкретной женщине. Универсально для замужней или не замужней, если вас не просили использовать Mrs. или Miss.

Используется, если вы не знаете, кто будет отвечать на сообщение — мужчина или женщина.

Вполне допустимая фраза, если вы вообще не знаете, кто может ответить на ваше письмо. Такое может случиться при написании email на корпоративную почту компании.

Употребляется, когда вы обращаете свое письмо не к одному человеку, а к группе людей.

Можно употребить вместо “To Whom It May Concern”, если вы знаете должность человека, к которому обращаетесь.

В неформальном письме, соответственно, нет таких жестких правил.

Обращение

Случаи использования

Hi Tom, / Hello Kate,

Good morning, / Good afternoon,

Неформальное обращение к другу.

Более формальное приветствие.

Основная часть

Начать основной текст письма следует с обозначения цели его написания. В деловом письме первый абзац следует сделать максимально коротким и содержательным.

Последующие абзацы должны пояснять информацию которую вы уже сообщили. Как правило, формальные письма пишутся коротко и по существу без лишних описаний и подробностей.

Не забывайте, что каждую смысловую часть письма следует выделять новым абзацем.

Вот несколько фраз, с которых можно начать первое предложение в деловом письме:

Thank you for your letter… / Спасибо за Ваше письмо…

We would like to thank you for your letter of… / Мы хотели бы поблагодарить Вас за ваше письмо…

I regret to inform you… / Мне жаль сообщить вам…

I’m writing to let you know that… / Я пишу, чтобы сообщить о…

We would like to point out that… / Мы хотели бы обратить ваше внимание на…

Please could you send me… / Не могли бы вы выслать мне…

Примеры для неформального письма:

How are you doing? / Как твои дела?

It was nice to hear from you recently / Было приятно услышать о тебе недавно

I’m sorry I haven’t written for such a long time / Прости, что так долго не писал тебе

Hope you’re well / Надеюсь, что у тебя все хорошо

Основная часть неформального письма может быть в свободной форме, не имеет четких правил. Главное — ориентироваться на степень близости с адресатом. Если у вас нет близких отношений, тогда лучше не вдаваться в подробности и детали.

Вложение

Вложение — важный элемент электронного письма, особенно официального. Если вы прикрепляете документ, то нужно обязательно сообщить об этом, иначе получатель может пропустить или не заметить его.

Вот несколько примеров:

We enclose… / Мы прилагаем…

I am sending you… / Я высылаю тебе/Вам

Please find attached… / Пожалуйста, посмотрите

Заключительная фраза

В электронном письме также должна быть и заключительная фраза. В официальном варианте могут использоваться такие выражения:

Sincerely yours, / Искренне Ваш,

Kind regards, / С уважением,

With many thanks, / С благодарностью,

Yours faithfully, / Искренне Ваш (используется, если имя вам не известно)

После заключительной фразы нужно указать ваше имя и фамилию. В случае, если письмо было направленно компании, то укажите свою должность.

Для неформального письма:

Best wishes, / С наилучшими пожеланиями,

Write back soon, / Ответь мне поскорее,

Bye for now, / Пока,

See you soon, / До скорого,

Hope to hear from you soon, / Надеюсь получить ответ в скором времени

Далее мы приведем два варианта электронных писем — формального и неформального.

Дополнительные рекомендации

  1. Не забывайте про форматирование текста. Делайте отступы, выделение жирным или курсивом. Это улучшит внешний вид и читабельность текста.
  2. Перечитайте письмо вслух после того, как написали его. Уберите лишние слова или повторения.
  3. Текст должен быть целостным. Также не забывайте учитывать основные правила пунктуации английского языка.

В этой статье мы разобрали основные правила написания email на английском языке. Надеемся, что эта информация будет вам полезна в простом общении и в деловой переписке.

Удачи!

12345

Проголосовало 1 чел.

Как отправить электронную почту | Kadrof.ru

Электронной почтой пользуются миллионы людей – это удобно, быстро и доступно.

Чтобы отправить электронную почту Вам необходим компьютер, интернет, электронный почтовый ящик. Для регистрации почтового ящика нужно зайти на любой почтовый сервис (Mail.ru, Yandex.ru, Gmail.com или др.) и заполнить предложенную форму.

Подробнее о регистрации почтового ящика читайте в статье Как зарегистрировать электронную почту быстро и бесплатно.

Итак, Вы завели почту, и теперь Вам нужно кому-то написать. Как отправить письмо электронной почтой?

Рассмотрим процесс отправки письма электронной почты на примере сервиса Mail.ru. После регистрации почтового ящика Вы попадете на страницу, где будут предложены папки «Входящие», «Исходящие» и др.

  1. Находим кнопку «Написать» и щелкаем по ней.
  2. Перед Вами появится бланк письма и поля «Кому» и «Тема».
  3. В поле «Кому» вводим адрес электронной почты получателя, например [email protected] Если Вам нужно отправить письмо нескольким получателям, введите через запятую адреса получателей. Чтобы не заполнять адреса вручную, можно использовать функцию «Адресная книга», которая находится в строке «Кому». Нажимаем на подчеркнутое слово «Кому», и Вам открывается список адресатов (если Вы предварительно сохраняли их в записной книжке вашего почтового ящика). Ставим галочку с нужным именем или именами и нажимаем «Добавить выбранные».
  4. В самом большом поле пишем текст письма. Можно изменить цвет текста, размер шрифта, вставить ссылки или «смайлики». Для этого выделяем текст и нажимаем на одну из кнопок расположенных над полем ввода сообщения.
  5. Заполнив все поля, щелкаем на кнопку «Отправить».

По электронной почте можно отправлять не только письма, но текстовые документы, звуковые и видео файлы, картинки и фотографии.

Как отправить фото электронной почтой?

  1. Входим в почту, щелкаем по вкладке «написать», заполняем строки «Кому» и «Тема».
  2. Щелкаем по кнопке «Прикрепить файл».
  3. В открывшемся окне выбираем папку с фотографией, которую хотите отправить. Например, ваши фото лежат в папке «Фото» на диске D. Нажимаем на вкладку «Мой компьютер», щелкаем 2 раза по вкладке «(D:) Локальный диск», затем 2 раза по папке «Фото».
  4. Выбираем нужную фотографию и щелкаем по ней 1 раз.
  5. Внизу окошка в строке «Имя файла» отобразится название выбранного файла.
  6. Щелкаем 1 раз по кнопке «Сохранить» и фотография начинает загружаться на страницу электронного письма.
  7. После загрузки файла (зеленая галочка под файлом покажет, что загрузка завершена) нажимаем на кнопку «Отправить».

Чтобы отправить фото электронной почтой, нужно знать объем почтового ящика адресата. Если объем ограничен, адаптируйте, т.е. уменьшите размер фото. Внизу окошка с фото Вы увидите надпись «Фото не будет адаптированы для интернета Изменить». Щелкаем по кнопке «Изменить». В открывшемся окне выбираем функцию «Сжимать большие фото» и щелкаем «Применить».

Как отправить документ электронной почтой

Электронная почта позволяет отправлять документы различных форматов: Open document, Microsoft Word, HTML, PDF, RTF, таблицы Open Office, Microsoft Excel, презентации PowerPoint. Чтобы отправить документ электронной почтой, следуйте схожим правилам отправки фотографий.

  1. Заполняем строки «Кому» и «Тема».
  2. Щелкаем по кнопке «Прикрепить файл».
  3. В открывшемся окне выбираем нужный документ и нажимаем «Сохранить».
  4. Щелкаем по кнопке «Отправить».

Если Вам нужно удалить прикрепленный документ, нажмите на красный крестик, расположенный в правом верхнем углу файла.

Этика электронного письма – как отправить правильно электронную почту

Правила этикета электронной переписки или «этикета» так же важны, как и правила телефонного разговора или личной встречи. Отправить правильно электронную почту легко, если знать несколько простых правил.

  • Всегда отправляйте письмо с заполненной строкой «Тема». Наличие этой графы поможет адресату определить значимость сообщения и облегчит работу с электронной корреспонденцией.
  • Будьте вежливы. Помните о словах приветствия и благодарности.
  • Соблюдайте правила грамматики и пунктуации. Обилие ошибок могут принять за вашу некомпетентность и неуважение к адресату.
  • Используйте заглавные буквы только при необходимости. В электронном этикете текст, напечатанный заглавными буквами, воспринимается как крик.
  • Пишите небольшие сообщения, логичные по структуре. Разбивайте текст на абзацы, используйте короткие предложения. Если информацию нельзя сократить, оформляйте ее в виде вложений.
  • При ответе на письмо цитируйте отрывки оригинального сообщения. Так адресат легче вспомнит, о чем шла речь.
  • Не отправляйте по электронной почте конфиденциальную информацию, номера кредитных карточек. Безопасность информации превыше всего.
  • В деловых письмах не используйте смайлики, яркий фон и цветные шрифты.
  • В конце письма ставьте подпись (4-7 строк). Она поможет получателю определить отправителя письма и даст дополнительную информацию (телефон, факс).
  • Написав письмо, прочтите его, поставив себя на место получателя.

Полезные статьи:

Рекомендуем

Компьютер и интернет – это работа, доход и жизнь фрилансера. А теперь представьте ситуацию: просыпаетесь утром, включаете компьютер, а там ничего. …

Один из основных способов поискового продвижения сайта заключается в установке качественных ссылок на продвигаемый ресурс. Получить их можно …

Как написать идеальное профессиональное электронное письмо на английском языке

Следуйте этим пяти простым шагам, чтобы убедиться, что ваши английские электронные письма являются совершенно профессиональными. Начните с приветствия. Поблагодарите получателя. Назовите свою цель. Добавьте заключительное слово. Завершите заключительным словом.

Wil

. Для большинства из нас электронная почта является наиболее распространенной формой делового общения, поэтому важно сделать все правильно. Хотя электронные письма обычно не такие формальные, как письма, они все же должны быть профессиональными, чтобы создать хороший имидж вас и вашей компании.

Как написать официальное электронное письмо

Следуйте этим пяти простым шагам, чтобы убедиться, что ваши электронные письма на английском выглядят идеально профессионально.

  1. Начните с приветствия
  2. Поблагодарите получателя
  3. Укажите свою цель
  4. Добавьте заключительное слово
  5. Закончите закрытием
  1. Начните с приветствия

    Всегда открывайте электронную почту с приветствия, например «Дорогая Лилиан». Если ваши отношения с читателем формальные, используйте его фамилию (например,«Уважаемая миссис Прайс»). Если отношения более случайные, вы можете просто сказать «Привет, Келли». Если вы не знаете имя человека, которому пишете, используйте: «Для кого это может касаться» или «Уважаемый господин / госпожа».

  2. Поблагодарить получателя

    Если вы отвечаете на запрос клиента, вам следует начать с благодарственной строки. Например, если у кого-то есть вопрос о вашей компании, вы можете сказать: «Спасибо, что обратились в компанию ABC». Если кто-то ответил на одно из ваших писем, обязательно скажите: «Спасибо за быстрый ответ» или «Спасибо, что ответили мне».Поблагодарив читателя, вы успокоитесь, а вы будете казаться более вежливыми.

  3. Укажите свою цель

    Если вы начинаете общение по электронной почте, возможно, будет невозможно включить строку благодарности. Вместо этого начните с определения своей цели. Например, «Я пишу, чтобы узнать о…» или «Я пишу в отношении…».

    Четко изложите свою цель в начале письма, а затем переходите к основному тексту письма. Помните, что люди хотят читать электронные письма быстро, поэтому ваши предложения должны быть короткими и ясными.Вам также необходимо уделить особое внимание грамматике, орфографии и пунктуации, чтобы создать профессиональный имидж себя и своей компании.

  4. Добавьте заключительное слово

    Перед тем, как закончить электронное письмо, вежливо поблагодарить читателя еще раз и добавить несколько вежливых заключительных замечаний. Вы можете начать со слов «Спасибо за терпение и сотрудничество» или «Спасибо за внимание», а затем добавить «Если у вас есть какие-либо вопросы или проблемы, не стесняйтесь, дайте мне знать» и «Я с нетерпением жду. услышать от вас ».

  5. Конец с закрытием

    Последний шаг — добавить соответствующее закрытие с вашим именем. «С уважением», «С уважением» и «Спасибо» — все профессионально. Избегайте заключительных слов, таких как «С наилучшими пожеланиями» или «Ура», если вы не являетесь хорошими друзьями с читателем. Наконец, прежде чем вы нажмете кнопку отправки, еще раз просмотрите свою электронную почту и проверьте правописание, чтобы убедиться, что она действительно идеальна!

Вы еще не изучаете EF English Live? Ознакомьтесь с курсом общего и делового английского в действии, запросив пробную версию на один месяц всего за один доллар *.Здесь вы найдете дополнительную информацию об основных советах по профессиональному английскому.

EF English Live поддерживается командой академических и технических экспертов мирового класса. Наша миссия — использовать технологии для создания принципиально лучшего способа изучения английского языка. Посмотрите, как мы это делаем!

Wil

Wil — писатель, учитель, технолог и увлеченно изучает язык. Он преподавал английский язык в классах и в Интернете почти 10 лет, обучал учителей использованию классных и веб-технологий, а также писал материалы электронного обучения для нескольких крупных веб-сайтов.Он говорит на четырех языках и сейчас ищет еще один, чтобы начать учить.

Как отформатировать профессиональное сообщение электронной почты

Когда вы отправляете запрос о работе или подаете заявление о приеме на работу, или пишете другую профессиональную переписку, важно отформатировать электронную почту так же профессионально, как и любое другое деловое письмо.

В конце концов, все, включая рекрутеров и менеджеров по найму, получают много писем. Убедитесь, что ваши электронные письма выделяются из-за содержания, а не из-за небрежных ошибок, плохого форматирования или излишне небрежной лексики.

Используйте в письмах читаемый шрифт размером 10 или 12 пунктов.Отправляйте электронные письма, связанные с поиском работы, с профессионального адреса электронной почты. В идеале ваш адрес электронной почты должен включать некоторую комбинацию вашего имени и фамилии или имени и фамилии.

Вот что следует включать при отправке деловой корреспонденции и формат сообщения электронной почты, который следует использовать для отправки профессиональных сообщений электронной почты.

Как отформатировать сообщение электронной почты

Ваше электронное сообщение должно быть отформатировано как типичное деловое письмо, с пробелами между абзацами и без опечаток или грамматических ошибок.

  • Не путайте длину с качеством — пишите письмо кратко и по существу.
  • Избегайте слишком сложных или длинных предложений.
  • Сделайте так, чтобы получатели электронной почты могли быстро сканировать вашу электронную почту и знать, почему вы пишете.
  • Вычитайте его, как и любую другую корреспонденцию.
  • Если вас действительно беспокоят опечатки, распечатайте черновик электронного письма. Часто опечатки и грамматические ошибки легче обнаружить на бумажном носителе, чем при просмотре на экране.

Просмотрите шаблон сообщения электронной почты и образец сообщения электронной почты ниже, чтобы увидеть, как должно выглядеть ваше сообщение.

Тема

Не забудьте указать тему в своем электронном письме.

Если вы забудете включить один из них, ваше сообщение, вероятно, даже не откроется. Укажите в теме письма, почему вы пишете. Некоторые примеры сильных строк темы:

  • Заявление на получение статуса сотрудника по маркетингу — Джейн Смит
  • Запрос на информационное интервью
  • Спасибо — Интервью с партнером по маркетингу
  • Направлено [Имя] для [Информационного интервью, Обсуждения XYZ и т. Д.]

Приветствие / Приветствие

Если у вас есть контактное лицо, отправьте свой адрес электронной почты Уважаемому господину / госпоже. Фамилия. Если возможно, узнайте имя менеджера по найму. Эта информация иногда включается в список вакансий. Если это не так, используйте сайты, такие как LinkedIn, чтобы определить контактное лицо, или посетите веб-сайт компании для получения информации.

Если есть контактный номер, вы также можете позвонить на стойку регистрации компании и узнать, может ли администратор предоставить информацию.Проверьте и свою собственную сеть: знаете ли вы кого-нибудь, кто работает в компании и мог бы поделиться дополнительной информацией?

Если у вас нет имени контактного лица, просто отправьте свою электронную почту Уважаемому менеджеру по найму. Другой вариант — не включать приветствие и просто начать с первого абзаца вашего сообщения.

Тело сообщения

Когда вы пишете свое сообщение, включите несколько коротких абзацев:

  • Введение (кто вы) (первый абзац)
  • Причина, по которой вы пишете (второй и необязательный третий абзацы)
  • Спасибо за внимание

Если вы подаете заявление о приеме на работу, скопируйте и вставьте сопроводительное письмо в сообщение электронной почты или напишите сопроводительное письмо в теле сообщения электронной почты.Если в объявлении о вакансии вас просят отправить свое резюме в виде вложения, отправьте свое резюме в формате PDF или Word.

Когда вы спрашиваете о доступных вакансиях или нетворкинге, четко объясните, почему вы пишете, и о цели вашего электронного сообщения.

Закрытие

Включите формальное завершение, например, искренне или с уважением, когда вы заканчиваете свое сообщение. Вот список закрывающих примеров на выбор.

Включите подпись электронной почты

Важно создать подпись электронной почты и включать ее в каждое отправляемое сообщение.

Включите свое полное имя, адрес электронной почты и номер телефона в подпись электронной почты, чтобы менеджер по найму мог сразу увидеть, как с вами связаться. Вы также можете включить ссылку на страницу своего профиля LinkedIn или на веб-сайт, чтобы рекрутеры и менеджеры по найму могли легко найти дополнительную информацию о вас.

Не забывайте о вложениях

Отправка электронного письма с поиском работы часто включает в себя прикрепление файлов, резюме, портфолио или других образцов работы. Не забудьте еще раз убедиться, что вы прикрепили все файлы, упомянутые в электронном письме, прежде чем нажимать кнопку «отправить».

Шаблон сообщения электронной почты

В следующем шаблоне сообщения электронной почты перечислены сведения, которые необходимо включать в сообщения электронной почты, которые вы отправляете при поиске работы. Используйте шаблон в качестве руководства для создания настраиваемых сообщений электронной почты для отправки работодателям и знакомым.

Шаблон профессионального электронного письма

Тема электронного сообщения: Должность менеджера магазина — ваше имя

Обращение:

Уважаемый г-н / г-жа. Фамилия или Уважаемый менеджер по найму:

Первый абзац:

Первый абзац вашего письма должен включать информацию о том, почему вы пишете.Будьте ясны и прямолинейны — если вы подаете заявление о приеме на работу, укажите название должности. Если вы хотите информационное интервью, укажите это во вступительных предложениях.

Средний абзац:

В следующем разделе вашего электронного сообщения следует описать, что вы можете предложить работодателю или, если вы пишете с просьбой о помощи, о том, какую помощь вы ищете.

Последний абзац:

Завершите свое сопроводительное письмо, поблагодарив работодателя за то, что он рассмотрел вас в отношении должности или ваших связей за помощь в поиске работы.

Закрытие:

С уважением,

Ваше имя

Подпись электронной почты:

Имя Фамилия
Адрес электронной почты
Телефон
URL профиля LinkedIn (необязательно)

Расширять

Пример профессионального сообщения электронной почты

Образец сообщения электронной почты

Тема: Поиск должности адъюнкт-преподавателя — Брианна Кламбер

Уважаемый доктор Реджинальд,

Я пишу сегодня, чтобы узнать о возможности подачи заявления на должность ассистента преподавателя в вашем университете.Этим летом я перееду в ваш район. Ваше имя мне дал доктор Нельсон, который был одним из моих профессоров в Университете северных королевств.

У меня есть степень магистра в области изучения коренных народов Университета северных земель, и я был ассистентом на нескольких занятиях, пока не получил степень.

Кроме того, мне интересно узнать больше о вашей докторской степени. программа по истории Северной Америки. Возможно, мы сможем назначить встречу, чтобы я мог больше узнать о программе.

Я приложил свое резюме для вашего ознакомления. Спасибо за ваше время, и я надеюсь скоро получить известие от вас.

С уважением,

Брианна Кламбер

_________________

Брианна Кламбер
[email protected]
555-123-4567
linkedin.com/in/briannaclumber

Расширять

Как написать правильное электронное письмо: произвести правильное впечатление

Независимо от того, являетесь ли вы перспективным молодым специалистом или опытным менеджером, написание электронной почты является жизненно важным аспектом делового общения.А благодаря тому, что часто называют загадками английской грамматики и тонкостями письменного слова, это может стать ежедневной проблемой. Это особенно верно, если вам нужно мотивировать занятых людей ответить или обратиться к потенциально щекотливой теме. Чтобы написать отличное электронное письмо, вам нужно знать две вещи: типичных ошибок, которых следует избегать, и стратегии следующего уровня, чтобы продвигаться вперед.

Но обо всем по порядку — вы должны знать, как выглядит хорошее электронное письмо, если вы собираетесь его написать.

Вот совет: Если вы пишете электронное письмо, создаете презентацию или просто отправляете быстрый твит, Grammarly может вам помочь! Попробуйте приложение Grammarly, чтобы писать чище и впечатляюще.

Анатомия хорошего электронного письма

Каждое электронное письмо, которое вы пишете, имеет одинаковую базовую структуру: тема, приветствие, тело письма и закрытие. Но, как и в любой письменной форме профессионального общения, есть правильный способ и стандарты, которым следует следовать. Вот как написать правильное электронное письмо:

1
Строка темы

Тема может быть самой важной частью электронного письма, хотя ее часто упускают из виду в пользу тела письма.Но если вы пишете кому-то холодное электронное письмо или просто устанавливаете профессиональные отношения, ваша тема может побудить людей открыть сообщение, а также сформировать ожидания относительно того, что в нем заключено. С другой стороны, плохо составленная или общая тема (например, «Привет» или «Вы не хотите пропустить это») может отпугнуть читателя и привести к тому, что ваше электронное письмо попадет в папку для спама.

«Потратьте вдвое больше времени на создание правильной строки темы, чем на [тело], потому что, если они не откроют письмо, это не имеет значения», — говорит Коул Шафер, основатель и руководитель отдела копирования Honey Copy.

2
Открывалки

В большинстве случаев написания электронных писем вы захотите включить быстрое приветствие, чтобы поблагодарить читателя, прежде чем погрузиться в основное сообщение или запрос.

Исключение: когда вы находитесь в цепочке электронных писем с близкими коллегами, часто становится более естественным отбросить открывающую (а также закрывающую). Хотя поначалу это может показаться ошибкой, это свидетельствует о лучшем профессиональном взаимопонимании.

3
Кузов

Тело электронного письма — это основа вашего сообщения, и оно должно иметь четкую и конкретную цель, например получение обратной связи по презентации или организацию встречи с новым клиентом.Он также должен быть лаконичным. Таким образом, люди будут более склонны читать его, а не бегло просматривать и рисковать пропустить важную информацию. Если можете, сведите все к нескольким предложениям на выбор.

А для электронных писем, требующих большей длины и детализации, постарайтесь сделать их максимально сфокусированными. «Никто не хочет получать роман. Вы хотите, чтобы это было между тремя, четырьмя или пятью строками текста », — говорит Шафер.

4
Закрытия

Так же, как вы хотите начать дело с правильной ноги с вашего приветствия, вы также хотите хорошо расстаться.Это означает написание дружеского одобрения. И есть из чего выбирать.

Например, вот 12 распространенных и профессиональных закрытий, которые пользователи Grammarly выбрали в определенный день:

Вам нужно выбрать подход, который соответствует вашей личности, и адаптировать его к вашим отношениям, чтобы обеспечить соответствующий уровень профессионализма. С другой стороны, в профессиональных электронных письмах лучше не использовать распространенные закрывающие строки, такие как «любовь», «отправлено с iphone» или «спасибо».

Вы можете добавить любое слово в свой личный словарь.

Какие слова вы добавите? # чистка https://t.co/itTRLCarol

— Grammarly (@Grammarly) 18 сентября 2018 г.

Распространенные ошибки при написании электронных писем (и что делать вместо этого)

Подобно тому, как каждое электронное письмо — это возможность для профессионального роста, существует вероятность того, что вы попадете в обычные вредные привычки написания электронных писем. Вот восемь ошибок, которых следует избегать:

1
Пропуск необходимых оксфордских запятых

Оксфордская запятая может быть несколько поляризующей, когда вы думаете о том, как написать правильное электронное письмо, в зависимости от того, какое руководство по стилю используется для профессионального общения в вашей отрасли — обычно его либо избегают, либо приветствуют как инструмент для разъяснения.В любом случае, многие люди имеют твердое мнение об этом. Но их отсутствие может привести к путанице, в зависимости от предложения.

Как и здоровый брак, стиль AP требует четкого общения.
Мы также верим в ценность компромисса. Напоминаем, что Книга стилей не запрещает использование всех оксфордских запятых. Если пропуск запятой может привести к путанице или неправильному толкованию, используйте запятую. https://t.co/vGsuRrwpQW

— AP Stylebook (@APStylebook) 15 августа 2018 г.

Что делать вместо этого: Хотя оксфордская запятая может не подходить в определенных контекстах, обычно рекомендуется использовать ее в электронных письмах.Это потому, что это поможет вам сэкономить время и избежать недопонимания, путаницы и даже юридических проблем.

2
Хеджирование

Пользователи Grammarly знают, что когда дело доходит до хеджирования, лучше его опустить, чем оставить, особенно в электронных письмах. И если вы беспокоитесь о том, чтобы показаться невежливым, не беспокойтесь: вопреки распространенному мнению, хеджирование заставляет вас казаться менее уверенным, что в конечном итоге может подорвать ваше письмо.

Что делать вместо этого: Изложите свою идею или мнение, а затем объясните «почему», стоящие за вашими рассуждениями.Так вас лучше поймут, и вы проявите свой талант.

3
Чрезвычайно длинная и / или непонятная копия

Вы бы прочитали письмо длиной в 1000 слов? Вероятно, нет — большинство людей просматривают длинные электронные письма. А если вы добавите в черновик сложные для понимания предложения или смешанные сообщения, у вас еще меньше шансов получить удовлетворительный ответ. (Или любой ответ.)

«Я получаю тонну [электронных писем], которые представляют собой просто огромные блоки текста. И я понимаю, почему они это делают — так что у вас достаточно подробностей.Но это действительно трудно читать, и я не собираюсь читать всю книгу », — говорит Кэт Бугард, писатель-фрилансер из Висконсина.

Вместо этого используйте: Будьте краткими и сосредоточьтесь на текущем вопросе. Затем закончите призывом к действию, запрошенной датой ответа и дайте понять, что вы открыты для вопросов и последующих действий (если это так).

4
Быть слишком случайным (или формальным)

В зависимости от ваших обстоятельств, чрезмерное отклонение от повседневной или формальной стороны письма может быть ошибкой.Чрезмерная небрежность часто рассматривается как ошибка новичка, но жесткие формальные выражения также могут повредить вашему сообщению.

Что делать вместо этого: Чтобы добиться идеального баланса между формальным и повседневным, нужно думать об отношениях между вами и получателем и принимать социальные сигналы по мере развития вашего общения.

«Вы как бы хотите видеть, что кто-то делает и участвовать, подыгрывать, как бы осознавать, как развивается общение и как складываются ожидания в отношениях», — говорит Дэн Пост Сеннинг, эксперт по этикету в Институте Эмили Пост.

5
Трафареты

Не все штампы в электронной почте являются смертным грехом. Некоторые аспекты ваших писем обязательно будут немного шаблонными. В конце концов, большинство электронных писем имеют одинаковую базовую структуру, и есть фразы, которые вы можете использовать, чтобы обеспечить ясность или охватить свои основы. Но если вы собираетесь повторять фразы, убедитесь, что они имеют четкую цель.

Как сказала Кира Райт-Руис, менеджер по социальным сетям в Google Local Guides: «Хотя я всегда повторяю:« Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы », я действительно хочу знать, есть ли у них вопросы.”

Однако в большинстве случаев вы захотите по возможности удалить клише, поскольку они могут заставить людей отключиться. Вот семь лучших, которых следует избегать:

Метод

. Мы провели поиск терминов, используемых пользователями Grammarly, на основе наших самых популярных статей в блогах.

Что делать вместо этого: Попробуйте прочитать черновик на предмет клише, тона и голоса, чтобы более эффективно передать свое сообщение, не отвлекая читателя. Спросите себя: если бы ваш босс (или мама) прочитал это письмо, вы были бы довольны им? Если да, значит, вы на правильном пути.

6
Повторение

Люди часто повторяют слова в одном абзаце, дважды в двух предложениях или просто слишком близко друг к другу, чтобы остаться незамеченными. Хотя это не самое страшное нарушение, это еще одна вещь, от которой читатель может отключиться.

Вот наиболее часто повторяющиеся слова, которых следует избегать:

Что делать вместо этого: Попробуйте прочитать черновик вслух, используя функцию преобразования текста в речь на телефоне или запустите его коллегой перед отправкой.Грамматика также может помочь вам уловить эти повторяющиеся или чрезмерно используемые слова.

7
Роботизированный язык

Электронная почта

может быть потомком обычной почты, но это не значит, что ваши сообщения должны звучать как старая версия вас самих. Фактически, электронные письма должны звучать как человек, который их пишет. Поэтому использование фраз, которые звучат как что-то из викторианского романа, — не лучший прием, если вы хотите установить связь с читателем.

«Посмотрим правде в глаза: никто не хочет читать учебники для вузов.Вы хотите прочитать блог, статью или настоящий разговор. Они люди, а не роботы. Так что используйте язык, который звучит так, как если бы вы просто сидели в кафе, — говорит шеф по копированию Шафер.

Что делать вместо этого: Вы можете добиться более естественного эффекта, притворившись, что пишете другу или разговариваете с дружелюбным знакомым. Например, вы, вероятно, не сказали бы что-то вроде «Приветствую» или «Надеюсь, у вас хорошая погода», если бы вы встречались с кем-то за чашкой кофе.Вы бы сказали что-то вроде «Привет» или «Еще раз спасибо за уделенное время».

8
Чрезмерное использование восклицательных знаков!

Энтузиазм большой. Но в определенных контекстах чрезмерное использование восклицательных знаков может принести больше вреда, чем пользы. Это особенно верно, если вы налаживаете новые отношения или связываетесь с кем-то за пределами вашей компании. В конце концов, вы являетесь представителем своей работы, когда используете корпоративный адрес электронной почты. Но людям нравятся восклицательные знаки, и многие люди по-прежнему полагаются на них, чтобы передать позитивный тон.

Например, вот самые распространенные предложения и слова, которые люди используют с восклицательными знаками в электронных письмах:

Что делать вместо этого: После того, как вы написали черновик, выполните быстрый поиск по восклицательным знакам и решите, какие (если они есть) оставить, исходя из ваших отношений с получателем. Как правило, старайтесь ограничиваться одним или двумя на одно электронное письмо с коллегами.

Сегодня мы чувствуем благодарность.

Благодарен за то, что такая суперзвезда контента, как @MarketingProfs, использует Grammarly.#fridayfeeling #ourherohttps: //t.co/rrLpgheikv

— Grammarly (@Grammarly) 28 сентября 2018 г.

Перемещение по электронной почте следующего уровня

Когда у вас есть правильный формат электронной почты и вы знаете, каких ошибок следует избегать, самое время сосредоточиться на выделении ваших черновиков среди бесчисленных писем, которые большинство людей получает каждый день. Вот четыре стратегии, которые помогут вам перейти на следующий уровень:

Мыслить позитивно

Отправка отрицательного или даже нейтрального электронного письма может поставить вас в затруднительное положение.И, как и в случае с любым письменным сообщением, может быть место для неправильного толкования.

«В отсутствие другой информации наша интерпретация часто по умолчанию отрицательная», — объясняет эксперт по коммуникационному этикету Пост Сеннинг. «Когда вы говорите о негативном общении, вы [упускаете] информацию, которая является тоном голоса, мерцанием в глазах, хорошим юмором, с которым вы что-то намереваетесь, или даже искренней заботой или беспокойством, с которыми вы предлагая критику. Так что будьте очень осторожны.Когда что-то кажется вам негативным, это, вероятно, покажется кому-то еще более негативным ».

Выбери правильный тон

Вы бы не хотели получать электронное письмо с надписью «Уважаемый [клиент]» или со ссылкой на вашу работу в сфере связей с общественностью, когда вы на самом деле занимаетесь продажами, потому что это сразу покажет, что отправитель либо массово отправляет вам электронные письма, либо или они не провели надлежащего исследования и не нашли нужный контакт. Точно так же вы должны убедиться, что каждое электронное письмо, которое вы отправляете, имеет тон, созданный специально для получателя, и что вы отправляете его нужному человеку.

Таким образом, даже несмотря на то, что использование шаблонов может показаться заманчивым, важно персонализировать их и учитывать стиль общения получателя, прежде чем отправлять. Для этого быстрый поиск в Google или просмотр ленты LinkedIn или Twitter получателя могут творить чудеса.

Перед отправкой попробуйте поставить себя на место получателя, чтобы проверить тон и содержание. А если вам трудно прочитать свой собственный тон в электронном письме, детектор тона Grammarly может помочь вам определить, как вы звучите для получателя.

Последующие действия — своевременно

Если вы отправляете электронное письмо, скорее всего, вы ждете своевременного ответа. Но из-за большого количества писем, которые большинство людей обрабатывают каждый день, все может потеряться. Как правило, последующее сообщение никогда не должно приходить раньше, чем через двадцать четыре часа после отправки первоначального электронного письма.

Другими словами: не отправляйте повторный запрос через два часа после отправки. В крайних случаях такое поведение может даже заблокировать вас.«Когда вы уделяете больше времени и действительно заботитесь о человеке по другую сторону письма, вы сразу же увидите гораздо более высокий процент откликов. Мне пришлось усвоить это на собственном горьком опыте », — говорит руководитель отдела копирования Шафер.

Легко для глаз

Большинство отправляемых вами сообщений, скорее всего, будут более короткими, что отлично подходит для быстрого ответа и выполнения задач. Но для более длинных писем сканирование — это главное. Вот тогда пригодятся такие вещи, как жирный шрифт, маркеры, подчеркнутые предложения и раздел TL; DR (слишком длинный, не читал).

При составлении электронного письма следует учитывать множество факторов, и возможна большая погрешность. Но в конце концов, дело не в совершенстве. Речь идет об эффективном общении.

«Я думаю, что люди чувствуют давление, которое заставляет вас быть идеальным коммуникатором с таким огромным словарным запасом и идеально структурированными предложениями. И я не знаю, что так бывает всегда, потому что вы всего два человека, которые общаются, — говорит писатель-фрилансер Бугард.

Еще из Grammarly:

18 Советы по написанию электронных писем для офиса (с образцами писем)

Если вам интересно, как написать электронное письмо на английском языке, вы определенно не одиноки.

Электронная почта на протяжении десятилетий имела огромное значение для Интернета.

MySpace пришел и ушел, Google обогнал AskJeeves, Napster отключился…

Но электронная почта никуда не денется.

По-прежнему необходимо иметь адрес электронной почты, и люди отправляют электронные письма почти каждый день.

Вот почему умение написать четкое и ясное электронное письмо на английском языке — действительно важный навык. Это может помочь вам найти работу, завести друзей, поступить в университет и многое другое.

Если вы впервые пишете электронное письмо на английском языке, ознакомьтесь с этим руководством для начинающих.

Затем продолжайте читать этот пост, чтобы получить полезные советы о написании электронной почты и культуре электронной почты (что можно и чего нельзя).

Вы освоите формат написания электронных писем на английском языке и увидите полные образцы различных типов писем, написанных на английском языке.

Готовы? Давайте начнем писать электронные письма на английском языке!

Скачать:
Это сообщение в блоге доступно в виде удобного и портативного PDF-файла, который вы можете
можно взять куда угодно.
Щелкните здесь, чтобы получить копию. (Скачать)

Общие советы по написанию электронного письма на английском языке

1. Убедитесь, что электронная почта необходима.

Как и большинство советов по написанию электронных писем в этом разделе, это может показаться очевидным. Но иногда мы забываем очевидные вещи.

Итак, спросите себя: «Есть ли лучший или более быстрый способ справиться с этой ситуацией?» Многие люди получают десятки или даже сотни писем в день, поэтому убедитесь, что электронная почта является самым быстрым, ясным и эффективным способом общения в вашей ситуации.

Например, если вы пишете коллеге или другу, которого часто видите, вы, вероятно, можете просто поговорить с ним или с ней лично. Или вы также можете отправить текстовое сообщение или позвонить по телефону.

Если вы решили, что электронное письмо — лучший вариант, ознакомьтесь со следующими советами, прежде чем нажимать «Отправить».

2. Используйте отдельные служебные и личные адреса электронной почты

Это может не относиться ко всем, но если вы можете это сделать, это может помочь вам во многих отношениях.

Многие вакансии автоматически предоставляют вам адрес электронной почты, который вы должны использовать.В таком случае проблема решена. Используйте рабочий адрес электронной почты для работы и личный адрес электронной почты для личных писем.

Если у вас есть рабочий адрес электронной почты, он может сделать его более профессиональным. Это хорошо, если вы пишете официальное электронное письмо, но может быть не так хорошо, если вы пишете другу. Вот почему два могут быть полезны.

Кроме того, если у вас есть отдельные учетные записи, это может помочь вам сбалансировать вашу личную и профессиональную жизнь.

3.Будьте ясны, кратки и вежливы

Опять же, многие люди получают так много писем каждый день. Если ваше электронное письмо непонятное, злое или очень длинное, получатель может ответить не сразу. В конце концов они могут забыть ответить или даже просто удалить его.

Так что переходите к делу быстро, но не грубо.

Относитесь к электронной почте так же, как к эссе, только намного короче, и вы, вероятно, добьетесь хороших результатов. В эссе вы должны представить тему, объяснить различные моменты, а затем завершить тему.

Честно говоря, я сам с трудом справляюсь с этим. Я (обычно) не грубо пишу по электронной почте, но у меня есть проблемы с «краткой» частью. Поэтому, когда я заканчиваю писать электронное письмо, я проверяю его и пытаюсь удалить около 20% контента, поскольку в нем, вероятно, не было необходимости.

4. Не пишите электронные письма, когда злитесь

Может быть очень заманчиво написать грубое электронное письмо, когда вы чем-то расстроены или сердиты. Но оно того не стоит.

Если вы злитесь, подождите, пока вы не успокоитесь, прежде чем писать электронное письмо.Лучше подождать день, чем потерять работу или разрушить дружбу из-за того, что вы сказали глупость, когда злились.

5. Используйте короткие предложения

Как и №3, это проблема меня самого. Я люблю писать длинные и сложные предложения, но часто они сбивают читателя с толку. Это особенно верно, если читатель не является носителем английского языка.

Я преподаю английский язык в Коста-Рике, а в испанском, кажется, более распространены действительно длинные предложения с большим количеством запятых.Это очень сбивает с толку, особенно если перевести эти идеи на английский.

Итак, совет: пишите короткие предложения. Если вы пишете короткие ясные предложения, это неплохой вариант для английского. Некоторые авторы, такие как Эрнест Хемингуэй, известны этим. (Есть даже онлайн-инструмент под названием Hemingway App, который поможет вам писать больше, чем он!)

Если вы хорошо умеете писать по-английски, вы можете использовать длинные и более сложные предложения. Но опять же, если вы хорошо умеете писать по-английски, то, вероятно, вам не понадобятся эти советы по написанию электронных писем!

Если вы хотите четко и правильно использовать более длинные предложения, FluentU — отличный ресурс для изучения различных способов построения предложений на английском языке.

FluentU берет видеоролики из реального мира — например, музыкальные клипы, трейлеры к фильмам, новости и вдохновляющие выступления — и превращает их в индивидуальные уроки изучения языка.

В отличие от традиционных сайтов для изучения языков, FluentU использует естественный подход, который поможет вам со временем освоить английский язык и культуру. Вы выучите английский так, как на нем говорят в реальной жизни.

На FluentU есть много интересного контента из популярных ток-шоу, документальных фильмов о природе и забавных рекламных роликов, как вы можете видеть здесь:

С FluentU смотреть видео на английском очень легко.Есть интерактивные подписи. Это означает, что вы можете нажать на любое слово, чтобы увидеть изображение, определение и полезные примеры.

Например, если вы нажмете на слово «поиск», вы увидите следующее:

Выучите словарный запас из любого видео с помощью викторин. Проведите пальцем влево или вправо, чтобы увидеть больше примеров для слова, которое вы изучаете.

Самое приятное то, что FluentU отслеживает словарный запас, который вы изучаете, и дает вам дополнительную практику со сложными словами.Он даже напоминает вам, когда пора сделать отзыв! Каждый учащийся получает по-настоящему индивидуальный опыт, даже если он учится по одному и тому же видео.

Вы можете начать использовать веб-сайт FluentU на своем компьютере или планшете или, что еще лучше, загрузив приложение из магазинов iTunes или Google Play.

6. Избегайте пересылки электронных писем и ответов на все номера

Вариант «Переслать» в электронной почте — это благословение (хорошо) и проклятие (плохо). Может быть полезно быстро передать важную информацию новому человеку.Однако он также может раздражать получателя, если используется неправильно. (То же самое и с опцией «Ответить всем».)

Если вам нужно переслать электронное письмо, внимательно проверьте, какую информацию вы пересылаете. В некоторых случаях он может быть личным, конфиденциальным или просто чрезмерным (ненужным). Если да, вырежьте эти части.

Кроме того, некоторые почтовые программы отфильтровывают электронные письма, помеченные «Fwd» в начале строки темы, и могут даже помещать их в фильтр спама или отказываться доставлять их.

И если вы нажмете «Ответить всем», внимательно посмотрите на всех получателей, которые получат ваше письмо. Некоторым людям может не понадобиться ваше сообщение. Очень неприятно получать электронные письма на темы, которые вас не интересуют.

7. Используйте средство проверки правописания

Большинство почтовых программ имеют эту опцию, поэтому обязательно используйте ее перед отправкой электронного письма.

Или, если ваша почтовая программа не предлагает проверку орфографии на английском языке, вы можете добавить в браузер расширение, например Grammarly, и использовать его в любое время, когда что-нибудь пишете.

Чтобы получить наиболее точную версию Grammarly, вам нужно убедиться, что у вас установлена ​​Grammarly Premium, которая выделяет и предлагает исправления для более сложных проблем английского языка,

8. Следите за подписями

Многие люди ставят «крутые» или «забавные» подписи внизу писем. Они часто включают контактную информацию, например адреса электронной почты или номера телефонов. Это может быть полезно, но если ваши электронные письма будут переадресованы (см. №5), эта информация может попасть к людям, которых вы не знаете, или даже к людям, которым вы не хотели бы получать эту информацию.

Кроме того, если вы отправляете несколько электронных писем с другим человеком, оно может каждый раз включать вашу подпись, и цепочка писем становится все длиннее и длиннее. Так что подумайте о том, чтобы не включать вашу подпись в некоторые электронные письма.

Или, если вам нужна подпись электронной почты, постарайтесь сделать ее простой, не включая вашу личную информацию.

9. Если возможно, попросите носителя языка вычитать вашу электронную почту

Если вы знаете носителей языка или у вас есть друзья, которые хорошо говорят по-английски, вы можете попросить их просмотреть ваше электронное письмо, прежде чем отправлять его.Это особенно верно, если речь идет о чем-то важном.

Если вы посещаете уроки английского языка, вы можете даже попросить своего учителя просмотреть электронное письмо — просто не забудьте вежливо спросить и сказать «пожалуйста»!

10. Прочтите письмо лично, прежде чем отправлять его

Не всегда удается найти носителя языка для проверки вашей электронной почты. В таких случаях все равно будет полезно прочитать электронную почту самостоятельно. Это также может помочь вам в вашем английском.

Постарайтесь прочитать текст своего электронного письма вслух.Прежде всего, это поможет вам поработать над произношением, что всегда приятно. Во-вторых, это может помочь вам увидеть и услышать грамматические ошибки.

Это также поможет вам понять, как ваша электронная почта «течет». Если он слишком длинный или сложный для чтения вслух, возможно, вам стоит сделать его короче и понятнее.

11. Еще раз проверьте адреса электронной почты для всех получателей

Как я уже упоминал, я живу в Коста-Рике. Люди здесь часто носят ту же фамилию, что и многие другие люди.Это в основном как «Смит» или «Джонсон» в США, но примерно в 10 раз хуже.

У меня даже было несколько студентов одновременно с одинаковыми именами и фамилиями. И я по ошибке отправлял электронные письма людям с очень похожими именами.

Так что просто проверьте эти адреса электронной почты дважды на всякий случай.

Советы по написанию писем на английском с четкой структурой

После того, как вы выполнили общие советы по написанию электронных писем, приведенные в предыдущем разделе, вам нужно фактически написать письмо.Так как же это сделать?

Существует особая структура и формат написания электронного письма на английском языке, показанные в следующих советах.

12. Используйте тему сообщения

Удивительно, как много людей этого не делают. Также будьте конкретны в теме письма.

Например, не пишите просто «Вопрос». Вместо этого будьте более конкретными, например «Вопрос о расписании пятничной встречи». Таким образом, получатель сразу узнает, о чем ваше письмо, еще до того, как его откроет.

13. Начните с подходящего приветствия

Очень вежливо начинать с какого-нибудь приветствия. Если вы хорошо знаете этого человека и это неформальное письмо, вы можете просто сказать «Привет, [имя]».

Вы также можете использовать «Привет, [Имя]» или «Привет, [Имя]», чтобы быть менее случайным.

Если вы не знаете имя человека (например, если вы пишете в службу поддержки), вы можете использовать «Для кого это может касаться».

Обратите внимание, что после приветствия обычно следует использовать запятую.Согласно многим сайтам, таким как Business Writing, вы должны использовать запятую после приветствия в личных электронных письмах и письмах и использовать двоеточие после приветствия в деловых или официальных электронных письмах / письмах.

Но на самом деле запятая, вероятно, всегда подойдет, если вы не помните правило.

14. Обратите внимание на знаки препинания

Каждое предложение начинается с заглавной буквы. Обязательно ставьте точки или другие подходящие знаки препинания в конце каждого предложения.

Это небольшая деталь, но она действительно может помочь произвести положительное впечатление.

15. Подумайте, куда девать светскую беседу

Если вы знаете человека, которому пишете электронное письмо, вы можете включить небольшую беседу. Это может быть что-то вроде вопроса о семье человека, общем друге или о вашей общей деятельности. Но где и как это включить?

Лично я предпочитаю включать эту информацию после «деловой» части электронного письма. Если я прошу об одолжении, я предпочитаю сначала попросить, а потом завязать светскую беседу.

Другие люди или культуры могут предпочесть сначала светскую беседу, поэтому вы можете скорректировать ее, если хорошо знаете личность читателя.

16. Начни с конца

Когда вы пишете, сосредоточьтесь на цели и цели вашего электронного письма. Если вы задаете вопрос, это должно быть в центре внимания вашего электронного письма. Если вам нужна услуга, тогда должно быть очень ясно, какая услуга вам нужна и как именно читатель может вам помочь.

Представьте, что вы — получатель: сразу ли вы поймете, что вам нужно сделать в ответ на электронное письмо?

17.Ставьте пробелы между абзацами

Если этого не сделать, получится гигантский блок текста. Просто дважды нажимайте клавишу «Return / Enter» между абзацами. Его гораздо легче читать и меньше утомлять.

18. Используйте соответствующий закрывающий элемент

Вы можете найти несколько примеров ниже, но убедитесь, что это прощание, подходящее для цели вашего электронного письма. Другими словами, не подписывайте электронное письмо со словами «С любовью, Райан», если вы пишете своему боссу.

Точно так же не подписывайте «С уважением, Райан Сицман», если вы пишете бабушке, чтобы поблагодарить ее за подарок на день рождения, который она вам подарила.(И определенно не подписывайте свои электронные письма как «Райан Сицман», если это не ваше имя! А если это ваше имя, дайте мне знать. Я бы хотел основать клуб Райана Ситцмана!)

А теперь давайте применим все эти советы на практике!

Пример распространенных типов писем на английском языке

Одно замечание, прежде чем мы продолжим это руководство о том, как написать электронное письмо на английском языке: как я уже упоминал в первом разделе, если вы пишете очень важное электронное письмо — например, если вы подаете заявление в университет или вам нужно присылайте соболезнования (выражайте сочувствие) после того, как кто-то умирает — тогда вам обязательно нужно попросить носителя языка прочитать вашу электронную почту и помочь вам.

Личные электронные письма: Представляемся впервые

Многие люди до сих пор пишут официальные деловые электронные письма, но в наши дни не так много причин писать личные электронные письма. В основном мы общаемся через онлайн-чат, приложения, текстовые сообщения или другие методы. Но все же бывают ситуации, когда английскому студенту может потребоваться написать личное электронное письмо на английском языке.

Общие правила для личных писем на английском языке:
  • Вежливость: вам не нужно использовать формальный язык, но вы хотите казаться вежливым и дружелюбным.Поэтому, если вы делаете какие-либо просьбы, обязательно сделайте их вежливыми.

Вместо того, чтобы говорить, например, «Напиши мне ответ», попробуйте что-нибудь вроде «Если у тебя есть шанс, я буду рад получить ответ от тебя» или даже «Пожалуйста, напиши ответ, когда у тебя будет такая возможность».

  • Приветствия: для приветствий обычно используется «Уважаемый [Имя]».
  • Закрытия: чтобы попрощаться, используйте что-то вроде «Спасибо», «До скорой встречи!» или даже короткое предложение вроде «Я очень жду встречи с вами лично.Обязательно напишите / введите свое имя, даже если оно будет включено в вашу подпись.
  • Случайность: в эти типы писем вы, вероятно, сможете добавить больше шуток или неформальных комментариев. Однако будьте осторожны с тоном своего электронного письма, особенно если вы плохо знаете получателя.
Пример личного адреса электронной почты:

Для этого примера представим, что вы собираетесь поехать в США, Канаду или другую англоязычную страну. Когда вы приедете, вы останетесь в принимающей семье.Итак, организация подобрала вас с семьей, и вам нужно представиться перед личной встречей.

Вот что вы можете отправить:

Дорогая семья Смитов,

Здравствуйте, меня зовут Джон. Мне сегодня пришло письмо с подтверждением от биржевой организации. В нем говорилось, что я останусь с вами на два месяца позже в этом году. Я хотел представиться, чтобы вы могли узнать обо мне немного больше.

Мне 18 лет. Я люблю слушать рок-музыку, играть в баскетбол и читать комиксы.Я закончу среднюю школу в этом году и надеюсь поступить в колледж в следующем году. Я никогда не выезжал за пределы своей страны, поэтому встреча с вами и посещение вашей страны будет для меня захватывающим и новым опытом!

Я также хотел бы узнать о вас больше, поэтому, если у вас есть возможность, напишите нам на этот адрес электронной почты. Если у вас есть вопросы ко мне, я буду рад на них ответить.

Еще раз спасибо за согласие принять меня. Я очень рад встретиться с вами лично!

Иоанна

Полуофициальные электронные письма: письмо с просьбой о встрече или встрече

Это очень распространенный тип электронной почты, особенно если вы изучаете английский язык.Возможно, вам придется написать своему учителю, чтобы попросить о встрече с ним.

Общие правила для полуформальных писем на английском языке:
  • Длина: Опять же, сделайте это коротким. Особенно, когда вы пытаетесь найти время, которое подходит для многих, вам, возможно, придется обменяться несколькими электронными письмами. Так что сделайте их краткими и ясными.
  • Уважение. Помните, что вы просите получателя об одолжении, поэтому будьте вежливы и не требовательны.
  • Приветствия: используйте официальные или полуформальные приветствия.Вы по-прежнему можете использовать «Уважаемый _____», но вместо имени получателя используйте его титул (мистер, миссис, мисс, доктор, профессор и т. Д.) И фамилию.
  • Закрытие: в зависимости от цели вы, вероятно, можете использовать полуформальное прощание, например «Спасибо», «Надеюсь вскоре получить от вас известие» или «Заранее спасибо». Если это кто-то, с кем вы раньше разговаривали лично, вы можете использовать что-нибудь менее формальное, например: «Хороших выходных».
  • Четкость: если вы запрашиваете конкретный день, этот день / дата и время должны быть очень четкими.Попробуйте дать несколько вариантов. Таким образом, если ваш лучший выбор не сработает, у получателя будет другой выбор даты / времени.
Пример полуформального электронного письма:

Уважаемый профессор Смит,

Мне очень понравился ваш вводный курс письма, и мне было интересно продолжить, пройдя продвинутый курс письма в следующем семестре. Я хотел бы встретиться с вами, чтобы задать несколько вопросов о курсе, а также получить дополнительную информацию о стипендии для иностранных студентов.

Можно ли встретиться с вами в вашем офисе на следующей неделе? Я доступен в ваши обычные рабочие часы в понедельник и среду (с 14 до 17), но если вы заняты в эти дни, я могу встретиться в любое время во вторник или в пятницу днем. Пожалуйста, дайте мне знать, какой день и время лучше всего подходят для вас.

Большое спасибо за ваше время и помощь!

Джон Джонсон

Официальные электронные письма: сообщение о проблеме с продуктом

К сожалению, мне приходится писать такие письма довольно часто.Я говорю «к сожалению», потому что неприятно иметь проблемы с продуктом. Иногда бывает трудно иметь дело с представителями службы поддержки компании. Но ясное и вежливое электронное письмо должно помочь вам быстрее решить ваши проблемы.

Общие правила для официальных электронных писем на английском языке:
  • Вежливость: Еще раз, будьте очень вежливы. Помните, что если кто-то работает в службе поддержки клиентов, он, вероятно, получает много писем с жалобами каждый день. Так что проявите немного терпения и сострадания.Другой человек тоже человек.
  • Формальность: Избегайте шуток, сленговых слов и высказываний, которые кажутся неформальными.
  • Ясность: укажите все относящиеся к делу подробности четко.
  • Запросы: укажите результат или ответ, который вы хотите или ожидаете. Это также называется «действенным» письмом. Например, если ваш продукт сломался, вы можете запросить замену или возврат средств. Так что точно укажите, что вы просите.
  • Приветствия: для приветствий часто используется фраза «Кого это может касаться», поскольку вы, вероятно, не знаете имени человека, который будет получать электронное письмо.Но если вы знаете имя, вы можете использовать «Уважаемый [Заголовок] [Фамилия]», как в примере полуформального электронного письма.

Если это покажется вам слишком формальным, вы можете попробовать что-нибудь вроде «Доброе утро / день / вечер». Это может сделать вас дружелюбным и сделать получателя более восприимчивым к вашей жалобе или вопросам.

  • Закрытие: для прощания лучше всего подходит простое «С уважением». Но если это менее формальная компания или вы уже общались с ними, вы также можете сказать спасибо.
  • Образцы. Помимо того, чтобы попросить носителя языка проверить вашу электронную почту, рекомендуется поискать шаблоны или образцы электронного письма, которое вы пишете. В Интернете есть много разных примеров, и вы, вероятно, сможете найти те, которые помогут вам в вашей ситуации.
Пример официального электронного письма:

Для тех, кого это может касаться,

Недавно я купил тостер у вашей компании, но, к сожалению, оказалось, что нагревательный элемент работает неправильно.

Для справки, номер модели — TOS-577, я купил его 1 мая 2016 года в магазине тостеров в Нью-Йорке. Я вернул тостер в магазин, но они сказали, что мне следует связаться с вами, потому что эта модель была снятой с производства «открытой коробкой». Из-за этого они не могли предложить возврат или обмен.

Я могу понять позицию Тостер Эмпориум, но тостер не должен был сломаться так скоро. На него по-прежнему распространяется годовая гарантия вашей компании, поэтому я хотел бы обменять тостер на рабочую модель.Если это невозможно, я хотел бы получить возмещение. Пожалуйста, дайте мне знать, какие шаги мне нужно предпринять, чтобы это произошло.

Большое спасибо за вашу помощь в этой ситуации.

С уважением,
Джон Джонсон

Итак, вот оно! Если вы будете помнить об этих советах при написании электронных писем на английском языке, вы можете стать экспертом по электронной почте.

Если вы хотите получить дополнительные инструкции о том, как написать электронное письмо на английском языке (или улучшить свои навыки письма на английском в целом), перейдите на Inklyo.На этом веб-сайте есть учебные курсы и книги по английскому письму, и есть даже специальные материалы, которые могут научить вас писать электронные письма лучше, чем когда-либо прежде.


Райан Зитцман преподает английский, а иногда и немецкий язык в Коста-Рике. Он увлечен обучением, кофе, путешествиями, языками, письмом, фотографией, книгами и фильмами, но не обязательно в таком порядке. Вы можете узнать больше или связаться с ним через его сайт Sitzman ABC.

Скачать:
Это сообщение в блоге доступно в виде удобного и портативного PDF-файла, который вы можете
можно взять куда угодно.Щелкните здесь, чтобы получить копию. (Скачать)

Если вам понравился этот пост, что-то мне подсказывает, что вам понравится FluentU, лучший способ выучить английский с помощью реальных видео.

Испытайте погружение в английский онлайн!

Как написать официальное электронное письмо с уверенностью [Бесплатные шаблоны]

Как написать официальное электронное письмо (и чего избегать)

Официальные электронные письма требуют формального письма на английском языке. Это означает включение полных предложений, союзов и переходных слов; в неформальном письме есть фрагменты и соединения запятыми, в неформальных сообщениях редко встречаются союзы или переходные слова.

Пунктуация, форма абзаца, приветствия и подписи также различаются от формального к неформальному общению.

Вот рисунок, показывающий полный список различий:

5 распространенных ошибок электронной почты, из-за которых вы можете плохо выглядеть

Прежде чем мы перейдем к тому, как написать официальное электронное письмо, вот несколько ошибок электронной почты, которых следует избегать:

1. Надеваете неправильную одежду на линию приветствия.

Правильный стиль использования заглавных букв в приветствии — это регистр предложений.

Вот самые страшные нарушители официальных электронных поздравлений:

«Доброе утро» → должно быть «Доброе утро»

«Добрый день» → должно быть «Добрый день»

«Для кого это может касаться» → должно быть «Для кого это может касаться»

Исключение из правил: имена собственные (т. Е. Имена людей, г-жа / г-н + фамилия или должность).

2. Забываете пригласить двоеточие на вечеринку.

Когда вы пишете официальное электронное письмо, приветствие должно заканчиваться двоеточием, а не запятой.

3. Укладка сращивания запятой в запрещенное место.

В официальных электронных письмах не должно быть запятых.

Соединение запятой — это то, что происходит, когда вы соединяете два полных предложения с помощью запятой.

Вывод: сращивание запятых — это неправильная английская грамматика. Они подходят для текстовых сообщений и других неформальных разговоров.

4. Не обращайте внимания на знаки препинания в конце.

Всякий раз, когда у вас есть фраза или предложение в кавычках, ваша конечная пунктуация должна стоять перед конечной цитатой.

Это относится к запятым, которые продолжают предложения, и точкам, которые их заканчивают.

Исключениями из этого правила являются следующие типы пунктуации: точка с запятой, двоеточие и тире. Они должны быть вне кавычек (вопросительные знаки немного сложнее).

5. Опираясь на робкие представления.

Как американцы, мы гордимся своей прямотой.

Но не всегда.

Сколько раз вам приходилось писать такие фразы, как «Я пишу для»?

Это обходной способ настройки вашего запроса.Это очень косвенно.

Вы не можете позволить себе стыдиться, когда у всего вашего электронного письма есть семь секунд, чтобы привлечь их внимание.

Пишу, чтобы сообщить вам, что пора перестать использовать эту фразу.

Другие примеры фраз, которых следует избегать:

  • «Я хотел тебя спросить»
  • «Я хотел сообщить вам об этом»
  • «Я обращаюсь к»
  • «Причина моего электронного письма в том, что»
  • «Целью этого электронного письма является»

Продолжайте — сразу переходите к тому, к чему вы приближаетесь.

Вот почему:

  1. Каждая фраза становится очевидной с последующим текстом. Это делает вас избыточным там, где ваш обмен сообщениями наиболее важен: ваша первая строка .
  2. Непрямая позиция не меняет того факта, что вы просите или заявляете о чем-то неудобном. Во всяком случае, это свидетельствует о нерешительности покинуть свою зону комфорта.
  3. Это письмо не о вас. Речь идет о том, что важно для получателя. Начни с них.

Что делать вместо:

Начните черновик со слов «Я пишу для», чтобы начать писать.Когда вы закончите, вернитесь и удалите эту фразу. В большинстве случаев у вас будет целое предложение и без него. Если вы этого не сделаете, внесите небольшие изменения, чтобы превратить то, что у вас есть, в законченное предложение.

Как создавать эффективные электронные письма для международных команд

Вы не являетесь носителем английского языка и должны регулярно писать электронные письма своим международным коллегам?

Может быть непросто писать эффективные разговорные электронные письма, когда английский не является вашим родным языком, но эта статья предоставит несколько полезных советов, которые помогут вам улучшить общее качество ваших писем и больше походить на носителя английского языка.

Если вы не являетесь носителем английского языка, это не означает, что вы должны испытывать страх и неуверенность каждый раз, когда нажимаете кнопку «Отправить». После того, как вы примените эти простые стратегии к своему письму, вы сможете уверенно отправлять электронные письма кому угодно (даже из родных англоязычных стран, таких как США).

Советы по написанию электронных писем для международных команд

Большинство людей не скажет вам этого, но создание хорошего электронного письма начинается еще до того, как вы произнесете хоть одно слово.Написание хорошего электронного письма начинается с вашего мышления.

Когда вы в правильном настроении, вы сможете писать эффективные электронные письма, которые будут общаться и убеждать.

Звучит логично… но как войти в «правильное настроение»?

Вы усвоили несколько важных правил написания электронных писем, которые следует применять к каждому отдельному электронному письму, которое вы пишете. Самое приятное то, что эти правила также могут применяться к любой форме общения, а не только к электронной почте.

Правило написания электронного письма №1: представьте, что вы получаете электронное письмо, которое пишете

Вы когда-нибудь получали электронное письмо, которое было настолько бессвязным, что вы даже не могли дочитать его, не говоря уже о том, чтобы даже подумать об ответе? Или включил совершенно неуместное предложение?

Ahrefs — это инструмент для SEO, но они получили письмо от рыболовной компании

.

Одна из самых больших проблем при написании электронных писем — это отсутствие сочувствия к получателю.Еще до того, как написать электронное письмо, большинство людей даже не задумываются о том, будет ли их электронное письмо хорошо принято другой стороной.

Если вы хотите, чтобы к вашему электронному письму относились серьезно, вам нужно научиться сопереживать получателю еще до того, как вы начнете писать. Подумайте о человеке, которому вы отправляете электронное письмо:

.

  • Почему вы пишете этому человеку электронное письмо?
  • Что хочет человек, которому вы пишете по электронной почте?
  • Правильный ли человек, с которым можно связаться, учитывая то, чего я пытаюсь достичь?

Конечно, если вы уже близки с этим человеком, то в этих вопросах нет необходимости.Вы, вероятно, сможете быстро отправить электронное письмо и все равно получить ответ.

Но если вы отправляете электронное письмо кому-то новому или незнакомому, подумайте над этими вопросами. Ваши ответы помогут вам написать более продуманное и связное письмо.

Правило написания электронного письма №2: Пишите так, как говорите

Если вы не являетесь носителем английского языка, вполне нормально думать, что вам следует вести себя более формально, когда дело касается письма.

Однако это приводит к тому, что электронные письма носят слишком формальный характер и кажутся неудобными или жесткими.Например:

Носители английского языка пишут более неформально — их письмо звучит так, будто один человек разговаривает с другим.

Вот небольшой совет по грамматике, который всегда поможет вам звучать более естественно: пишите активным голосом и избегайте пассивного голоса.

«Активный голос» показывает, что субъект выполняет действие глагола, например: «Мэрилин отправила письмо по почте».

Напротив, «пассивный залог» показывает, что на глагол действует субъект, например: «Письмо было отправлено Мэрилин.”

Вместо того, чтобы писать «ваш отзыв будет очень признателен», попробуйте сказать «я был бы признателен за ваш отзыв» Вместо того, чтобы писать «ваш запрос был получен», попробуйте сказать «Я получил ваш запрос».

Обратите внимание, что письмо активным голосом звучит более человечно.

Как написать эффективное электронное письмо

1. Тема сообщения

Тема письма — это обычно первое, что кто-то читает, прежде чем решит открыть ваше письмо. Это также означает, что в строке темы содержится ключ к тому, будет ли ваше электронное письмо открыто, проигнорировано или удалено.

К сожалению, люди, для которых английский не является родным, не всегда знают, что писать в теме письма.

Взгляните на этот пример:

Эта конкретная тема (кстати, реальный пример) расплывчата, косвенная и совсем не намекает мне на то, о чем будет содержаться электронное письмо.

Результат? *Удалить*.

Тема сообщения особенно важна, если вы впервые обращаетесь к кому-то. Получатель не знает, кто вы, и может судить о вас только по теме письма.

Даже если вы отправляете электронные письма внутри компании, все равно стоит написать отличную тему письма, чтобы получатель знал, чего ожидать. Как и любой занятой человек, ваши товарищи по команде получают тонны писем каждый день и, безусловно, оценят дополнительные усилия, связанные с описательной строкой темы.

Итак, как написать хорошую тему письма?

Будьте ясны, прямолинейны и опишите содержание своего электронного письма. Не бойтесь затронуть всю тему письма. Скажите им, чего ожидать.

Как видите, не нужно прибегать к хитрым уловкам или названиям кликбейтов только для того, чтобы вызвать открытие. Помните — вы не хотите, чтобы людей обманом заставляли читать вашу электронную почту, вы на самом деле хотите, чтобы они прочитали ее и предприняли какие-то действия.

Вы хотите, чтобы письмо ассоциировалось с позитивными эмоциями, а не с гневом и разочарованием.

Вот несколько хороших примеров тем:

  • Я буду в городе в следующий вторник. Вы свободны?
  • Знакомство с Кевином Бэконом
  • FAQ — займет у вас 2 минуты — нужен ответ сегодня
  • Сьюзен предложила связаться с вами

2.Начните с подходящего приветствия.

Чтобы начать письмо, вы должны начать с соответствующего приветствия. Приветствие состоит из двух компонентов: приветствия и вступительного предложения.

Большинство носителей английского языка, не являющихся носителями английского языка, вероятно, из страха обидеть кого-то, склонны придерживаться только одного приветствия — Уважаемый [X]. Независимо от контекста, люди, для которых английский язык не является родным, будут использовать Dear [X] снова и снова.

Правильное приветствие зависит от ситуации.Если вы пишете официальное электронное письмо в банк или государственное учреждение, лучше начать с Уважаемый [X].

Если вы отправляете электронное письмо кому-то из своих знакомых или работаете в непринужденной обстановке, то вполне нормально использовать привет, [имя].

Чтобы помочь вам, вот список приветствий, которые вы можете начать в своих электронных письмах:

  • Уважаемый [Имя]
  • Уважаемый господин / госпожа. [Фамилия]
  • [Имя]
  • Доброе утро / день
  • Привет
  • Привет
  • Привет / Привет

Как только вы закончите приветствие, самое время для подходящего вступительного предложения.В то время как строка темы определяет, будет ли ваше электронное письмо открыто, ваше вступительное предложение определяет, будет ли ваше письмо прочитано до конца.

Лучший способ сделать это правильно — изучить человека, которому вы пишете. Узнайте, чем интересуется ваш получатель. Посмотрите его профили в социальных сетях (например, Facebook, LinkedIn и т. Д.), И, если они публикуют, прочтите некоторые из их сообщений в блогах.

Выполните поиск в Google по их имени и посмотрите, не появится ли что-нибудь интересное. Посетите веб-сайт их компании, прочитайте их страницу «О нас» и узнайте, над чем они работают или над чем они заинтересованы.

Обладая этой информацией, вы можете написать вступительное предложение, которое установит взаимопонимание. Покажите, что вы их понимаете, что им нужно, и как вы можете им помочь.

Этим вы также можете показать, что вы отличаетесь от других — что они вам интересны, вы готовы приложить все усилия, чтобы узнать больше. Демонстрация того, что вы понимаете их проблемы, помогает укрепить доверие.

Конечно, в этом нет необходимости, если вы пишете электронное письмо коллеге или кому-то из своих знакомых, но все же важно установить какой-то контекст, чтобы они знали, что происходит.

Подсказка: если вы рассылаете электронные письма с продажами и нуждаетесь в том, что именно сказать, взгляните на бесплатные шаблоны писем HubSpot. С помощью этого инструмента вы можете получить доступ к библиотеке встроенных шаблонов, разработанных для каждого этапа пути к покупке.

3. Сделайте сообщение кратким и лаконичным.

По данным Statista, мы отправляем и получаем примерно 269 миллиардов писем в день.

Если мы усредним всех жителей развитого мира (~ 4 миллиарда человек), то каждый человек будет получать около 68 писем в день!

Эта тревожная статистика ясно показывает одну вещь: мы проводим много времени за чтением электронной почты.

Написать письмо, которое будет открыто, прочитано и обработано, непросто. Вы должны заранее поработать, чтобы письмо было профессиональным, чутким и легким для чтения.

Вы должны уважать время своих читателей. Хотя вам может казаться, что вам нужно рассказать им все в одном письме, не делайте этого. Никто не ждет с нетерпением трехстраничного эссе на свой почтовый ящик. Вот один, который я получил недавно:

Ух.

Вместо этого сделайте электронное письмо коротким, лаконичным и по существу.Придерживайтесь важной и конкретной информации.

Подумайте об этом так: чего вы хотите достичь после того, как человек увидит ваше письмо?

Убедитесь, что электронное письмо написано таким образом, чтобы достичь желаемого конечного результата.

Если вам нужно включить в электронное письмо много информации, возможно, лучше вместо этого предложить телефонный звонок или встречу.

Pro-Tip: используйте этот бесплатный инструмент для встреч, чтобы быстрее планировать встречи и избегать пересылки писем.

4. Используйте стандартные шрифты.

Если вы используете неанглийскую клавиатуру, ваши шрифты могут некорректно отображаться на устройстве другого человека.

Если вы пытаетесь выглядеть как носитель языка, используйте стандартные шрифты. Некоторые языковые шрифты имеют свой собственный «английский шрифт», что является явным признаком того, что пишущий человек не является носителем языка:

Чтобы предотвратить возникновение всевозможных технических проблем, придерживайтесь того, что безопасно. Используйте безопасные веб-шрифты электронной почты, например:

  • Arial
  • Курьер
  • Грузия
  • Helvetica
  • Lucida Sans
  • Тахома
  • Times New Roman
  • Требушет MS
  • Verdana

Фактически, это точный список, который дает Gmail:

Это гарантирует, что получатель получит ваше сообщение с обычным шрифтом, независимо от того, какие устройства или операционную систему они используют.

5. Написание заключения.

Когда вы закончите работу с электронным письмом, пора закрыть его.

Не нужно придумывать ничего необычного — просто сделайте завершение простым и понятным.

Итак, ничего подобного:

Вместо этого придерживайтесь безопасных, проверенных линий закрытия — и у вас все будет хорошо.

Вы можете выбрать одну из наиболее распространенных закрывающих линий ниже:

  • С уважением,
  • С уважением
  • Твое
  • С уважением
  • С уважением
  • Лучшее
  • С уважением
  • Теплые пожелания
  • С уважением
  • Добрые пожелания
  • Спасибо
  • Спасибо

Если вы действительно ищете что-то необычное и необычное, взгляните на этот список подписей электронной почты, который вы можете попробовать.

6. Запланируйте электронную почту.

Поскольку вы пишете международное электронное письмо, часовые пояса имеют значение.

Из-за большого количества получаемых электронных писем электронное письмо, которое вы отправили рано утром, могло быть похоронено в нижней части его почтового ящика к тому моменту, когда ваш получатель его проверит. Это также может означать, что вся ваша тяжелая работа, потраченная на создание электронного письма, будет потрачена впустую.

Вместо этого настройтесь на успех.

Помните Правило №1? Поставь себя на их место.

Когда они будут наиболее восприимчивы? Когда их почтовый ящик станет «пустее»?

Это может быть во время обеда.Это может быть вечер воскресенья, когда они готовятся к предстоящей неделе. Может быть, даже пятница — вероятно, у них хорошее настроение, потому что приближаются выходные.

Затем воспользуйтесь нашим бесплатным инструментом планирования электронной почты, чтобы убедиться, что ваши электронные письма будут отправлены в нужное время в почтовый ящик получателя.

7. Сделайте последнюю проверку орфографии и грамматики.

Не терпите неудач на последней миле.

Не тратьте все свое время на создание идеального сообщения, только для того, чтобы его проигнорировал получатель, потому что оно пронизано орфографическими и грамматическими ошибками.

После того, как вы закончите написание письма, скопируйте его и вставьте в Microsoft Word или Google Docs, чтобы быстро проверить грамматику, формулировку и орфографию. Кроме того, вы также можете использовать средства проверки, такие как Grammarly, для автоматизации процесса во время черчения.

Прочтите быстро вслух, чтобы убедиться, что вы не пишете неуклюже и не говорите как робот. Ваша электронная почта должна звучать по-человечески.

Помните — помогите читателю сосредоточиться на сообщении, а не на ваших орфографических ошибках.

Хотите больше? Узнайте, как отправить правильное электронное письмо нужному человеку и обеспечить максимальную отдачу от этого бесплатного урока по электронному маркетингу.

Написание деловых писем

Написание деловых писем

Введение

Электронная почта изменила способ нашей работы, позволяя дешево и быстро общаться с коллегами, поставщиками и другими контактами по всему миру. Многие из нас сейчас используют его как основное средство общения в течение рабочего дня.Но какие методы лучше всего использовать при написании электронных писем?

Отличаются ли правила написания электронных писем от тех, которые мы уже узнали?

Электронные письма — это письменные сообщения, и их цель, как правило, заключается в отправке информации. Если мы ослабим правила грамматики и ясного общения, мы не сможем донести наше сообщение. Поэтому важно придерживаться обычных рекомендаций. Однако электронные письма обычно менее формальны, чем печатные деловые письма.

Этикет

До сих пор существует некоторая путаница в том, как правильно писать электронные письма, какой тон подходит и следует ли использовать сленг или сокращения.Лучше всего открывать и закрывать электронное письмо, используя «Уважаемый» в начале и «С наилучшими пожеланиями» или «С уважением» в конце.

«Привет» не подходит для деловых писем, если вы не знакомы с человеком, которому пишете. Если вы не знаете полное имя человека, используйте его титул (например, «Уважаемый директор службы поддержки клиентов»).

Всегда думай о читателе. Помните, что люди вряд ли обидятся, если вы слишком формальны, но некоторые могут подумать, что вы грубите, если вы слишком неформальны.

Орфография и грамматика

Вы всегда должны писать электронные письма с той же осторожностью, что и при написании официальных писем.

Всегда проверяйте орфографию и грамматику — в большинстве почтовых приложений есть инструмент, который можно использовать для этого автоматически. Помните, что небрежное общение производит плохое впечатление и на вас, и на вашу организацию.

Не поддавайтесь искушению использовать ярлыки «текстовых сообщений». Некоторые люди могут понять, что означает «cant w8 2 cu», но многие этого не понимают.

Адрес электронной почты

  • Кому — здесь вы вводите адрес электронной почты человека, которому вы пишете.
  • CC (любезно предоставленная копия) — это для адресов электронной почты других людей, которым необходимо видеть информацию в вашей электронной почте.
  • BCC (скрытая копия) — адреса, которые вы вводите в это поле, «скрыты» от других людей, получающих сообщение. Например, если вы написали электронное письмо своей страховой компании, но хотите, чтобы адвокат прочитал его для справки без ведома страховщиков, вы должны использовать это поле для адреса адвоката.

Всегда используйте правильное поле, чтобы люди знали, кто, по вашему мнению, первым воспользуется информацией.

Примеры электронной почты

Вот два примера электронных писем. Первый содержит все худшие аспекты плохой деловой электронной почты. Второй показывает вам хороший пример шаблона, который вы, возможно, захотите иметь в виду при написании своего делового письма.

Как не писать деловое письмо

Что бы вы ни делали, не делайте этого …

Чувак!

Мне просто интересно, может быть назначена встреча.Что это такое, не беспокойтесь об этом, но можем ли мы что-нибудь устроить? Без спешки!

Привет, ты видел Пасху прошлой ночью? Мне это нравится, это УДИВИТЕЛЬНО. ☺

Ладно, круто. Говори скорее, если хочешь. Не волнуйтесь, если нет.

Ура!

Dx

Открытие явно слишком неформальное и безличное — если вы не знаете имя получателя, используйте «Для кого это может касаться» или «Уважаемый господин / госпожа».

Однако, если вы знаете имя получателя, используйте его.«Дорогое имя» — иначе вы будете казаться невежественным. В конце концов, вы должны строить профессиональные отношения с этим человеком.

Первый абзац слишком случайный, неформальный и непрофессиональный. И, что особенно важно, нет благодарности за то, что вы ответили на первое письмо.

Второй абзац — неудачная попытка добавить «индивидуальный подход». Если вы профессиональны, вежливы и вежливы, нет необходимости бросать что-либо подобное. Да, это электронная почта, а не письмо, но нет никаких причин или оправданий для того, чтобы упустить стандарты или создать неправильное впечатление.

Третий абзац слишком случайен и нерешителен, оставляет слишком много места для сомнений и предполагает кого-то, кого легко умиротворить и, как правило, не так уж сильно беспокоить. А смайликам однозначно нельзя-нет.

«Ура!» Лучше избегать, если у вас уже не сложились долгосрочные отношения с получателем. Но даже в этом случае он не идеален для бизнеса.

И, наконец, всегда заканчивайте своим полным именем (по крайней мере) и надлежащей подписью. Это слишком банально, и вы, возможно, ожидаете увидеть это в текстовом сообщении.Вы должны помнить, что избавиться от вредных привычек невероятно легко. Всегда пишите, как если бы управляющему директору — потому что, пока вы не знаете иначе, вы можете им стать!

Как написать рабочий адрес электронной почты

Намного лучше последовать этому примеру…

Дорогой Стивен

Надеюсь, у тебя все хорошо. Было приятно услышать от вас — спасибо за ваше время.

Мы можем назначить встречу по этому поводу? Дайте мне знать, когда вам лучше, и мы сможем что-нибудь организовать.Было бы здорово обсудить это лично, а не по электронной почте.

Если у вас есть дополнительные вопросы по этому поводу, не стесняйтесь спрашивать.

Я с нетерпением жду встречи с вами снова.

С уважением

Давид

Ключевые моменты, которые следует запомнить

  • Будьте лаконичны. Помните, что некоторые люди получают и читают сотни писем каждый день. Постарайтесь, чтобы длина не превышала пяти абзацев. Если ваше сообщение очень длинное (например, заметки об отчете), рассмотрите возможность отправки его как вложения.
  • Не используйте неподходящий адрес электронной почты для отправки своей электронной почты (например, [email protected]). Если у вас нет рабочего адреса электронной почты, настройте его, используя свое имя или название компании.
  • Убедитесь, что вы четко указали свое электронное письмо в поле темы, так как это поможет читателю обратиться к нему позже. Старайтесь, чтобы заголовки были короткими.
  • Используйте для форматирования «простой текст», а не HTML (который создает электронные письма в стиле веб-страницы). Это будет означать, что все, кто читает ваше письмо, увидят его так, как вы хотели.Имейте в виду, что не все используют компьютер для доступа к своей электронной почте, и люди могут использовать устройства, которые могут отображать только текст.
  • Используйте маркированные списки и делайте абзацы короткими. Если вы пишете кому-то впервые, структурируйте свое электронное письмо, как письмо, с началом, серединой и концом.
  • Не используйте заглавные буквы. Создается впечатление, что вы кричите на своего читателя.
  • Не используйте смайлики (комбинации букв, которые представляют эмоции) в официальных электронных письмах.
    Например: 🙂 (счастливый) или 🙁 (грустный)
  • Избегайте слишком знакомого языка, сленга или сокращений, таких как LOL (громко смеяться) или BTW (между прочим).
  • Не нарушайте грамматику и не игнорируйте форматирование. Может быть, быстрее написать письмо без заглавных букв, но читателю это покажется непрофессиональным.
  • Если вы отправляете изображения или документы по электронной почте, убедитесь, что они имеют разумный размер файла (менее 5 МБ), поскольку большие файлы могут создавать проблемы для человека, получающего их.Убедитесь, что вы сказали читателю, что приложили вложение.
  • Всегда отвечайте на электронное письмо как можно скорее, чтобы показать отправителю, что вы имеете дело с информацией.
  • Старайтесь избегать отправки ненужных ответов (спасибо!), Поскольку они тратят время читателей, а также засоряют почтовые системы.

Заявление об отказе от ответственности

Многие компании настаивают на использовании «заявления об отказе» в конце всех исходящих писем. Есть некоторые сомнения в том, насколько юридически обязательными являются эти заявления об отказе от ответственности, и их лучше всего использовать просто, чтобы сообщить читателю, что содержимое электронного письма является конфиденциальным.Если вы отвечаете за составление заявления об отказе от ответственности для своего отдела или компании, постарайтесь свести его к минимуму и убедитесь, что читатели могут отличить его от остального текста.

Не забывайте, что отказ от ответственности не обязательно означает, что вы не несете ответственности за любые клеветнические заявления, сделанные в электронном письме.

Подписи

Как и заявления об отказе от ответственности, «подписи» должны быть короткими. Включите свое имя, адрес компании и контактные данные, а также регистрационный номер компании, где это необходимо.Избегайте включения слоганов продуктов или ссылок на веб-сайты, которые не имеют отношения к содержанию вашего электронного письма, и не включайте «значимые цитаты», такие как «Ищите, и вы найдете» при написании деловых писем. Это выглядит претенциозно и не обязательно передает правильный имидж вашей компании.