Скан копия документа: Страница не найдена — Printeru.info

Скан договора – законный документ?

Содержание статьи:

Современный ритм жизни, как правило, не оставляет времени для традиционного бумажного обмена документами: если компании срочно нужен подписанный договор, то можно отправить его отсканированную копию по электронной почте, не дожидаясь, пока оригинал документа по обычной почте дойдет до адресата. Только вот не возникнет ли потом ситуация, в которой партнер заявит, что договор не подписывал, а скан документом не является? Рассмотрим судебную практику по данному вопросу и разберемся – можно ли работать, используя сканы документов.

Что говорит закон

Согласно Гражданскому кодексу РФ все договоры должны заключаться в письменном виде – через подписанные всеми сторонами документы. Устные сделки законными не являются.

Не ломайте голову, онлайн-бухгалтерия посчитает все за вас

Закон предписывает некоторым видам сделок обязательное бумажное оформление. Это касается тех случаев, когда необходимо нотариально заверить сделку, и когда договор нуждается в госрегистрации. Как правило, в сделках с недвижимым имуществом. То есть в этих случаях электронные копии документов не подойдут – они должны быть подписаны обеими сторонами лично, даже если речь идет о разных городах или странах.

В остальных случаях закон не требует личных подписей руководителей или уполномоченных сотрудников, поэтому можно подписать документ одной стороной, отсканировать и выслать через интернет. Обмен документами посредством электронной почты или факса ГК РФ не запрещен, однако есть пара принципиальных моментов:

  • необходимо иметь доказательства принадлежности данной электронной почты одной из сторон, заключающей договор. То есть в случае суда компании придется доказать, что это — корпоративная почта фирмы, либо почта сотрудника фирмы;
  • документ должен продолжать храниться в электронном виде, допустим, в облаке, в ящике электронной почты, на жестком диске.

Многие фирмы годами работают, отправляя друг другу сканированные копии договоров, расплачиваются по ним и не задаются вопросами законности электронного документообмена, пока у кого-то из партнеров не возникают какие-либо претензии. Но если дело дойдет до суда, одной из сторон придётся доказывать, что и сканированный договор обладает такой же юридической силой, как его бумажный собрат.

Как доказать законность документа

Запомните два важных момента: подписывать электронный документ нужно электронной подписью либо в самом договоре надо добавить пункт о том, что электронные документы равны бумажным. Электронную подпись необходимо будет купить. Со вторым пунктом все несколько сложнее.

Во-первых, в документе должна присутствовать примерно следующая формулировка: «Стороны допускают обмен экземплярами договора, дополнений и приложений к нему, актами, уведомлениями, претензиями и другими документами по электронной почте. Переписка по электронной почте имеет силу простой электронной подписи и равнозначна бумажным документам с личными подписями сторон».

Во-вторых, договор необходимо дополнить пунктом о сохранении конфиденциальности доступа к электронному ящику: «Стороны обязуются сохранять конфиденциальность доступов к электронной почте и не передавать их третьим лицам».

После включения этих пунктов в договор, электронной подписью становится сам адрес электронной почты. Именно поэтому передавать логин и пароль от почты никому категорически нельзя. Почему это важно? Потому что партнер, который уже дошел до суда, вполне может заявить, что данный электронный ящик мог кто-то взломать, или, к примеру, сказать, что этой почтой пользовались все кому не лень. К слову, электронные адреса для документооборота необходимо обозначить в реквизитах обеих сторон и пересылать все документы необходимо будет именно на эти электронные адреса.

Увеличьте выручку в несколько раз с помощью эквайринга

Зачем компании свой домен?

Судебная практика показывает, что большее доверие вызывают те электронные ящики, которые зарегистрированы на домен компании. Такие как [email protected] или [email protected] К общедоступным адресам типа [email protected], [email protected] или [email protected] доверия меньше.

Покупка домена – стандартная процедура, когда фирма подписывает договор с продавцом таких платформ, и после домен принадлежит только этой компании официально. Работать в такой почте смогут исключительно сотрудники данной фирмы. Есть примеры судебных разбирательств, когда суд подтвердил правомерность переписки, которая велась с доменов компании, причем не обязательно через те электронные адреса, которые были указаны в договоре. Тот факт, что переписка велась с электронных ящиков одного доменного имени и подтвердил, что документы отправляли сотрудники одной компании, а значит, договор считается заключенным. В этой ситуации советуем проверять только один момент – сотрудник, отправляющий и подписывающий договор, все же должен иметь соответствующие полномочия – быть руководителем или работать по доверенности.

Конечно, покупка собственного домена — решение для крупных и средних компаний. А что делать небольшим фирмам? Судебная практика богата разбирательствами, решенными в пользу тех фирм, которые обменивались документами по общедоступной почте. Но в таких случаях компании очень сложно доказать, что с общей почты переписку вел тот, кто уполномочен работать с документами. Поэтому мы рекомендуем приобрести собственный домен.

Что делать, если в договоре, допустим, условий об электронном обмене документами нет, а проблема возникла именно сейчас? И когда договор точно признают заключенным?

Согласно ГК РФ компания не имеет права признавать договор незаключенным, если до этого эта фирма принимала исполнение договора. И такие разбирательства уже были в суде: одна компания оплатила другой половину суммы по договору, а вторую переводить отказалась. Суд постановил – раз предоплата была, значит и договор был заключен. К слову, Верховный суд разъяснил, что договор признается заключенным в следующих случаях:

  • когда компании переписывались в отношении какой-то сделки, обсуждали детали, высылали примеры товаров, выписки из ЕГРЮЛ и т. д.;
  • когда фирмы частично или полностью оплачивали суммы по сделке;
  • когда сотрудники компаний подписывали акты, протоколы, согласования, и так далее;
  • когда партнеры заключали сопутствующие сделки;
  • когда компании просили об отсрочке платежа.

В целом можно сказать, что компании вели работу по данной сделке, причем доказательства об этой работе имеются – это не только сами документы по сделке, но и переведенные деньги, и письма. Есть в судебной практике и такие дела, где суд, даже невзирая на неподписанный договор, признал сделку законной, потому что по договору была совершена предоплата.

Таким образом, работать по сканам документов вполне законно. Определенные риски есть в случаях, когда в договор не внесен пункт о приравнивании электронных документов к бумажным, когда у компании нет своего домена, или когда документооборот ведет сотрудник, у которого нет доверенности на подписание данных документов.

Шаг 1.

Выбор документов и загрузка скан-копий

На данном шаге производится загрузка скан-копий документов, необходимых для выпуска ЭП.

При первом выпуске выберите тип документа для загрузки.

При повторном выпуске будет открыта страница загрузки документа, удостоверяющего личность.

Для загрузки скан-копий выполните следующие шаги:

  • Нажмите кнопку Загрузить для загрузки соответствующего документа.

    Примечание: При добавлении скан-копий документов производится предварительная проверка их качества. Описание см. в разделе Распознавание скан-копий.

    При загрузке скан-копии разворота страниц паспорта гражданина РФ с фотографий реквизиты документа автоматически распознаются, привязываются к пользователю и добавляются в форму заявления на выпуск сертификата ЭП, при необходимости реквизиты можно отредактировать на следующей странице.

Если по техническим причинам проверка данных сервисом Система межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) невозможна или данные паспорта не прошли проверку, необходимо загрузить скан-копию документа СНИЛС (с соблюдением требований к файлам – они должны быть в формате JPEG, JPG, PDF, TIFF или TIF, размер файла не должен превышать 3 Мб, изображение должно быть четким).

При загрузке скан-копии лицевой стороны страхового свидетельства (СНИЛС) реквизиты документа автоматически распознаются, привязываются к пользователю и добавляются в форму заявления на выпуск сертификата ЭП, при необходимости реквизиты можно отредактировать.

Примечание: Распознавание скан-копий паспортов иностранных государств, а также прочих документов, удостоверяющих личность (вид на жительство, разрешение на временное проживание и удостоверение беженца) – не предусматривается.

2.   Нажмите кнопку Продолжить после прикрепления документов (требования к прикрепляемым файлам — они должны быть в формате JPEG, JPG, PDF, TIFF или TIF, размер файла не должен превышать 3 Мб, изображение должно быть четким).

Обратите внимание , при отмене действий по выпуску сертификата ЭП, но при успешной загрузке скан-копий документов, при повторном прохождении сценария пользователь будет направлен на страницу с уже загруженными ранее копиями, достаточно проверить актуальность данных (например, срок действия паспорта) и продолжить выпуск ЭП.

Примечание: Срок хранения копий (если сценарий выпуска сертификата ЭП не выполнен полностью) составляет 3 месяца. По истечении этого срока при подаче заявления на выпуск сертификата ЭП пользователю необходимо заново загрузить скан-копии документов. При повторной подаче заявления на выпуск сертификата ЭП, в том числе связанной с окончанием срока действия сертификата, пользователю не требуется заново загружать скан- копии документов. Они подгружаются из предыдущей заявки. Для замены скан-копии достаточно нажать кнопку загрузки скан-копии соответствующего документа, например — Загрузить скан разворота страниц паспорта (документа) с фотографией.

В случае повторного выпуска сертификата при использовании документа, удостоверяющего личность отличного от паспорта Гражданина РФ, выводится диалоговое окно для проверки и подтверждения ранее используемых данных. Если изменений нет, то повторная загрузка не требуется.

В случае отрицательного результата проверки данных пользователя выводится сообщение об ошибке. Загрузите новое изображение или внесите данные вручную.

Если указанные реквизиты верны, выполните следующие шаги:

1.     Установите отметку Я понимаю, что мое заявление на выпуск электронной подписи будет отклонено, если загруженное изображение не является скан-копией СНИЛС в хорошем качестве.

2.     Загрузите копию СНИЛС и нажмите кнопку Продолжить.

Достаточно ли скана документа для защиты прав? — вопросы от читателей Т—Ж

Здравствуйте, уважаемая редакция Т⁠—⁠Ж!

Я покупаю путевки в Турцию через безымянного турагента из Подмосковья — так дешевле, агент проверенный. Контактное лицо (он же директор) не особо беспокоится о качестве оформляемых документов и присылает мне сканы договора и платежки. Я как-то просил передать оригиналы, но турагент заверил, что и сканов достаточно.

В последнее время многие компании, которые оказывают самые разные услуги, присылают только скан документов в подтверждение оказанных услуг. Такой «электронный документооборот» вызывает у меня большие вопросы: это вообще законно?

Скажите, достаточно ли в случае чего сканов для защиты своих прав или все-таки надо оригинал на руки получить?

Антон С.

Да, сканов почти всегда достаточно и для признания сделки действительной, и для защиты прав.

Анна Чеботарева

юрист

Что такое скан документа

Сканированная копия документа — это электронный документ, который передается по различным каналам связи: по электронной почте, в «Вотсапе», в «Телеграме», в любых социальных сетях или даже по смс.

Электронный документ — это еще один способ подтверждения ваших договоренностей с другой стороной.

Гражданский кодекс не возражает против такого подтверждения. Главное, что вы должны сделать, получив скан, — проверить, понятно ли, кто его отправил.

Так, если у вас договор с турагентством «Солнечный лучик», а скан вам отправил во Вконтакте человек с ником Черный рыцарь, обязательно перезвоните в агентство и попросите направить скан с официального адреса. Это поможет предотвратить проблемы, если вдруг вы пойдете в суд позже.

Как правильно обмениваться сканами

Сканируйте документы в высоком разрешении, в цвете, если есть такая возможность. Следите за тем, чтобы подписи было хорошо видно.

Не отправляйте «голый» файл в письме или сообщении. Напишите хотя бы пару строк в качестве пояснения.

Арбитражный суд Северо-Кавказского округа в постановлении по делу А32-19429/2014 признал,
что переписки с файлами и пояснениями достаточно,
чтобы понять, что стороны договорились о чем-либо

Предложите контрагенту вставить в договор пункт о действительности сканов и определите адреса электронной почты, с которых вы будете отправлять документы.

Пункт может выглядеть примерно так:

1.1. Стороны договорились, что настоящий договор может быть заключен путем обмена документами с помощью электронной почты (email) или других электронных средств связи.

Электронные письма отправляются со следующих адресов:

[email protected]

[email protected]

1.2. Передаваемые документы должны быть подписаны сторонами (их уполномоченными представителями) и скреплены печатью, а используемый способ связи должен позволять достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

1.3. При соблюдении указанных условий отсканированные копии настоящего договора имеют юридическую силу оригинала.

Если другая сторона не спорит, что договор существует и заключен на определенных условиях, проблем в будущем возникнуть не должно.

Если другая сторона возражает, что договор был

Ваш контрагент может неожиданно возразить, что никакого скана он не подписывал. Но тогда ему придется доказать что-то из нижеперечисленного:

  1. что подпись на скане подделана;
  2. что кто-то завладел его электронной почтой/телефоном и отправил договор;
  3. что у подписанта не было требуемых полномочий.

Суды в большинстве случаев отклоняют подобные заявления, но бывали и другие решения. Например, арбитражный суд Московского округа в постановлении по делу № А40-118301/2015 не смог установить, были у человека, который вел переписку и согласовывал договор, такие полномочия или нет. Договор признали незаключенным.

Поэтому если подписываете с компаниями договор об оказании услуг по электронной почте, просите прислать вам скан доверенности или другого документа, который дает человеку, подписавшему договор, такое право.

Если ваш контрагент уже начал исполнять договор — например, прислал вам ваучеры для заселения в отель или билеты на самолет в Анталью, — а потом решил оспорить существование договора, он тоже не совсем прав. Суды утверждают, что даже частичное исполнение договора говорит о том, что другая сторона его признает. Например, так решил центральный районный суд города Барнаула в решении по делу № 2-17610/2015.

Что делать? 02.10.17

Я на Бали, а заказчики в России. Как подписать договор?

Как суды относятся к сканам

Суды общей юрисдикции (те, где граждане судятся между собой) были бы вам очень благодарны за оригиналы документов, но в большинстве случаев и копий достаточно.

Исключение — если стороны представляют разные копии одного и того же документа и у суда нет других доказательств, которые помогли бы ему понять, как выглядел оригинал. В таком случае суд просто игнорирует этот документ и то обстоятельство, которое он подтверждает.

Когда сканов недостаточно

Если вы ведете предпринимательскую деятельность и, следовательно, отчитываетесь перед налоговыми органами, обязательно требуйте оригиналы первичных документов — актов приемки, накладных.

Если у вас есть вопрос о личных финансах, правах и законах, здоровье или образовании, пишите. На самые интересные вопросы ответят эксперты журнала.

Как сделать скан-копию паспорта? | APK 2019

На сегодняшний день «документ» может выступать как листом бумаги, так и электронным файлом. Помимо создания копий в бумажном варианте их можно скопировать и в электронные файлы и наоборот. Электронный вариант документа более удобен, чем бумажный, но для преобразования одного в другой необходимо специальное оборудование. Для создания копии документа пользователю необходимо воспользоваться многофункциональным устройством. Данное оборудование способно выполнять функции сканирования, копирования и печати одновременно. Такой тип техники стал весьма популярен благодаря своей универсальности. В одном корпусе пользователь получает несколько аппаратов. Это позволяет получить значительную экономию как финансовых средств, так и рабочих площадей, весь девайс компактный и вполне доступный. Приобретая копир принтер сканер canon, вы гарантированно достигаете высокого уровня рабочего процесса.

Как снимать копии на принтерах

Ксерокопия на принтере выполняется в различных вариантах. Вы можете просто копировать файл в А4 формате, можете создать фотографическую копию в высоком разрешении. Также возможно делать расширенную или уменьшенную копию, с полями и без них.

Копировать на принтере довольно просто. Для начала работы необходимо упорядочить страницы. Прежде всего, убедиться, что бумага загружена в лоток устройства. После этого необходимо правильно расположить документы на стекле сканера. Затем следует закрыть крышку и выбрать нужное количество копий. Если надо изменить формат копий, то нажмите клавишу PAPER. После этого на дисплее появятся варианты размеров бумаги, которые доступны для печати. Для выбора монохромного или цветного режима нажмите соответствующую кнопку на управленческой панели устройства, и сделать ксерокс. После выбора всех необходимых параметров вы получите желаемый вариант и количество копий.

Как создать электронную версию документа

Для того, чтобы придать бумажному документу электронный формат, необходимо наличие не только специальной техники, но и программного обеспечения. Для того, чтобы сканер работал корректно, необходимы специальные драйвера. Зачастую они поставляются в комплекте с аппаратом, но если их нет, то возможно всегда найти в интернете. Можно использовать универсальную программу ABBY Finereader, при помощи которой выполняется распознавание текстов и непосредственное сканирование. Весь процесс преображения бумажного документа в электронный файл основывается именно на этих двух процедурах (распознавании символов и сканировании).

Как сделать сканер на принтере

Для создания электронной копии документа необходимо открыть меню «Пуск». Затемиз списка всех установленных программ выбрать драйвер многофункционального девайса (если шел в комплекте) или же выбрать программу ABBY Finereader, запуск которой далее следует выполнить. После того, как сканер и соответствующее программное обеспечение были запущены, можно открыть крышку устройства и положить на сканировочную поверхность текстом вниз бумажный документ. Лист необходимо расположить на стекле сканера предельно ровно относительно краев рабочей поверхности аппарата. Далее нужно максимально просто прижать крышку с целью исключения попадания освещения при выполнении сканирования. В противном случае файл получится засвеченным, то есть, та область документа, на которую попал свет, не будет отображена. После этого в настройках следует подобрать оптимальные параметры для сканирования. К ним можно отнести изменение цветового формата, типа файла, разрешения, яркости и контрастности. По окончании настроек необходимо нажать клавишу «Сканировать». После завершения процедуры на экране появится превью файла – уменьшенный скан с целью компактного представления для пользователя. Если необходимо, можете провести обработку полученной копии: убрать лишнее, надписи добавить и пр. Хранить полученные сканы можно не только на компьютере или съемных носителях. Существуют многофункциональные девайсы, предоставляющие возможность сканирования сразу в облако или электронную почту. Наличие таких опций позволяет сэкономить время для обработки документации. Как видно, сканирование на принтере – довольно легкий и быстрый процесс, который может выполнить без труда даже неподготовленный пользователь.

В настоящее время динамичного развития периферийного оборудования найти модель, идеально соответствующую печатным требованиям конкретного пользователя довольно просто. Выбор принтеров осуществляется в специальных магазинах и сайтах, при помощи определенных критериев и консультаций компетентных менеджеров. Это позволяет избежать досадных ошибок при покупке техники.

На сегодняшний день «документ» может выступать как листом бумаги, так и электронным файлом. Помимо создания копий в бумажном варианте их можно скопировать и в электронные файлы и наоборот. Электронный вариант документа более удобен, чем бумажный, но для преобразования одного в другой необходимо специальное оборудование. Для создания копии документа пользователю необходимо воспользоваться многофункциональным устройством. Данное оборудование способно выполнять функции сканирования, копирования и печати одновременно. Такой тип техники стал весьма популярен благодаря своей универсальности. В одном корпусе пользователь получает несколько аппаратов. Это позволяет получить значительную экономию как финансовых средств, так и рабочих площадей, весь девайс компактный и вполне доступный. Приобретая копир принтер сканер canon, вы гарантированно достигаете высокого уровня рабочего процесса.

Как снимать копии на принтерах

Ксерокопия на принтере выполняется в различных вариантах. Вы можете просто копировать файл в А4 формате, можете создать фотографическую копию в высоком разрешении. Также возможно делать расширенную или уменьшенную копию, с полями и без них.

Копировать на принтере довольно просто. Для начала работы необходимо упорядочить страницы. Прежде всего, убедиться, что бумага загружена в лоток устройства. После этого необходимо правильно расположить документы на стекле сканера. Затем следует закрыть крышку и выбрать нужное количество копий. Если надо изменить формат копий, то нажмите клавишу PAPER. После этого на дисплее появятся варианты размеров бумаги, которые доступны для печати. Для выбора монохромного или цветного режима нажмите соответствующую кнопку на управленческой панели устройства, и сделать ксерокс. После выбора всех необходимых параметров вы получите желаемый вариант и количество копий.

Как создать электронную версию документа

Видео (кликните для воспроизведения).

Для того, чтобы придать бумажному документу электронный формат, необходимо наличие не только специальной техники, но и программного обеспечения. Для того, чтобы сканер работал корректно, необходимы специальные драйвера. Зачастую они поставляются в комплекте с аппаратом, но если их нет, то возможно всегда найти в интернете. Можно использовать универсальную программу ABBY Finereader, при помощи которой выполняется распознавание текстов и непосредственное сканирование. Весь процесс преображения бумажного документа в электронный файл основывается именно на этих двух процедурах (распознавании символов и сканировании).

Как сделать сканер на принтере

Для создания электронной копии документа необходимо открыть меню «Пуск». Затемиз списка всех установленных программ выбрать драйвер многофункционального девайса (если шел в комплекте) или же выбрать программу ABBY Finereader, запуск которой далее следует выполнить. После того, как сканер и соответствующее программное обеспечение были запущены, можно открыть крышку устройства и положить на сканировочную поверхность текстом вниз бумажный документ. Лист необходимо расположить на стекле сканера предельно ровно относительно краев рабочей поверхности аппарата. Далее нужно максимально просто прижать крышку с целью исключения попадания освещения при выполнении сканирования. В противном случае файл получится засвеченным, то есть, та область документа, на которую попал свет, не будет отображена. После этого в настройках следует подобрать оптимальные параметры для сканирования. К ним можно отнести изменение цветового формата, типа файла, разрешения, яркости и контрастности. По окончании настроек необходимо нажать клавишу «Сканировать». После завершения процедуры на экране появится превью файла – уменьшенный скан с целью компактного представления для пользователя. Если необходимо, можете провести обработку полученной копии: убрать лишнее, надписи добавить и пр. Хранить полученные сканы можно не только на компьютере или съемных носителях. Существуют многофункциональные девайсы, предоставляющие возможность сканирования сразу в облако или электронную почту. Наличие таких опций позволяет сэкономить время для обработки документации. Как видно, сканирование на принтере – довольно легкий и быстрый процесс, который может выполнить без труда даже неподготовленный пользователь.

В настоящее время динамичного развития периферийного оборудования найти модель, идеально соответствующую печатным требованиям конкретного пользователя довольно просто. Выбор принтеров осуществляется в специальных магазинах и сайтах, при помощи определенных критериев и консультаций компетентных менеджеров. Это позволяет избежать досадных ошибок при покупке техники.

На сегодняшний день «документ» может выступать как листом бумаги, так и электронным файлом. Помимо создания копий в бумажном варианте их можно скопировать и в электронные файлы и наоборот. Электронный вариант документа более удобен, чем бумажный, но для преобразования одного в другой необходимо специальное оборудование. Для создания копии документа пользователю необходимо воспользоваться многофункциональным устройством. Данное оборудование способно выполнять функции сканирования, копирования и печати одновременно. Такой тип техники стал весьма популярен благодаря своей универсальности. В одном корпусе пользователь получает несколько аппаратов. Это позволяет получить значительную экономию как финансовых средств, так и рабочих площадей, весь девайс компактный и вполне доступный. Приобретая копир принтер сканер canon, вы гарантированно достигаете высокого уровня рабочего процесса.

Как снимать копии на принтерах

Ксерокопия на принтере выполняется в различных вариантах. Вы можете просто копировать файл в А4 формате, можете создать фотографическую копию в высоком разрешении. Также возможно делать расширенную или уменьшенную копию, с полями и без них.

Копировать на принтере довольно просто. Для начала работы необходимо упорядочить страницы. Прежде всего, убедиться, что бумага загружена в лоток устройства. После этого необходимо правильно расположить документы на стекле сканера. Затем следует закрыть крышку и выбрать нужное количество копий. Если надо изменить формат копий, то нажмите клавишу PAPER. После этого на дисплее появятся варианты размеров бумаги, которые доступны для печати. Для выбора монохромного или цветного режима нажмите соответствующую кнопку на управленческой панели устройства, и сделать ксерокс. После выбора всех необходимых параметров вы получите желаемый вариант и количество копий.

Как создать электронную версию документа

Для того, чтобы придать бумажному документу электронный формат, необходимо наличие не только специальной техники, но и программного обеспечения. Для того, чтобы сканер работал корректно, необходимы специальные драйвера. Зачастую они поставляются в комплекте с аппаратом, но если их нет, то возможно всегда найти в интернете. Можно использовать универсальную программу ABBY Finereader, при помощи которой выполняется распознавание текстов и непосредственное сканирование. Весь процесс преображения бумажного документа в электронный файл основывается именно на этих двух процедурах (распознавании символов и сканировании).

Как сделать сканер на принтере

Для создания электронной копии документа необходимо открыть меню «Пуск». Затемиз списка всех установленных программ выбрать драйвер многофункционального девайса (если шел в комплекте) или же выбрать программу ABBY Finereader, запуск которой далее следует выполнить. После того, как сканер и соответствующее программное обеспечение были запущены, можно открыть крышку устройства и положить на сканировочную поверхность текстом вниз бумажный документ. Лист необходимо расположить на стекле сканера предельно ровно относительно краев рабочей поверхности аппарата. Далее нужно максимально просто прижать крышку с целью исключения попадания освещения при выполнении сканирования. В противном случае файл получится засвеченным, то есть, та область документа, на которую попал свет, не будет отображена. После этого в настройках следует подобрать оптимальные параметры для сканирования. К ним можно отнести изменение цветового формата, типа файла, разрешения, яркости и контрастности. По окончании настроек необходимо нажать клавишу «Сканировать». После завершения процедуры на экране появится превью файла – уменьшенный скан с целью компактного представления для пользователя. Если необходимо, можете провести обработку полученной копии: убрать лишнее, надписи добавить и пр. Хранить полученные сканы можно не только на компьютере или съемных носителях. Существуют многофункциональные девайсы, предоставляющие возможность сканирования сразу в облако или электронную почту. Наличие таких опций позволяет сэкономить время для обработки документации. Как видно, сканирование на принтере – довольно легкий и быстрый процесс, который может выполнить без труда даже неподготовленный пользователь.

В настоящее время динамичного развития периферийного оборудования найти модель, идеально соответствующую печатным требованиям конкретного пользователя довольно просто. Выбор принтеров осуществляется в специальных магазинах и сайтах, при помощи определенных критериев и консультаций компетентных менеджеров. Это позволяет избежать досадных ошибок при покупке техники.

Видео (кликните для воспроизведения).

Как сделать скан-копию паспорта?

Оценка 5 проголосовавших: 1

Приветствую вас! на нашем сайте. Я Артем Сурков. Я уже более 5 лет работаю юристом по вопросам миграции. Я считаю, что являюсь специалистом в этом направлении, хочу помочь всем посетителям сайта решать разнообразные задачи.
Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны для того чтобы донести в доступном виде всю необходимую информацию. Однако чтобы применить все, описанное на сайте всегда необходима обязательная консультация со специалистами.

Что будет, если мои копии документов попадут в открытый интернет?

Информационная война ведётся всю известную историю, порой переходя в горячую фазу – мировые войны или региональные вооружённые конфликты. Её оружие – информация. Паспорт, идентификационный номер, водительское удостоверение содержат важнейшую информацию о личности в обществе. Потому эти данные необходимо беречь от посторонних.

Что может случиться, если при возврате или обмене товара продавец снимет ксерокопию паспорта и ИИН? Едва ли электронная копия паспорта попадёт к посторонним лицам, если вы отправите её знакомому через интернет? Разве следует отказывать потенциальному работодателю в предоставлении копий важных документов до или во время собеседования?

Многие хранят электронные копии важных документов на смартфонах и компьютерах, нередко пересылая их через интернет. На самом деле посторонние особы могут получить доступ к ним самыми разнообразными путями.

  • Мошенники под видом администрации различных интернет-ресурсов, на которых люди ищут работу и размещают свои анкеты/резюме, рассылают сообщения с просьбой выслать скан того или иного документа. То же самое делают злоумышленники, маскирующееся под работодателей.
  • Вход в приложение или онлайн-игру через социальную сеть может потребовать доступа к аккаунту, который многие предоставляют, без каких-либо опасений и подозрений. В любом подобном случае владельцу приложения открывается доступ к личным файлам пользователя, где могут храниться документы (в личной переписке). За этим замечен Facebook.
  • Взлом электронной почты или мессенджера, через который пользователь отправлял цифровую копию своего паспорта, может обернуться проблемами.
  • Многочисленные организации, например, недобросовестные микрокредитные конторы, неофициально обмениваются базами данных между собой и торгуют данными клиентов. Количество анонимных продавцов подобной информации за криптовалюту не счесть. В недавнем прошлом в этом были уличены даже банки.
  • Существуют компании, которые всеми возможными способами собирают конфиденциальные данные людей, чтобы продавать их.
  • По роду деятельности некоторые сотрудники (органов власти и государственных учреждений, например) имеют доступ к важной документации десятков и тысяч людей. Скопировать их на флешку или сфотографировать для дальнейшего использования – дело простое и недолгое.
  • Злоумышленники не стесняются получать доступ к серверам разнообразных организаций, в том числе государственных, с целью завладеть базой данных.

Даже главы стран могут отыскать свои документы в сети, например, в 2014 году в интернет выложили скан паспорта Франсуа Олланда. Происходят и действительно огромные утечки, такие как в мае 2020 года в Украине. В сеть попала информация из базы данных государственных реестров этой страны, доступ к которым предоставляло приложение Дия (Дія). А это цифровые копии 26 миллионов одних только водительских удостоверений. Нечто подобное случилось и с криптобиржей Bittrex. В мессенджере Telegram есть боты и каналы, предоставляющие электронные копии разворотов паспортов граждан и другие важные сведения.

Много реальных сканов можно обнаружить даже в поисковых системах.

Имея в своем распоряжении ксерокопию или фотографию чужого паспорта (желательно вместе с ИНН), злоумышленник получит обширное поле для дальнейшей деятельности. Регистрируются аккаунты, для создания которых требуется верификация (криптовалютные биржи, интернет-казино, электронных платёжные системы, государственные ресурсы).

Существуют кредитные организации, которым для предоставления займа достаточно ксерокопии паспорта и номера мобильного телефона. Многие из них перечисляют деньги на банковскую карточку, а сама заявка оформляется онлайн. В качестве номера мобильного телефона можно указать свой, например, для подтверждения займа или личности при регистрации, или же другой доступный номер. Практически у каждого человека, особенно занимающегося киберпреступлениями, всегда найдётся резервная SIM-карта.

С помощью электронной копии паспорта вполне реально украсть аккаунт в социальных сетях, чтобы впоследствии продать его. Злоумышленникам интересны профили людей с множеством подписчиков, а также администраторов больших сообществ. Доступ к аккаунту можно получить благодаря клавиатурному перехватчику (кейлоггеру) или фишинговому сайту, заменить привязанную SIM-карту на новую, чтобы впоследствии продать аккаунт.

При наличии влиятельных сообщников в государственных учреждениях даже на ксерокопию паспорта реально оформить организацию. Недобросовестный юрист, имея ксерокопии документов на недвижимость или землю, способен оказать мошенникам помощь в продаже имущества.

О совершенном преступлении пострадавший (обманутый) человек узнаёт преимущественно, когда ему напоминают о накопившемся долге, просроченном платеже по кредиту или же к нему обращаются новые «владельцы» его квартиры либо дома. Уголовные дела, связанные с деятельностью мошенника, осуществленной от вашего лица, могут тянуться годами, причинять массу неудобств, и большой финансовый ущерб. Более того иногда они могут закончиться не в пользу пострадавшего.

Не предоставляйте никому возможности воспользоваться вашими документами. Оригиналы всегда держите при себе, не предоставляйте копии по первому требованию, особенно в интернете. Не храните оцифрованные документы в облаке без активации двухфакторной аутентификации или на файлообменниках даже в зашифрованном виде. Кроме того электронные копии важных документов не следует отправлять личными сообщениями через мессенджеры, социальные сети, а также на электронную почту.

Для хранения цифровых копий документов на компьютере или флешке используйте такие программы как VeraCrypt. В том случае если потенциальный работодатель требует предоставить важный документ, наложите на него водяной знак. Окажись он злоумышленником, у него не получится использовать ваш скан в корыстных целях.

Ответы на вопросы с онлайн-семинара Synerdocs «Используйте ЭДО – закон на вашей стороне»

28.05.2019

21 мая прошел вебинар «Используйте
электронный документооборот – закон на вашей стороне». По традиции,
мы подготовили развернутые ответы на вопросы, прозвучавшие в прямом эфире, и
предлагаем ознакомиться с ними.


На вопросы отвечает:

Ульяна Коровкина, бизнес-аналитик Synerdocs

[email protected]

Электронные документы и ФНС: частные и общие случаи

Миронова Инна:
Электронный документооборот с контрагентом организован через оператора ЭДО с
применением УКЭП. Организация получает от контрагента документы, подтверждающие
оказание услуг в виде XML-файла (акт оказанных услуг) и в виде скан-копий
(дополнительные документы, например, транспортная накладная). При скачивании
дополнительного документа получается документ в формате ПДФ с отметкой «Документ
подписан и передан через оператора ЭДО».

Как предоставить по требованию ИФНС документы,
полученные от контрагента через оператора ЭДО в виде скан-копии?

По мнению Минфина и ФНС России, такие
документы, нужно распечатать, заверить копию, поставить отметку о получении
документа по ЭДО и предоставить на бумаге или отсканировать и отправить по ТКС (письма
Минфина России от 01.10.2018 года №03-02-07/1/70444, ФНС России 11.12.2017 года №ЕД-4-15/25048, от 09.09.2015 года №СА-4-7/15871).

Какие негативные последствия могут возникнуть, если
указанные документы скачать в виде ПДФ-файла и в том же виде направить в ИФНС
по ТКС (без предварительного распечатывания)?

Ульяна Коровкина: Уточню. Если скан-копия
представляет собой копию документа, который подписан на бумаге, и его
оригинальная форма бумажная, то в этом случае оригинал документа можно
отсканировать и представить в виде скан-копии по требованию ФНС РФ. Для этого
необходимо, чтобы бумажный оригинал был у обеих сторон взаимодействия.

Если Вы говорите о том, что документ в принципе существует
в электронной форме и подписан ЭП, к примеру, это документ в формате .PDF, он подписан ЭП, и его оригинальная форма – электронная,
то в этом случае документ можно представить только на бумаге. Распечатайте его
с отметкой о подписании ЭП, заверьте и на бумажном носителе направьте в ФНС РФ.

Подытожим. Как можно представлять документы по требованию
налоговой инспекции?

1.  
Если мы обмениваемся формализованными документами, то есть теми, формат
которых определен ФНС РФ, то можно представить их в электронной форме.

2.  
Если мы обмениваемся бумажными документами и подписываем их
собственноручной подписью, такие документы разрешается отсканировать и
отправить в адрес ФНС РФ в виде скан-копии.

3.  
Если мы обмениваемся электронными документами по произвольному формату,
то их необходимо распечатать с отметкой о подписании ЭП, заверить бумажную
копию и в таком виде отправить в ФНС.

 

 

Ананьев
Владимир
: Расскажите о практике оформления доверенностей с
использованием ЮЗДО.

Ульяна Коровкина: Никаких ограничений по форме, в
которой может существовать доверенность, нет. Делаем вывод о том, что
доверенность может быть в электронной форме. При подписании документа, думаю,
лучше использовать квалифицированную ЭП как наиболее надежную.

Приведу обоснование нашей позиции:

Согласно статье 160 Гражданского
кодекса РФ (далее – ГК РФ) сделка в письменной форме должна быть совершена
путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или
лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами.

Использование при совершении
сделок факсимильного
воспроизведения подписи с помощью средств
механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога
собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом,
иными правовыми актами или соглашением сторон.

Статья 434 ГК РФ утверждает, что
договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного
документа, подписанного сторонами, а также путем обмена письмами, телеграммами,
телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными
документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно
установить, что документ исходит от стороны по договору.

А значит, под письменной формой
документа может подразумеваться и электронная форма.

Статья 185 ГК РФ под
доверенностью признает письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому
или другим лицам для представительства перед третьими лицами.

Таким образом, законодательство
не ограничивает форму данного документа.

О возможности создания
доверенности в электронной форме говорится и в Методических рекомендациях по
удостоверению доверенностей (утв. решением
Правления Федеральной нотариальной палаты 18 июля 2016 года (протокол №07/16).

Согласно пункту 6.1.
доверенность должна быть совершена в письменной форме (п.1
ст. 185 ГК РФ). При этом следует иметь
в виду возможность совершения доверенности в электронной форме (ст. 44.2. Основ законодательства РФ о нотариате от 11 февраля 1993 года №4462-I).

Дополнительные требования,
которым должна соответствовать форма доверенности, устанавливаются по аналогии и
в порядке, предусмотренном ст. 160 ГК РФ. Об этом мы уже
говорили выше.

 

Трошкина Екатерина: Правильно поняла, что
неформализованные документы из ЭДО по запросу ФНС нужно предоставлять на
бумаге, а оригинал бумажного документа можно отсканировать, заверить ЭЦП и
передать в ФНС скан- копию?

Ульяна Коровкина: Верно.

1.  
Если мы обмениваемся формализованными документами, то есть теми, формат
которых определен ФНС РФ, то мы можем представить их в электронной форме.

2.  
Если мы обмениваемся бумажными документами и подписываем их
собственноручной подписью, такие документы мы можем отсканировать и отправить в
адрес ФНС РФ в виде скан-копии.

3.  
Если мы обменивается электронными документами по произвольному формату,
то их необходимо распечатать с отметкой о подписании ЭП, заверить бумажную
копию и в таком виде отправить в ФНС.

 

Петренко Елена: Добрый день! Если
документ по ЭДО входящие с/ф отклонен поставщиком, является ли он легитимным?

Ульяна Коровкина: Правила ведения Книги покупок
(утверждены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 года №1137) не
позволяют покупателю регистрировать в книге покупок счета-фактуры (в том числе
корректировочные), не соответствующие требованиям, установленным статьей 169
Налогового кодекса Российской Федерации и приложениями №1 и 2 Постановления
Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 года №1137.

Счет-фактура – документ одностороннего подписания. При его
получении и при наличии объективных причин получатель может выразить свое
несогласие с содержанием документа путем направления уведомления об уточнении в
адрес отправителя. На что отправитель формирует исправленный или
корректировочный счет-фактуру.

Согласно Приказу Минфина России от 10.11.2015 года №174н «Об
утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме
по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной
электронной подписи» счет-фактура в электронной форме считается выставленным,
если продавцу поступило соответствующее подтверждение Оператора электронного
документооборота, указанное в абзаце первом настоящего пункта.

Таким образом, счет-фактура считается выставленным вне
зависимости от факта наличия запроса уточнения. Однако неверные данные в нем
могут повлечь ответственность со стороны отправителя, поэтому в правильности
составления такого документа заинтересованы обе стороны.

ЭДО в кадрах

Манчуленко Иван: Вопрос по практике
ознакомления с локальными документами сотрудников с использованием ЮЗДО (1С
Документооборот). Какая может быть альтернатива живой подписи?

Относится ли ознакомление работников в 1С ДО к
ознакомлению сотрудников с распорядительной документацией работодателя? Юридическая
значимость в этом случае идентична живой подписи (простая электронная подпись)?

Ульяна Коровкина:

Прямых ограничений перевода
локальных документов в электронную форму нет. Обычно вопросы возникают в части
трактования норм права контролирующими органами. Например, часто под письменной
формой понимают документ на бумаге. Хотя суды к письменным доказательствам
относят в том числе и документы, подписанные электронной подписью (статьи 71
ГПК РФ и 75 АПК РФ).

Если мы говорим об использовании
УКЭП, то она в силу закона равнозначна собственноручной подписи лица, поэтому
риски ее использования для подтверждения факта ознакомления с документом
минимальны.

Если рассматривать простую ЭП,
то ее использование в рамках трудовых отношений также прямо не запрещено.
Однако все еще остаются вопросы ввиду отсутствия каких-либо разъяснений
госорганов по этому поводу.

Обратимся к пояснению
использования ЭП в трудовых отношениях: Роструд в Докладе с руководством по
соблюдению обязательных требований трудового законодательства, дающих
разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых
требований нормативных правовых актов за I квартал 2017 года
пояснил, что использование ЭП для подтверждения факта проведения инструктажа разрешено,
приведя в пример УКЭП. Никаких дополнительных разъяснений вопроса применения ЭП
вообще и простой ЭП, в частности, я не нашла.

Но говорить об ее использовании
можно при соблюдении ряда требований (статьи 6 и 9 Федерального закона
«Об электронной подписи»). Прежде всего, это согласие сторон на такое
взаимодействие и на признание документов, подписанных простой ЭП, равнозначным
документам, подписанным собственноручно. Думаю, что это может вызвать опасения
работника в части доступа к подписанным документам.

Также нужно точно описать порядок применения ПЭП:
определить ее сущность, действия лица, необходимые для подписания, что является
документом, подписанным ПЭП, как определить подписанта по его простой ЭП.
Работник должен ознакомиться с установленными правилами использования простой
ЭП. Позже это поможет сторонам отстоять свою позицию в суде и доказать, что
документ действительно подписан.

Помимо этого, необходимо решить вопросы технического
характера: обеспечение доступа к документу, подписанному ЭП, его выгрузка и
предоставление работнику, формирование печатной формы, хранение.

Макеева Татьяна: Как обеспечить проверку
полномочий сотрудника контрагента на подписание документа? Особенно если речь
идет о большом потоке документов, например, УПД, акты и т. п. Отслеживать ФИО
подписавшего и каждый раз запрашивать доверенность или приказ просто нереально.

Ульяна Коровкина: При выдаче сертификата ключа
проверки электронной подписи удостоверяющий центр обязан получить от лица, выступающего
от имени заявителя-юридического лица, подтверждение соответствующих правомочий
(статья 18 Федерального закона «Об электронной подписи»).

Корреспондирующая обязанность закреплена и для лица,
которое обращается в удостоверяющий центр. Согласно статье 18 Федерального
закона «Об электронной подписи» заявитель обязан представить доверенность или
иной документ, подтверждающий его право действовать от имени других лиц.

Согласно статье 17 этого же Федерального закона если такая
информация представлена заявителем в аккредитованный удостоверяющий центр, то
она может быть включена в квалифицированный сертификат (статья 17).

То есть в рамках выдачи сертификата удостоверяющий центр
проверяет как полномочия заявителя на обращение за его выдачей, так и
полномочия владельца квалифицированного сертификата на право действовать от
имени организации.

Однако если у Вас есть опасения по поводу деловых
отношений с конкретным партнером, то стоит запросить у него документы, которые
помогут их снять.

Новое в законодательстве

Деменков Роман: Можно пару комментариев по новым законам об «Универсальной
ЭП» и «Облачная ЭП», выходящим в ближайшее время в рамках национальной
программы «Цифровая экономика Российской Федерации»?

Ульяна Коровкина: Спасибо за интересный вопрос.

По планам законодателя, универсальность
ЭП будет заключаться как в способе получения – лицо сможет обратиться за
сертификатом ключа проверки ЭП через МФЦ, так и в расширении области применения
ЭП – планируется обеспечить возможность использования одного сертификата ключа
проверки ЭП в рамках разных сервисов и площадок (нередки ситуации, когда на
разных площадках мы встречаем разные требования к сертификату и не можем использовать
один сертификат ЭП для разных сервисов).

Помимо прочего, предлагается передать функции
удостоверяющих центров федеральным органам исполнительной власти. Представители
УЦ выступают против возможной монополизации рынка. Вопрос пока обсуждается.

Что касается облачной ЭП, то она призвана избавить
пользователей от носителей ЭП (ключ ЭП будет храниться удаленно в облачном
сервисе), что, по мнению инициаторов изменений, повысит удобство ее
использования.

Добавлю в свой комментарий слова члена Комитета Совета
Федерации по конституционному законодательству и государственному
строительству Ирины Рукавишниковой по поводу предлагаемых изменений
в части облачной ЭП:

«Не нужно будет носить с собой брелок-флешку, не нужно
будет задумываться о том, что на вашем смартфоне или компьютере должно быть
установлено какое-то программное обеспечение, которое отсекает вирусы и так
далее. И заход в этот облачный сервис будет максимально упрощён, из различных
источников можно туда зайти и соответственно использовать уже свою электронную
подпись» (источник: Телеканал
Совета Федерации).

ЭДО в грузоперевозках

Кочергина Анастасия: Планируется
ли перевод в ЭДО ТТН – товарно-транспортной накладной?

Ульяна Коровкина: Думаю, что законодатель к этому
придет, потому что документ очень востребованный. На текущий момент каких-либо
конкретных инициатив я не встречала. Но опять же перевести такой документ в
электронную форму ничто не запрещает. ТТН – первичный учетный документ, и он
может существовать в электронной форме (согласно статье 9 Федерального закона
«О бухгалтерском учете»). Организация и сама может этот перевод выполнить. И мы,
как сервис, который предоставляет уникальное решение в отрасли электронных
транспортных накладных, также в эту сторону будем двигаться. Если у Вас
остались вопросы, Вы всегда можете обратиться с письмом на ящик нашей
электронной почты [email protected],
и с Вами свяжутся менеджеры, которые подробно проконсультируют по данной теме.

Любященко Анна: Если мы в договоре с
контрагентом укажем условие, что мы считаем скан-копию, снятую с оригинала и
отправленную по ЭДО (заверенную ЭЦП) – оригиналом документа, можем ли мы не
запрашивать оригиналы этих документов (речь о Транспортных накладных) и можем
ли мы отправить в налоговую сканы этих документов, а не распечатывать.

Ульяна Коровкина: Стороны не могут признать
оригиналом документа его копию. Так же, как и нельзя заменить подписание
документа заверением его копии. С точки зрения налогового и бухгалтерского
учета это может повлечь большие риски.

Анна, Вы не рассматривали возможность перевода
транспортной накладной в электронную форму? Подробнее с этим вопросом можно
ознакомиться по ссылкам:

Электронная
транспортная накладная: отгружайте без бумаги

Время
первых: электронная транспортная накладная в FM Logistic

***

Если у вас остались вопросы к эксперту, вы можете отправить
их по e-mail: [email protected]

О предоставлении скан-копии паспорта организациям | Красноперекопск Online

Для того чтобы сделать скан-копию паспорта гражданина организация должна получить от него согласие на обработку его персональных данных, на основании статьи 9 Федерального закона №152-ФЗ от 27.07.2006 г. Как правило, такое согласие оформляется в письменной форме.

Если организация обрабатывает персональные данные (ПДн) гражданина при его трудоустройстве, то получать письменное согласие от оформляемого на работу сотрудника не нужно (при условии, что ПДн обрабатываются работодателем только для осуществления трудовых отношений согласно трудовому договору) — на основании статьи 65 Трудового Кодекса РФ.

При осуществлении поиска трудовой вакансии для гражданина кадровое агентство должно получать согласие на обработку персональных данных соискателя, так как эти правоотношения не являются трудовыми и регулируются гражданским законодательством.

Если у гражданина возникают сомнения о правомерности требования скан-копии паспорта и других документов, то он может обратиться за консультацией в Роскомнадзор (по телефону или через электронную форму). Нужно понимать, что если гражданин дал согласие на обработку своих персональных данных, а организация официально зарегистрирована, то все собираемые персональные данные должны обрабатываться только в целях осуществления услуг, заявленных организацией, поэтому подозревать организацию в возможных махинациях с данными не нужно.

Что может сделать гражданин кроме консультации в Роскомнадзоре?

Поскольку в организациях нет требований только самим делать скан-копии паспорта, гражданин может самостоятельно сделать скан-копию и нанести на неё ограничительную надпись, перед тем как предоставит данные организации.

Надпись не должна закрывать изображенные данные (ФИО, номер и др.) и может быть сформулирована так: «Предоставляется ТАКОЙ-ТО организации копия ТАКОГО-ТО документа для осуществления ТАКИХ-ТО действий«.

Гражданин может потребовать объяснения целей создания скан-копий своего документа и потребовать, чтобы ему предоставили скан-копию, которую сделала организация для нанесения гражданином ограничительной надписи.

Если гражданину нужно отправить сканированный документ в виде файла через Интернет, то подобную надпись можно нанести в графическом редакторе.

Если гражданин, предоставил организации согласие на обработку своих ПДн и документы для копирования, но начал сомневаться в необходимости получения от этой организации услуг, то он может отозвать своё согласие в письменной форме и потребовать уничтожения всех собранных и обработанных его персональных данных, в том числе и копий документов.

Отзыв согласия на обработку персональных данных гражданин может сделать в виде письменного заявления на основании п. 2 ст. 9 Федерального закона №152-ФЗ от 27.07.2006 г. Заявление можно подготовить в двух экземплярах, на одном из которых организация поставит отметку о получении своего экземпляра отдаст его заявителю. Вариант с двумя экземплярами подходит для организаций, непонимающих свои законодательные обязательства по обработке персональных данных.

На основании такого заявления организация должна прекратить обработку ПДн заявителя и уничтожить хранимые данные, кроме тех, наличие которых требует смежное законодательство (например, налоговое).

При любых ситуациях, возникших из-за непонимания гражданином или организацией правовых особенностей отношений, стороны должны оставаться спокойными и действовать в тех направлениях, в правомерности которых уверены.

13 июня 2019 года.

автор: юрист Демешин Сергей Владимирович.

https://zen.yandex.ru/media/info_law_society/o-predostavlenii-skankopii-pasporta-organizaciiam-5d026f4c54904b00af491f78

существительных — использование «сканировать» против «копии» и «сканированной копии» со ссылкой на вложение электронной почты

Все три примера: сканирование, сканированная копия или копия могут быть законно использованы в описываемой вами ситуации (перечислены в моем вероятном порядке предпочтений, при условии, что ничто другое не повлияет на мое решение). Примечание: если я отправляю физическое письмо с фотокопией или аналогичным документом, я бы предпочел «копию».

Из OED:

скан, n
3. Изображение, диаграмма и т. Д., полученный сканированием

Источник: OED, «скан»

и:

копия, №
II. Стенограмма или репродукция оригинала.
2. Письмо, записанное с другого и воспроизводящее содержание другого; стенограмма.
3. Картина или другое произведение искусства, воспроизводящие черты другого.

Источник: ДОО, «копия»

(OED прямо не подтверждает существование электронных сканеров или копировальных аппаратов в любой записи, но смысл должен быть ясен).

Мое (небольшое) предпочтение «сканировать» перед «копией», вероятно, в такой же степени связано с моим возрастом, как и этимологией; пришел, как и я, из тех времен, когда «копия» почти исключительно означала физическую копию, и только позже появились такие вещи, как электронные копии. С этой историей «сканирование» подчеркивает электронную, несколько нематериальную природу вложения.

Для людей, которые, вероятно, никогда не видели настоящий специализированный фотокопировальный аппарат, это различие между физической копией и электронным сканированием, вероятно, уменьшится и, возможно, исчезнет.(Для них создание (фото) копии означает печать отсканированного файла!)

Для меня «сканирование» кажется точным, поскольку это существительное и говорит именно то, что оно есть. Но «сканирование» также кажется, что оно относится к экземпляру действия сканирования …

Вы совершенно правы: сканирование может быть как существительным (вещь, производимая в результате сканирования), так и глаголом (актом сканирования, вызывающим сканирование). То же самое и с «копией». Однако то, что то же слово может использоваться как глагол, не отменяет его, когда оно (правильно) используется как существительное.

Что касается «отсканированной копии»: я лично не считаю, что это «слишком много для быстрого электронного письма» (но, опять же, это, вероятно, частично из-за моего возраста и тенденции к большей формальности, даже в электронных письмах. ). Однако я бы, вероятно, использовал его только в том случае, если я напрямую противопоставляю отсканированное вложение отдельной физической копии. Например, бывают случаи, когда вам может потребоваться отправить физическую копию документа по почте, но вы можете ускорить обработку, отправив электронную копию по электронной почте. В таком случае я могу сказать:

Прилагаем отсканированную копию формы XYZZY; копия оригинала будет отправлена ​​по почте.

Законно принимаются отсканированные документы?

При рассмотрении соответствия требованиям вашей организации ведение документации часто является главным приоритетом. Фактически, многие организации хранят документы дольше, чем это необходимо (или могут даже не знать, как долго они изначально должны хранить документы), что означает, что стопки файлов просто накапливаются.

Компании, стремящиеся сократить свою стопку бумаг, могут захотеть перенести свои файлы в цифровую базу данных, но опасаются законности этого процесса.Каковы правила ведения делопроизводства и, что самое главное, законно ли принимаются отсканированные документы?

Каковы законы?

В Соединенных Штатах есть два закона, которые четко устанавливают, приемлемы ли в суде документы, отсканированные в цифровом виде на ECM:

1. Закон о единообразных фотографических копиях коммерческих и публичных документов как доказательство (UPA) (US 1128-0020 -00) — Принят почти во всех штатах, он определяет, что воспроизведение записей имеет такое же юридическое значение, что и оригинал, и может использоваться вместо оригинала для всех целей, включая доказательства.

Что это значит? Короче говоря, это означает, что копии, микрофильмы и другие репродукции документов аналогичны физическим документам и имеют такую ​​же юридическую силу.

2. Единые правила доказывания (US 128‐0060‐00 до 0170‐00) — другой основной унифицированный закон, «Единые правила доказывания», был принят федеральными судами США и 34 штатами. Правила доказывания позволяют использовать дубликат в качестве доказательства «в той же степени, что и оригинал» и определяют дубликат как копию, созданную с помощью любой техники, «которая точно воспроизводит оригинал.”

Что это значит? Это означает, что до тех пор, пока ваши цифровые дубликаты не отличаются от оригинала (что при соблюдении надлежащих процессов и процедур), вы можете использовать их в Федеральных судах США и в большинстве судов штатов.

Оба закона гласят, что дубликаты записей могут быть признаны доказательством, если они точно воспроизводят оригинал. Поскольку технология создания изображений документов — это технология копирования, аналогичная физическим методам воспроизведения, таким как фотокопии, микрофильмы и факсимильные сообщения, документы, хранящиеся в цифровом виде, соответствуют этим правилам.

Законно ли принимаются отсканированные документы?

Что относить к репродукции?

Наиболее широко используемые методы воспроизведения, включая фотокопирование, микропленку, факсимиле и отображение документов, обладают одинаковыми характеристиками:

Захват изображения — Фотография, сканирование или другой процесс, который идентифицирует и фиксирует изображение исходного документа. .

Обработка изображения — Фотографический, электронный, фотостатический или другой процесс, преобразующий захваченное изображение в формат для хранения и воспроизведения изображения.

Видимое воспроизведение — Фотографический, фотостатический, печатный или другой процесс преобразования обработанного изображения в видимую форму. Система формирования изображения документа, например, использует электронный сканер для распознавания изображений, компьютерное программное обеспечение, память и оптический диск для обработки изображений, а также графические терминалы и лазерные принтеры, чтобы сделать изображение видимым.

Система формирования изображения документа похожа на другие технологии воспроизведения в том, что система формирования изображения документа использует электронный сканер для распознавания изображения; компьютерное программное обеспечение, память и оптический диск для обработки изображений, а также графические терминалы и лазерные принтеры, чтобы сделать изображение видимым.

Если все сделано правильно, суды подтвердили, что сканирование и сканирование имеют такую ​​же юридическую силу, как и бумажные документы. Юридическая приемлемость изображений отсканированных документов зависит от процесса, использованного для создания документов.

Независимо от того, как вы храните свои документы, рекомендуется использовать контрольный журнал, чтобы доказать, что транзакция была должным образом обработана организацией. С помощью контрольного журнала вы можете мгновенно узнать каждый раз, когда электронный документ просматривался или изменялся.

Журналы аудита помогают обеспечить целостность документа и доказать, что изображение является точным отображением оригинала, что снижает подверженность риску.

Заключение

В Соединенных Штатах записи, сделанные с помощью системы отображения документов, будут допущены в качестве доказательств в той же степени, что и исходная запись, при условии, что записи изображений документов точно воспроизводят оригинал. Если этот стандарт соблюден, организация может чувствовать себя в безопасности, уничтожая исходные записи и полагаясь на цифровые записи как на доказательства.

Аналогичным образом, записи, требуемые государственными учреждениями, могут храниться в системах обработки изображений документов. Всякий раз, когда государственное учреждение запрашивает информацию, организация готовит дубликаты из системы визуализации документов. Государственное учреждение может потребовать, чтобы сохранялись оригинальные записи или чтобы ваша система обработки документов соответствовала определенным стандартам.

Государственные учреждения в США также могут использовать системы обработки изображений документов для управления и поиска информации. Оригинальные краткосрочные бумажные записи могут быть уничтожены после того, как изображения будут точно сохранены в системе обработки изображений.Поскольку записи изображений документов не являются архивными, долгосрочные (хранение более 10 лет) или постоянные записи, как правило, должны храниться либо в бумажной форме, либо в форме архивных микрофильмов. Не ожидается, что государственные и федеральные архивы разрешат уничтожение долговременных бумажных документов после сканирования в систему отображения документов, даже если изображения документов сертифицированы для архивных целей.

Заверенная копия против Сканированной копии Заверенной копии

Похоже, что в последние годы наблюдается рост приема сканированных копий заверенных документов.Это понятно, поскольку получить отсканированную копию намного быстрее и проще, чем ждать прибытия заверенного физического документа. Однако я склонен думать, что сканированная копия заверенного документа больше не является «заверенной копией». В этой статье ниже я делюсь своими мыслями по этой теме и тем, что отчитывающиеся субъекты должны учитывать при выборе собственного подхода.

Что такое «заверенная копия»?

Термин «заверенная копия» определен в Части 1.2 Инструмента правил по борьбе с отмыванием денег и финансированием терроризма 2007 г. (No.1) (Cth) («Правила ПОД / ФТ», «Правила») для обозначения «документа, который был сертифицирован как подлинная копия оригинального документа…». Затем в этом положении приводится список лиц, уполномоченных удостоверять документы в соответствии с Правилами.

Заверенная копия и сканированная копия

Обоснование получения заверенной копии документа состоит в том, что лицо, уполномоченное Правилами, обнаружило оригинал документа и копию и подтвердило, что копия такая же, как оригинал.Таким образом, отчитывающаяся организация может быть достаточно уверена в том, что «заверенная копия» — это то же самое, что и исходный документ, без признаков подделки, и может полагаться на информацию в заверенную копию в целях KYC.

Напротив, отсканированная версия «заверенной копии» больше не является той самой копией, которая была обнаружена и подтверждена как истинная копия оригинала уполномоченным лицом. Он так же подвержен манипуляциям, как и сканированная копия любого другого документа. Сертификация в этом случае теряет свою полезность.

Как снизить риски?

Один из способов потенциально снизить риск манипуляции — это связаться с лицом, которое сертифицировало рассматриваемый документ, чтобы подтвердить детали в документе и тот факт, что оно действительно заверило его. Однако наш опыт показывает, что этот метод нецелесообразен. Уполномоченные лица обычно не могут вспомнить эти детали из-за большого количества документов, которые они заверяют ежедневно.

Альтернативой является рассмотрение возможности продолжить KYC, исходя из предположения, что отсканированная копия является такой же, как и фактическая заверенная копия, и требуя от покупателя отправить заверенную копию по почте отчитывающейся организации в течение определенного периода.Необходимо позаботиться о том, чтобы заверенная копия действительно была получена, и что соответствующий клиент удовлетворяет требованиям KYC отчитывающейся организации до того, как ему будут предоставлены какие-либо назначенные услуги.

Самый безопасный вариант — дождаться получения заверенной копии, чтобы продолжить дальнейшие процессы KYC.

Нужно ли мне получать «заверенную копию» документов?

Это зависит. Подробные процедуры KYC изложены в главе 4 Правил. Ценные формулировки для разных типов клиентов различаются, но общая суть заключается в том, что отчитывающиеся организации должны иметь «соответствующие системы и средства контроля, основанные на оценке риска», чтобы они могли быть «разумно удовлетворены» тем, что клиент — это тот, на кого они претендуют. быть.

Оригинальный документ и заверенная копия являются примерами того, как такая цель может быть достигнута, но они не обязательно являются единственными средствами. Все сводится к аппетиту к риску отчитывающейся организации, характеру, размеру и сложности ее бизнеса, а также к факторам, которые необходимо учитывать при оценке риска для клиентов в соответствии с частью 4.1 Правил.

Суть в том, что какие бы «системы и средства контроля» ни решила принять отчитывающаяся организация, она должна иметь возможность обосновать, почему она считает их уместными.

Спасибо, что нашли время прочитать эту статью. Пожалуйста, свяжитесь с нами, если у вас есть какие-либо вопросы, комментарии или если вам нужна помощь. Пожалуйста, также посетите страницу соответствия требованиям AML / CTF, чтобы узнать, как мы можем помочь с вашими требованиями соответствия AML / CTF.

Примечание: Сяошу не практикующий юрист. Эта статья предназначена только для общих целей и не может быть истолкована как юридическая консультация.

Что такое сканирование документов? компании Corporate Records Management

Сканирование документов — это практика использования сканеров для преобразования бумажных документов в цифровые изображения.Все больше предприятий сканируют документы, чтобы сократить расходы, повысить производительность и улучшить доступ к своей информации. В этом сообщении блога мы обсуждаем преимущества сканирования документов и предлагаем советы по оцифровке ваших бумажных копий.

Почему вам следует сканировать документы

Есть несколько причин, по которым вам следует сканировать документы:

  1. Экономия затрат: Хранение бумажных документов и управление ими обходятся дорого, особенно если вы полагаетесь на картотеки для хранения и поиска документов.Для стандартного картотеки с четырьмя ящиками требуется примерно восемь кубических футов площади, что может составлять значительную часть расходов на аренду вашего офиса. В дополнение к этому, вам нужно учитывать стоимость вашего времени, чтобы найти и получить свои документы. Сканирование документов позволяет сохранять и извлекать документы в Интернете. Это снижает затраты на хранение и повышает эффективность работы.
  2. Обмен информацией: бумажные системы по своей сути неэффективны. Документы необходимо распечатать или скопировать, чтобы их могли просматривать одновременно несколько человек.Сканирование документов позволяет обмениваться информацией в цифровом формате для улучшения совместной работы сотрудников и сокращения времени отклика клиентов.
  3. Охрана окружающей среды: сканирование документов приносит пользу как вашему бизнесу, так и окружающей среде. Преобразуя бумажные копии в цифровые изображения, вы используете меньше бумаги и токсичных чернил для принтера, а также сокращаете количество почтовых операций, которые увеличивают ваш углеродный след.

Нужно ли сканировать каждый документ?

Нет, сканировать все документы необязательно.Оцифровка только ваших активных файлов — отличный способ сократить расходы и повысить производительность. Специалисты по сканированию заберут ваши документы, отсканируют и проиндексируют их и перенесут в защищенную паролем базу данных с возможностью поиска в Интернете. Это дает вашим сотрудникам мгновенный доступ к информации из любого места.

Поскольку они неактивны и в конечном итоге будут уничтожены, экономически выгоднее хранить архивные документы вне офиса. Услуга сканирования по запросу обеспечивает безопасность и сохранность ваших бумажных документов в коммерческом архивном центре и позволяет преобразовывать их в цифровые изображения, если и когда они вам понадобятся.

Следует ли мне передать свои проекты сканирования на аутсорсинг или сделать это самому?

Дешевле и эффективнее передать проекты сканирования документов на аутсорсинг. Для внутреннего сканирования документов требуется:

  • Покупка сканеров и ПО
  • Организация документов и файлов
  • Обучение и / или найм персонала
  • Выделение специального времени для визуализации

Передавая на аутсорсинг свой проект сканирования, вы перекладываете расходы, риски и ответственность на компанию, имеющую опыт сканирования и обработки изображений.От начальной фазы подготовки документа до окончательной доставки ваших цифровых изображений весь процесс выполняется специально отобранными специалистами по сканированию, которые обеспечивают быстрое и безопасное сканирование ваших документов с непревзойденным качеством. Тем временем, пока ваши документы сканируются, вы можете продолжать заниматься развитием своего бизнеса!

Corporate Records Management предлагает услуги сканирования документов и создания изображений для предприятий в Далласе-Форт-Уэрте и его окрестностях.Для получения дополнительной информации свяжитесь с нами по телефону или заполните форму на этой странице.

Как оцифровать ваши самые важные документы

Хотя Всемирный день резервного копирования на этой неделе обычно отмечается больше всего производителями жестких дисков и службами хранения данных, он должен побудить людей не забывать о резервном копировании своих компьютеров. Но даже если вы уже выполняете резервное копирование своих цифровых файлов, есть ли у вас план резервного копирования для ваших единственных в своем роде документов и фотографий, которые у вас есть только на бумаге — например, свидетельств о рождении, свидетельств о браке и документов о увольнении из армии?

При сканировании копий ваших личных документов создается цифровой архив, который также можно использовать в качестве резервной копии, особенно если ваши файлы защищены паролем и хранятся в безопасном месте.И даже если у вас нет сканера документов, вы можете создать свой личный архив с помощью смартфона, нескольких приложений и немного времени. Вот руководство по началу работы.

Шаг 1. Организуйте работу

Соберите все документы, которые вы хотите оцифровать. Помимо важных записей, подумайте о других документах, которые вы сохранили за долгие годы и которые, возможно, захотите поделиться, например, старые письма, сертификаты, дипломы, вырезки из газет, семейные фотографии семейных реликвий и другие сентиментальные сувениры, спрятанные в альбомах или коробках.(Имейте в виду, что, хотя электронные копии некоторых документов могут не подходить для официального использования, вы можете использовать их самостоятельно для быстрой справки.)

Оцифровка документов по своей сути не является захватывающей задачей, но она может выполняться быстрее, если у вас есть свои документы сложены и готовы к сканированию. Кредит … JD Biersdorfer

Сканирование большой стопки документов повторяется, но это происходит быстрее, если вы организовали стопку документов и работаете в чистом, хорошо освещенном месте. Раскручивайте свой любимый плейлист или подкаст во время сканирования, но избегайте открытых напитков поблизости, которые могут пролиться на ваши бумаги.

Шаг 2. Используйте сканер (если он у вас есть)

У вас есть принтер, который продавался как «многофункциональное» устройство, но который вы никогда не использовали больше, чем для печати? Найдите руководство, потому что ваше устройство, вероятно, также может сканировать и делать ксерокопии. Возможно, вам потребуется установить служебную программу или найти функцию сканирования в системных настройках вашего компьютера.

После настройки откройте крышку сканера в верхней части принтера и поместите исходный документ или фотографию на стекло лицевой стороной вниз.Закройте крышку и выберите параметр «Сканировать» на экране принтера или компьютера, чтобы создать цифровой файл.

Шаг 3. Сканирование с помощью мобильного приложения

Если у вас нет сканера, его можно заполнить с помощью смартфона. Просто просмотрите свой магазин приложений и загрузите мобильное приложение для сканирования. Эти приложения используют камеру вашего телефона для захвата изображения страницы. Это изображение сохраняется в виде файла PDF или JPG на ваш телефон или в онлайн-хранилище. Обязательно сначала ознакомьтесь с политикой конфиденциальности приложения, чтобы знать, где ваши данные хранятся и управляются компанией.

В дополнение к сканированию документов стандартного размера приложение Adobe Scan работает с негабаритными элементами, такими как сертификаты и дипломы. Кредит … The New York Times

Wirecutter, сайт обзора продуктов, принадлежащий The New York Times, рекомендует сканировать несколько раз. приложения для устройств Android и iOS, включая Adobe Scan, для которого требуется бесплатная учетная запись Adobe Document Cloud. Dropbox и Evernote также предлагают функции сканирования в своих приложениях. Для документов, связанных с идентификацией, приложение, которое хранит ваши файлы на телефоне (например, Piksoft TurboScan Pro за 5 долларов для Android и iOS), может предложить больше спокойствия.

Шаг 4. Сканируйте старые фотографии с помощью телефона

Некоторые приложения для сканирования документов также могут делать снимки, что удобно, если вы пытаетесь скопировать старые отпечатки, прочно застрявшие в старых альбомах. Или вы можете просто сфотографировать фотографию на камеру своего телефона и использовать инструменты для редактирования фотографий, чтобы улучшить изображение.

Для выцветших старых отпечатков может помочь приложение, использующее искусственный интеллект для захвата, очистки и коррекции цвета. PhotoScan от Google Фото, бесплатно для Android и iOS, является одним из вариантов.Одноименное приложение Photo Scan by Photomyne для Android и iOS также использует алгоритмы для улучшения фотографий и имеет ограниченную бесплатную версию; полная версия стоит 10 долларов в месяц, чтобы получить более высокое качество изображения и другие функции.

Шаг 5. Защита и безопасное хранение файлов

Похитители личных данных всегда охотятся за личной информацией, поэтому защита файлов паролем повышает уровень безопасности. Большинство компьютерных операционных систем включают инструменты для блокировки папок, и коммерческие программы шифрования — еще один вариант.Программы редактирования PDF, такие как Adobe Acrobat DC, также включают функцию пароля.

Если у вас нет сторонней программы шифрования для защиты ваших личных файлов от посторонних глаз, есть другие методы. Например, пользователи Mac могут сохранить папку как зашифрованный образ диска с помощью программы Disk Utility. Кредит … The New York Times

Если вы хотите сохранить документы в сети с помощью Dropbox или аналогичной службы, зашифруйте их перед загрузкой. Вы также можете хранить свои файлы на зашифрованном флеш-накопителе в безопасном месте.В Wirecutter есть руководство по блокировке вашего оборудования, включая шифрование жесткого диска компьютера.

Надеюсь, вам никогда не придется вызывать свой цифровой архив в серьезных ситуациях. Но если вы планируете заранее, когда у вас есть такая роскошь, вы можете быть уверены, что копии ваших документов будут там, когда они вам понадобятся.

Требования к отсканированным документам при подаче заявки на онлайн-курс

Когда вы подаете заявку на курс онлайн в качестве нового заявителя, вас попросят предоставить электронные копии документов.Эти правила также применимы к нынешним студентам, претендующим на повышение квалификации или возвращающимся из межвузовского обучения.

Университет Западной Австралии требует предоставления электронных копий оригиналов документов при поступлении.

Примечание. Печатные копии оригиналов транскриптов и свидетельств о степени из предыдущих исследований могут быть запрошены в любое время в рамках процесса проверки подлинности любых документов, предоставленных вместе с заявлением.

Рекомендации по сканированию документов:

  • Документы должны быть цветными сканами оригинала
  • Академическая справка должна быть цветной отсканированной официальной стенограммой (электронные электронные записи не принимаются)
  • Сканы с фотокопии или копии по факсу не принимаются
  • Документы должны быть отсканированы с исходным размером
  • Кандидаты должны убедиться, что ни одна часть или страницы документа не пропали.
  • Если документ имеет штампы, печати или текст на обеих сторонах страницы, необходимо сканировать обе стороны
  • Отсканированные документы должны быть в одном из следующих форматов: pdf, jpg, jpeg, tif, bmp или png
  • Не принимаются документы, сохраненные в файлах следующих типов: dot, gif, ppt или zip

Вы также можете использовать мобильное устройство, чтобы сделать цифровую фотографию ваших документов.

Рекомендации по фотографированию документов:

  • Документы должны быть сфотографированы с оригинала и в цвете
  • При фотографировании документы должны располагаться на плоском фоне
  • При фотографировании документы должны быть размещены на плоском фоне
  • Информация на фотографии должна быть четкой и разборчивой
  • Информация на фотографии не должна быть закрыта (например, пальцами или тенью)
  • Кандидаты должны убедиться, что ни одна часть или страницы документа не пропали.
  • Если документ имеет штампы, печати или текст на обеих сторонах страницы, то обе стороны должны быть сфотографированы
  • Сфотографированные документы должны быть в одном из следующих форматов: pdf, jpg, jpeg, tif, bmp или png

Необходимо будет повторно подать нечитаемые документы, что может привести к задержке рассмотрения заявки.Если абитуриент не может предоставить свои документы в электронном виде, Университет примет бумажный оригинал документа.

Как создавать цифровые копии бумажных записей с помощью Soda PDF

27
Сен
в практических руководствах

Мы уверены, что вы знаете все о пользе отказа от бумаги как на работе, так и дома. Зачем возиться с бумажными документами, если вы можете создавать виртуальные PDF-файлы, буквально избавляясь от ненужных вещей в вашей жизни. Сегодня мы рассмотрим, как создавать цифровые копии бумажных документов.

Мы рекомендуем использовать формат PDF при оцифровке рабочего процесса. Помимо того, что это безопасный формат, он разработан для того, чтобы вы могли упорядоченно архивировать файлы. Гораздо проще просматривать компьютерные папки, чем искать в чулане или разбираться в незакрепленных листах в картотеке.

С помощью такой программы, как Soda PDF, вы даже можете добавлять ключевые слова в свои документы, делая их более удобными для поиска. Прежде чем беспокоиться о том, что произойдет, когда ваш файл станет PDF-файлом, мы должны начать с создания цифровых копий бумажных документов.

1 — Использование сканера для создания цифровых копий бумажных документов

Если у вас есть сканер, вы можете использовать его для создания PDF-файлов из любых бумажных документов. Вы можете получить доступ к своему сканеру во время работы с Soda PDF.

  1. Откройте вкладку «Создать».
  2. Выбрать из сканера.

Soda PDF обнаружит все драйверы сканера, уже имеющиеся на вашем компьютере. Если у вас есть более одного сканера, Soda PDF загрузит эту функцию с уже выбранным сканером по умолчанию.

  1. Выберите сканер из списка.

  1. Выберите размер страницы, который вы хотите использовать, из раскрывающегося списка.
    1. Вы также можете выбрать «Пользовательский» и ввести нужные размеры.

Когда вы создаете документ со сканера, каждая страница будет изображением того, что было отсканировано.

  1. Выберите разрешение для страниц PDF.

  1. Переведите переключатель в положение «Стороны», если вы хотите сканировать обе стороны бумаги.

  1. Установите флажок рядом с параметром «Запрашивать сканирование дополнительных страниц», если вы хотите добавить более одной страницы в этот PDF-файл.

Доступно еще несколько опций. При использовании параметров вывода по умолчанию будет создан новый PDF-файл. Если вам нужна дополнительная информация о каждой настройке, нажмите здесь.

  1. Нажмите «Сканировать», чтобы создать PDF-файл.

2 — Использование камеры для создания цифровых копий бумажных записей

Мы знаем, что сканер создаст PDF, но каждая страница будет изображением. Soda PDF также может конвертировать изображения непосредственно в PDF. Вы даже можете объединить несколько изображений в один PDF-файл.

Это означает, что все, что вам нужно сделать, это сделать несколько снимков любых бумажных документов, которые вы хотите использовать.

Самый простой способ сделать это — использовать мобильное устройство.

  1. Разложите лист бумаги на плоской поверхности.
  2. Откройте камеру и сделайте снимок.

Для получения наилучшего эффекта старайтесь, чтобы любой текст был как можно более прямым.

Создав PDF-файлы, вы можете использовать механизм распознавания текста, чтобы разблокировать любой текст и сделать его редактируемым. Чем прямее будет ваш текст, тем лучше будет работать система распознавания текста.

Сделать идеальный снимок может быть непросто. К счастью, вы можете использовать приложение Office Lens от Microsoft бесплатно. Единственная цель этого приложения — делать идеальные снимки бумаги, досок и других документов.

Вы можете скачать его здесь через Google Play. Вы можете скачать его для IOS здесь.

У нас также есть сообщение в блоге о других приложениях для сканирования мобильных устройств, если вы предпочитаете использовать другое!

После того, как вы сделали фотографии, вы можете создавать PDF-файлы на своем мобильном устройстве.

Зайдите в Soda PDF Online.

  1. Щелкните меню «Файл».

  1. Выберите «Открыть».
  2. Даже если это мобильное устройство, выберите «Компьютер».

Затем вы можете просмотреть свое устройство и выбрать файлы, которые хотите использовать.

  1. Выберите место для сохранения изображений.

После того, как вы выберете изображения, они откроются в Soda PDF Online, где вы сможете поработать с ними.

В свойствах документа вы можете добавить ключевые слова и другие метаданные, чтобы вы могли легко искать свои файлы в любое время.